Vuorovaikutuksella tulokseen: kokonaisarkkitehtuuria ja projektiviestintää

Sytykkeen ja Tivian laivaseminaari 2016: Vuorovaikutuksella tuloksiin

Osallistuin Pitkyn edustajana ensimmäistä kertaa Sytykkeen isännöimään laivaseminaariin, jossa teemana oli vuorovaikutus ja viestintätaidot kokonaisarkkitehtuurin näkökulmasta. Sytykkeen ja Kaaoksen esityksiä oli rinnakkain, mikä tuotti vaikeuksia päättää, kumpaan mielenkiintoiseen esitykseen osallistut. 

Esityksiä oli kahden päivän aikana paljon, joten valitsin lähempään tarkasteluun tähän neljä itsestäni mielenkiintoisinta esitystä ja yritin koota niistä parhaimmat vinkit sovellettavaksi myös muille projekteissaan. Pokemonia käsittelevä esitys on hieman irrallaan (projekti)viestinnästä, mutta koska meidän perheen teinitkin kesällä siihen hurahtivat ja pelin menestys oli niin suuri, oli mielenkiintoista kuulla mitä pelin menestyksen taustalla oikein on.

PokemonGo, miten pitkään nostalgia vie eteenpäin?

Emilia Hjelm Open Knowledge Finlandista kertoi PokemonGO –pelin peruja ja menestyksen taustaa.  Vuonna 2010 julkaistiin suomalaisen Grey Area –studion jo lakkautettu, GPS-paikannukseen perustuva videopeli, Shadow Cities iOS alustalle. Myös tässä pelissä yhteisöllä oli vahva rooli. Tästä päästäänkin Ingressiin, jonka Niantic Labs julkaisi vuonna 2012 saavuttaen 7 miljoonaa pelaajaa (vuonna 2015). Ingressissä portaalit olivat tosimaailman paikkoja, johon tiedot kerättiin joukkoistamalla, eli pelaajat ehdottivat portaaleja (sijainti ja kuva). Ingressin pelaajat olivatkin aluksi ”aikuisia nörttejä”, jotka järjestivät omia tapahtumiaan. Niantic Labs julkaisi kesällä 2016 Ingressin päälle rakennetun Pokemon Go pelin, jossa portaalit ovat joko PokeStoppeja tai Gymejä.

Kysymykseen miksi Pokemon valloitti maailman (mihin Ingress ja Shadow Cities eivät kyenneet) on vastauksena kenties se, että pohjatyö oli tehty jo Ingressissä, jolloin pelimekaniikka oli kunnossa ja ennen kaikkea Pokemon hahmot olivat valmiiksi tuttuja. Peliä voidaankin pitää nostalgisena, jota vanhemmat ovat jo lapsena pelanneet ja siirtävät nyt lapsilleen. Peli on koko perheen peli, toisin kuin aiemmat vastaavanlaiset (Shadow Cities ja Ingress). Kilpailu alalla on todella kovaa. Luin juuri mobiili.fi:n sivuilta Supercellin Clash Royalen ja Clash of Clansin ohittaneen PokemonGo:n tuottavampina sovelluksina. En kuitenkaan epäile, etteikö PokemonGo:n suosio jatku vielä pitkään lasten ja perheiden keskuudessa. Pelin juoni on monille tuttu ja japanilaisten animaatioiden tapaan franchise-näkökulmalla suunniteltu peli tulee mitä luultavammin tekemään vielä pitkään tulosta oheistuotemyynnillään.

Viestintää johdolle ja vähän muillekin

Myllymäen Reinon CxO Professional Oy:stä esitys ”Ammattilaisen viestintä CIO:n näkökulmasta” kolahti minuun projektiviestintää kouluttaneena sidosryhmät ja myöhäisvaikutuksen mekanismi. Sidosryhmienhallintaa kouluttaneena jaksan yhä toistaa toistamistani kattavan sidosryhmäanalyysin merkitystä. Ilman sitä on mahdoton suunnitella projektiviestintää. Tämä työ maksaa siihen käytetyn ajan varmasti takaisin tyytyväisinä sidosryhmän jäseninä.

