Miten onnistua kilpailuttamisessa?

Oletko kenties hankkimassa toiminnanohjausjärjestelmää tai projektinhallinnan sovellusta? Tai kenties ulkoistamassa yrityksen IT-palveluita? Oletko jo käynyt läpi  liudan yrityksiä ja pohtinut mikä näistä olisi sopivin? Kilpailuttamalla yritykset varmistetaan, että investoinnille saadaan paras mahdollinen lopputulos. Kilpailuttaminen on huomattavasti parempi vaihtoehto kuin ostaa sika säkissä, vaikka myyntitykki lupaisi tuotteen tai palvelun täyttävän kaikki tarpeet ja toiveet sekä vielä vähän enemmänkin. Kilpailutus lähtee aina tarpeesta. Onnistuneen hankinnan lähtökohtana on yhteisymmärrys tarpeesta. Kilpailuttamalla toimittajat varmistetaan, että tarve toteutuu odotetusti ja hyöty saadaan maksimoitua. Kilpailutuksen voittaja on se, joka on parhaiten ymmärtänyt asiakkaan tarpeen ja jolla on paras ratkaisu asiakkaan tarpeeseen.

Kilpailutusprosessi sisältää useita vaiheita. Prosessin vaiheiden järjestys saattaa vaihdella kilpailutuksesta riippuen, mutta periaatteet ovat samat. Tärkeintä on ensin kuvata nykytila, miten tällä hetkellä toimitaan. Prosessikuvauksista saa selkeän kokonaiskuvan nykytilanteesta ja lopputulos on helpompi määritellä.   

Kilpailutuksen kannalta yksi kriittinen tekijä on vaatimusmäärittely, joka on ratkaiseva toimittajan valinnassa. Käytetäänkö vaatimusmäärittelyyn riittävästi aikaa ja mikä on riittävä? Millainen on hyvä vaatimus? Määritelläänkö vaatimukset yhdessä kaikkien asianomaisten kanssa? Ymmärtääkö potentiaaliset toimittajat määritellyt vaatimukset? Mikäli toimittajakandidaatteja on useita, kannattaa tehdä esikarsintaa lähettämällä RFI (Request for Information). RFI:n avulla selvitetään toimittajien tarjontaa ja halukkuutta varsinaiseen kilpailutukseen. RFI:n avulla voidaan jo karsia toimittajia varsinaisesta kilpailutuksesta (RFQ vaihe, Request for Quatation, tarjouspyyntö).

Onnistunut kilpailutus vaatii aikaa ja panostusta asiaan, mutta onnistuessaan maksaa itsensä takaisin. Seuraavassa on 10 seikkaa joiden avulla kilpailutus onnistunee:

1. Nykytilan ja prosessien kuvaukset. Nykytilan kuvaamisen avulla muutokset nykyiseen ympäristöön voidaan hallita, muutoksen vaikutuksia voidaan helposti arvioida ajantasaisen ja kattavan nykytilan avulla sekä nopeuttaa muutosprojektia. Ilman nykytilan kuvaamista on vaikea hahmottaa niitä ongelmia, joita pyritään ratkaisemaan. Nykytilan kuvaus tulee liittää tarjouspyyntöön sillä sen avulla toimittajat voivat tehdä asiakkaan ympäristöön sopivia ratkaisuja.
2. Mitä nykyisessä mättää, miksi tarvitaan muutosta. Kun nykytila on kuvattu, on muutostarpeet helpompi hahmottaa ja perustella. Tärkeää on myös rajata tarve. Kaikkea mahdollista ei kannatta ympätä samaan kilpailutukseen, mutta mitään olennaista ei myöskään kannata jättää ulkopuolelle.
3. Vaatimusmäärittely luo perustan hankinnalle, miksi ja mitä tarpeita hankinnan tulee tyydyttää. Onnistunut vaatimusmäärittely vaati todellisten tarpeiden löytämistä ja vaatimusten dokumentointia kaikkien asianosaisten ymmärtämällä tavalla. Unohda pitkä Excel-lista. Sen sijaan laita prosessikuvaus rooleineen, kuvaukset tarpeista ja keskeisistä toiminnosta Wordiin selkokielellä. Toimittajien vertailu toki kannattaa tehdä Excelissä. Isompi hanke, esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmä, kannattaa jakaa vaiheisiin. Liikkeelle voi lähteä ”pakollisten” tarpeiden kanssa, ja sen jälkeen lisätä toimintoja ajan mittaan vaiheittain.
   
