Onnistu projektin ohjausryhmässä

Tampereen PM Clubin maaliskuun tilaisuudessa pohdittiin projektipäällikön osaamista ja urapolkua. Tilaisuudessa sivuutettiin hieman myös ohjausryhmän osaamista. Ohjausryhmän nimi (Steering Group) jo kertoo, että kyse on ohjaamisesta, ei johtamisesta, mutta mitä tällä oikein tarkoitetaan? Mitä ohjataan ja mitä osaamista tähän vaaditaan?

Useimmiten ohjausryhmän kokoaminen käy siten, että kootaan yhteen joukko ihmisiä, joiden katsotaan olevan jollain tavalla tekemisissä projektin kanssa. Ryhmää kutsutaan ohjausryhmäksi, määritellään epämääräisesti heidän tehtävänsä ja jätetään ryhmä oman onnensa nojaan miettimään mitä pitäisi tehdä.  Projektipäällikkö johtaa projektia, sekä ohjausryhmää, koska ohjausryhmän jäsenillä ei ole tietoa projektinhallinnasta. Tästä syystä useimmiten syytetäänkin projektipäällikköä projektin epäonnistumisesta – ja ohjausryhmää kiitetään projektin onnistumisesta.

Jokainen projekti on ainutlaatuinen. Oletetaan, että projektin omistaja on hyväksynyt projektin aloittamisen ja ohjausryhmä sekä projektitiimi on muodostettu. Projektipäällikön tulee perehdyttää ohjausryhmä projektin tavoitteisiin, aikatauluun ja käydä projektisuunnitelman sisältö tarkoin läpi Ohjausryhmän tulee tutustua myös projektin kannattavuuslaskemaan (Business Case). Mikäli kannattavuuslaskelmaa ei ole tehty, on projektin lopputuloksen vertaaminen lähtötilanteeseen ja projektin hyötyjen mittaaminen miltei mahdotonta.

Usein luullaan, että ohjausryhmän tehtävä on vain valvoa projektia (ja projektipäällikköä). Ohjausryhmän roolia projektin päättävänä elimenä ja esteiden poistajana projektin onnistumisen tieltä ei mielletä ohjausryhmän toiminnaksi. Ohjausryhmän vastuulla on kuitenkin varmistaa projektin onnistuminen, ei ainoastaan valvoa etenemistä. Jokaisen ohjausryhmän jäsenen tulee kysyä itseltään seuraavat neljä kysymystä:

·         ”Miksi minä olen tässä ryhmässä?” ·         ”Mitä osaamista minä tuon ohjausryhmään?” ·         ”Mikä voisi estää tämän projektin onnistumisen?” ·         ”Miten minä voin poistaa näitä esteitä?”

Ohjausryhmän tulee koostua niistä henkilöistä, jotka voittavat eniten projektin onnistuessa sekä niistä joita projektin epäonnistuminen pahiten kirpaisee. Tämä ei suinkaan tarkoita, että ryhmään kootaan kaikista sidosryhmistä edustajat ja vielä vähän muitakin. Tällaiset mammuttiryhmät eivät toimi. Sopiva ohjausryhmän koko on 5-8 henkeä ja koostuu henkilöistä, jotka

• ovat sitoutuneita projektiin ja sen onnistumiseen,
• ovat oikeutettuja tekemään päätöksiä,
• voivat varmistaa riittävät resurssit projektille,
• ovat asiantuntijoita omalla alallaan ja
• ovat varanneet aikaa hoitaakseen oman roolinsa ja vastuunsa ohjausryhmässä.