Myllymäen mukaan mielemme torjuu tietoa, jos pidämme lähdettä epäuskottavana. Jokainen on varmaan törmännyt tilanteeseen, kun tietohallintojohtaja (CIO) puhuu johtoryhmän kokouksessa, ja jokainen tietää puhujan edustavan IT:tä, niin sanoma ei ehkä mene toivotulla tavalla perille. Miten CIO sitten saa asiansa eteenpäin? Jos CIO:n puheissa on kuitenkin järkeä, suhtautuminen voi muuttua, kun tiedosta irtoaa ajan myötä linkki sen lähteeseen. Riittävä ja riittävän aikainen valmistelu ennen kaikkea varmistaa asian perille menon. Vastapuolella on annettava aikaa sulatella asiaa. Sama pätee myös projekti ohjausryhmän kokouksiin. Ei riitä, että projektipäällikkö tulee kokoukseen paikalle esittelemään projektin tilanteen ja esittelee ehdotuksensa. Ehei, ei se niin onnistu. Mieti huolella etukäteen, mistä halutaan päätös ja kerro se ymmärrettävästi hyvissä ajoin etukäteen ohjausryhmälle. Kokouksessa ei ole tarkoitus alkaa märehtiä asiaa, vaan tehdä päätös. Tärkeät asiat on pantava liikkeelle ajoissa ja mitä tärkeämmästä asiasta on kyse, on aikaa varattava enemmän jotta myöhäisvaikutukselle jää aikaa.

Löytäkää yhteinen kieli (ohjausryhmä, projektipäällikkö, projektitiimin jäsenet), ei ammattislangia (IT-jargonia), perustele asiat ymmärrettävästi ja ennen kaikkea ole liikenteessä ajoissa, vältä ”viime tippaa”!
Seuraavassa Reinon esityksestä lainaus asian erilaisesta tulkinnasta:

Kun IT-asiantuntijan sanoo:

”Kyllä se periaatteessa onnistuu!”

Liiketoiminta kuulee lausahduksen muodossa: ”Kyllä se onnistuu!”,

vaikka IT-asiantuntija tarkoittaa, että: ”Ei se käytännössä onnistu!”

Miten valitettavan harvoin IT-projekteissa nähdään se vaiva, että tehtäisiin liiketoimintasuunnitelma eli kannattavuusselvitys, eikä lähdettäisi soitellen sotaan tai tässä tapauksessa projektiin.

Todellisuus vastaan kokonaisarkkitehtuuri, 3-0? 4. erä voiton puolella?

Kaaoksen esityksistä kävin kuuntelemassa Anu Ylä-Pietilän esityksen Trafin kokonaisarkkitehtuurin määrittelyn haasteisiin ja hankaluuksiin. Esityksen nimi, Todellisuus vastaan KA, 3-0?, oli jo itsessään sen verran houkutteleva. Kokonaisarkkitehtuurityö Trafissa alkoi vuonna 2010 ja nyt edetään jo vaiheessa 4 ja ollaan voiton puolella.

Hypevaiheessa (erä 1) tuli vastaan projekteissakin eteen tulevia sudenkuoppia: ylenmääräinen kontrolli, käytettiin jargonia ja työtä tehtiin norsunluutornissa. Matalan profiilin vaiheessa (erä 2) ryhdyttiin arkkitehtuurisuunnittelua tekemään projekteille jolloin saatiin jo enemmän tuloksia ja vähemmän puhetta. Kakkoserässä ei ollut linkitystä strategiaan ja tavoiteltuihin liiketoimintahyötyihin, tavoitteet ja mittarit puuttuivat ja kokonaisarkkitehtuuri oli liikaa ICT:n kontolla.

ICT-painotus vaiheessa alettiin jo pääsemään voiton puolelle, vaikkakin vaihe osui pahimpaan Agile- hypetyksen vaiheeseen. Kokonaisarkkitehtuuri oli kuitenkin yhä liikaa ICT:n vastuulla ja irrallaan liiketoiminnasta.

Erä 4 on nyt meneillään. Kokonaisarkkitehtuurityö on viety lähelle johtamisjärjestelmää ja strategiatyötä. Vaiheessa on kuitenkin omat sudenkuoppansa, sillä nykytilaan on keskitetty liikaa, tehty ylenmääräistä hallintaa ja varmistelua ja laiminlyöty jatkuva tiedonvaihto ja yhteydenpito liiketoiminnan kanssa, mutta jossain varmasti monessakin asiassa, on kuitenkin onnistuttu, koska työ yhä jatkuu ja ollaan jo neljännessä erässä.