4. Mieti mitkä ovat tärkeimmät valintakriteerit ja priorisoi ne. Onko hinta tärkein? Vai toimittajan osaaminen/resurssit? Kumppanuus? Laatu? Aikataulu? 
   
5. Potentiaalisten toimittajien selvittäminen. Tee esitutkimusta toimittajista ja valitse parhaimmat ehdokkaat. Tutustu toimittajien webbisivuihin, tutki referenssejä, selvitä yrityksen taloustiedot ja kysele muiden kokemuksia. Tarvittaessa voidaan potentiaalisille toimittajille lähettää ennen varsinaista tarjouspyyntöä RFI. RFI:n avulla voidaan karsia toimittajakandidaatteja sekä selvittää toimittajien halukkuutta tarjota ratkaisua.
6. Tarjouspyynnön tekeminen ja lähettäminen. Kun tarve on määritelty mahdollisimman selkeästi, yksityiskohtaisesti ja riittävän tarkasti, olet valmis lähettämään tarjouspyynnön. 
7. Tarjoajien referenssien läpikäyminen. Haastattelemalla puhelimitse toimittajien referenssejä, saa yleensä erittäin arvokasta palautetta, jote voi hyödyntää toimittajan/toimittajien kanssa neuvoteltaessa. Referenssejä kannattaa käydä läpi useampia, ei vain muutamaa.
8. Tarjoajien vertailu ja pisteytys. Pisteytä vaatimukset (esimerkiksi Excelissä asteikolla 0-3) ja määrittele painoarvot ja vertaa toimittajien vastauksia.
9. Neuvottelut toimittajien kanssa. Valitse loppuneuvotteluihin kaksi toimittajaa, mikäli joku ei erotu ylivoimaisesti joukosta. Karsinta tulee tehdä jo ennen neuvotteluvaihetta kaikkien ajan säästämiseksi.
10. Sopimuksen kirjoittaminen. Älä luota toimittajan suullisiin lupauksiin, vaadi asiat sopimukseen.

Muistathan, ettei vaatimusmäärittely ei ole mikään toiveiden tynnyri, johon listataan kaikki toiveet mitä sidosryhmiltä tulee, vaan tarve tulee rajata oikein. Huonosti laadittu tarjouspyyntö joko rajaa tarjouksen liian tiukasti tai jättää tarjouksen kohteen liian avoimeksi mikä tekee toimittajien vertailun haastavaksi. Haastavammassa kilpailutuksessa, tai esimerkiksi jos oma osaaminen ei riitä määrittelemään kaikkia tarpeita tai parhainta ratkaisua, RFP:n (Request for proposal, ratkaisupyyntö) lähettäminen muutamalle toimittajakandidaatille saattaa ratkaista monta asiaa ja maksaa siihen käytetyn ajan säästöinä tulevaisuudessa.

Vaatimusmäärittely ja tarjouspyyntö pitää olla niin selkeä että tarjouksista saadaan yhteismitallisia ja siten vertailukelpoisia. Mikäli pyydät toimittajia kuvaamaan erikseen joitain prosesseja, esimerkiksi muutostenhallintaprosessia tai tukipalveluita, määrittele selonteon pituus (maksimi yksi A4 sivu tms.), muutoin saat pahimmassa tapauksessa liudan esitteitä jolloin vertailu on vaikeaa, ellei mahdotonta.

Referenssien läpikäymiseen käytän itse, kilpailutuksen haasteellisuudesta riippuen, enemmän aikaa. Ratkaisevaa ei välttämättä ole referenssien määrä (tokin sekin tulee huomioida), vaan palaute, jota referenssiyrityksiltä saadaan, eli laatu. Referenssiyrityksiin kannattaa rohkeasti soitella ja kysellä palautetta, useimmiten nykyiset asiakkaat ovat halukkaita keskustelmaan kokemuksistaan toimittajien kanssa.