Trafin kokonaisarkkitehtuurin vaiheet

Eräs asia mikä esityksessä pisti silmään, oli erittäin kattava sidosryhmäanalyysi. Sen merkitystä projekteissa ei useinkaan ymmärretä, tai ei nähdä sitä laajemmassa merkityksessä.

Ydinajatus jonka Anun esityksestä sain, on se, että arkkitehtien tulee tulla alas norsunluutorneistaan ja jalkautua projekteihin sekä lähemmäksi liiketoimintaa. Kokonaisarkkitehtuurityötä ei pidä tehdä ainoastaan IT-ihmisten kesken (sidosryhmien määrittämisen tärkeys) ja erityisesti jatkuvaan viestintään tulee panostaa. Kokonaisarkkitehtuurityö ei lopulta ole mitään rakettitiedettä, kun mukana on oikeat ihmiset. Se on jatkuvaa työtä, jota ei pidä lähteä tekemään työkalu edellä. Muiden kokemuksia ja osaamista kannattaa ehdottomasti hyödyntää.

Anun esityksestä jäi mieleen myös se, että he pitivät muun muassa projektipäällikköverkostolle oman esityksen siitä, mitä kokonaisarkkitehtuuri. Viestinnällä on suuri merkitys siinä, miten kokonaisarkkitehtuuri ymmärretään organisaatiossa. Kokonaisarkkitehtuuri ei suinkaan ole ICT-arkkitehtuuria, jota tehdään norsunluutornissa liiketoiminnasta vieraantuneena. Sudenkuoppa, mihin usein kokonaisarkkitehtuuria määriteltäessä sorrutaan ja johon itsekin olen valitettavasti joskus sortunut, on nykytilan liian tarkka kuvaaminen sen sijaan, että määriteltäisiin tavoitetilaa. Kokonaisarkkitehtuurin määrittäminen ei suinkaan ole kertaluontoinen projekti, vaan jatkuvaa toimintaa, sillä asiat muuttuvat ja muutoksiin pitää sopeutua. 

Liisa kokonaisarkkitehtuurin ihmemaassa

Toinen hyvin mielenkiintoinen kokonaisarkkitehtuuriin liittyvä esitys, johon en valitettavasti osallistunut päällekkäisyyden vuoksi, oli Conversatumin Atrain-ryhmittymästä Satu Pajuniemen Liisa kokonaisarkkitehtuurin ihmemaassa. Osallistujat pohtivat ryhmissä kokonaisarkkitehtuurin keskeisten termien avaamista toiminnan edustajille. Sain Sadulta jälkeenpäin kootun materiaalin ja otan siitä muutaman idean tähän. Prosessien määrittely on monesti haastavaa. Helpoin tapa on antaa käyttäjän kuvata prosessi konkreettisesti jokapäiväisten tekoja kautta vaihe vaiheelta mahdollisimman yksinkertaisesti piirtäen, kuten seuraavassa kuvassa Liisa Laskuttaja on tehnyt. 

Kuva on täysin notaatiovapaa, eikä käyttäjältä voida vaatiakaan jonkin notaatiokielen, esimerkiksi UML:n tai BPMN:n käyttämistä saatikka jonkun työvälineen, esimerkiksi Sparxin, jota Trafi käyttää, käyttöä.

Kokonaisarkkitehtuuri tulee nähdä viestinnän välineenä. Kuten edellisessä kuvassa, kaavio paikantaa oman työn kokonaisuuteen. Kokonaisarkkitehtuuri tulee olla osa liiketoimintaa, ei ainoastaan IT:n asia!  Se on tiedolla johtamista, toiminnan kehittämistä ja muutoksen johtamista.

Sadun esityksestä suora lainaus:

“What is the use of a book,' thought Alice, 'without pictures or conversations?'"

- Lewis Carroll, Alice in Wonderland

Työkalu, kahvi ja kälikuvat, otteita IT-konsultin paremman kommunikoinnin käsikirjasta                     

Karri-Pekka Laakso Reaktorilta piti esityksessään lupauksensa olla puhumatta teoriaa lainkaan. Sen sijaan saimme useita erinomaisia vinkkejä projektitoimintaan. Karri-Pekka korosti esityksessään kasvokkain tapahtuvaa yhteistä tekemistä. Suosittelen aina pitämään projektin aloituskokouksen (kick offin) kasvokkain, jotta tiimin jäsenet tutustuvat paremmin toisiinsa. Sekään ei kuitenkaan riitä. Sytykkeen vuorovaikutus face-to-face vs. digitaalinen vuorovaikutus työpajassa joku kertoi, että kasvokkain tapaamisen voima kestää kuusi kuukautta. Projektin kuluessa, mahdollisuuksien mukaan toki, tulisikin järjestää muitakin tapaamisia ja yhteistä tekemistä. Toki tämä vaatii projektipäälliköltä monesti aikaa ja vaivaa, mutta uskon sen olevan sen väärti. Projektitiimin jäsenille tekemässäni motivaatiokyselyssä korostui erityisesti projektipäällikön läsnäolo. Sama toki pätee projektitiimiin. Mikäli projektitiimi työskentelee samoissa tiloissa, on yhteistyö ja viestintä ymmärrettävästi huomattavasti sujuvampaa.

Toinen seikka, mitä Karri-Pekka korosti, oli asiakkaan kohtaaminen kasvokkain ja nimenomaan loppukäyttäjän, ei hänen edustajan ja siellä missä käyttäjät ovat, jotta saadaan ymmärrys mitä käyttäjät tekevät ja millaisessa ympäristössä (kenttätutkimusta). Projektipäälliköllä ja projektitiimin jäsenillä tulee olla ymmärrys siitä, mitä asiakas todella haluaa, ja mikä on asiakkaan todellinen tarve.

Vuorovaikutus face-to-face vs. digitaalinen vuorovaikutus

Vuorovaikutus face-to-face vs. digitaalinen vuorovaikutus työpajassa käytiin runsaasti keskustelua viestinnässä käytettävistä työkaluista. Projektitiimit ovat usein virtuaalitiimejä, jolloin kasvokkain tapaamiset jäävät pakon sanelemana vähäisiksi. Erityisesti monitoimittajaprojekteissa, ja projektin sidosryhmien määrän kasvaessa, on yhteisen työkalun valinta haastavaa.

Työpajassa lista käytetyistä työkaluista kasvoi nopeasti. Projektiviestintään käytetään hyvin monenlaisia työkaluja, kuten esimerkiksi: Trello, Slack, Messenger, Facebook, Wiki, Whats Up, Foko, Yammer, Agendium, Lync, Skype ja sähköposti. Samaa mieltä oltiin kasvokkain viestinnän tärkeydestä, vaikkakin sähköposti projektiviestinnän välineenä pitää yhä paikkansa.

Illan viestintäaiheiseen paneelikeskusteluun koottiin osallistujat eri rooleista alla olevan kuvan mukaisesti. Moni varmaan tunnistanee itsensä kuvan jostain roolista?

Yhteenvetona kahden päivän tiivistä seminaariohjelmasta voi kiteyttää tärkeimmäksi sidosryhmien tunnistamisen ja jatkuvan viestinnän, erityisesti kasvokkain tapahtuvan, sekä muiden kokemusten ja osaamisen hyödyntämisen oli kyse sitten kokonaisarkkitehtuurista tai projektin vetämisestä.

Kaiken kaikkiaan laivaseminaari oli hyvin antoisa, jopa niin antoisa, että Sytyke sai meidän perheestä kaksi uutta jäsentä. Haasteellisinta oli valita ohjelmasta Sytykkeen viestinnän ja Kaaoksen kokonaisarkkitehtuurin key notesien välillä. Key Notesit kun oli aikataulutettu rinnakkain. Kenties ohjelmaa voisi venyttää hieman myöhempään iltaan vaihtoehtona iltaseminaarille (?).

Verkostoitumisessa suomalaisilla on yhä petrattavaa, joten tähän tulisi kenties jatkossa kiinnittää enemmän huomioita. Kiitokset Matiakselle, joka hoiti esimerkillisesti Sytyke-työpajan alkuesittelykierroksen kera! Keskustelu sujui luontevasti ja vapautuneesti sen jälkeen!

Suosittelen lämpimästi osallistumaan ensi vuoden seminaariin, joka tehdään sillä kertaa Pietarin suuntaan.

Seminaariterveisin,

Päivi
Pitkyn hallituksen jäsen
PM Club Tampereen vetäjä