Ohjausryhmä on projektin päättävä elin, joka ottaa kantaa projektissa esiintyviin haasteisiin, esittää tarvittaessa parannuksia ja tarkennuksia suunnitelmiin. Ohjausryhmän jäsenten tulee ymmärtää projektinhallinnan peruskäsitteet. Ohjausryhmän tulee tietää mitä tehdä, miksi, milloin ja miten, projektin eri vaiheissa. IPMA:n projektin johdon pätevyys 3.0 määrittelee melkoisen määrän projektinjohtamisen teknisiä pätevyyksiä, projektipäälliköltä vaadittuja henkilökohtaisia ominaisuuksia sekä projektin yleistä toteutusympäristöä koskevia pätevyysvaatimuksia. Useat näistä ”pätevyysvaatimuksista” pätee myös ohjausryhmän jäseniin. 

Käytöspätevyyksistä muun muassa ihmisten johtamisesta ja neuvottelutaidoista on apua. Teknisistä pätevyyksistä riskien- ja laadunhallinnasta sekä ongelmanratkaisutaidoista ja ryhmätyötaidoista on apua.  Jäsenellä tulee olla taitoa ja osaamista käsitellä projektissa ilmeneviä riskejä ja poikkeamia sekä ymmärrystä milloin tulee pureutua yksityiskohtiin, jotta varmistetaan, että projekti on yhä yhteneväinen tavoitteiden kanssa. Projektin laajuuden paisuminen on melko yleinen haaste. Ohjausryhmän tulee hallita muutoksia, ymmärtää mitä vaikutuksia kullakin muutoksella on projektin kokonaisuuteen. Projektipäällikön velvollisuus on esittää uuden merkittävän vaatimuksen tai muutoksen kustannusarvio sekä vaikutukset projektiin. Ohjausryhmällä on päätösvalta hyväksyä ja hylätä uusia vaatimuksia ja muutoksia alkuperäiseen suunnitelmaan tai pyytää lisäselvitystä asiaan ennen lopullisen päätöksen tekemistä.

Onnistuneen projektin edellytykset:

1. Projektilla on strategian mukainen hyväksytty kannattavuuslaskelma. Ohjausryhmä seuraa toteutumista verraten kannattavuuslaskelmaan ja varmistaa, että projektin tavoitteet ja hyödyt saavutetaan.
2. Laajuuden ja tavoitteiden määrittämiseen on käytetty riittävästi aikaa projektin alkuvaiheessa ja kaikille on selvää mitä ollaan tekemässä. Ohjausryhmä pitää huolta, ettei projektin laajuus pääse paisumaan.
3. Ohjausryhmään on valittu oikeat henkilöt, joilla on kokemusta, osaamista ja ennen kaikkea päätösvalta tehdä tarvittavia päätöksiä.
4. Ohjausryhmän jäsenet ovat sitoutuneita projektiin ja jakavat tietoa projektin edistymisestä omalla tahoillaan.
5. Projektiorganisaatio on proaktiivinen, ja projektipäällikkö uskaltaa nostaa asioita ohjausryhmän käsiteltäväksi.
6. Ohjausryhmä hyväksyy projektin etenemisen etapilta toiselle ja hylätessään esittää vaadittavat toimenpiteet, jotka tehtyään projekti pääsee jatkamaan.
7. Ohjausryhmä kykenee tarvittaessa priorisoimaan projekteja (esimerkiksi jos projektin resurssien saatavuudessa on haasteita) projektiportfolion avulla.
8. Ohjausryhmän jäsenten energia tulee käyttää projektipäällikön tukemiseen (ei kuitenkaan mikromanageerausta) muun muassa varmistamalla, että projektilla on kussakin vaiheessa tarvittavat resurssit käytössään.  
9. Ohjausryhmä poistaa esteitä projektin onnistumisen tieltä.
10. Ohjausryhmä mittaa projektin arvontuottoa ja projektin hyötyjä.

Onnistuneen projektin edellytykset.

Projektipäällikön osaaminen ja taidot

Mitä osaamista ja millaisia taitoja projektipäälliköltä vaaditaan ja mitä todellisuudessa lopulta tarvitaan? Miten vaatimukset ja tarpeet kohtaavat käytännössä? Projektiosaaminen on hyvin monisäikeinen juttu. Ei ole olemassa yhtä oikeaa kuvausta mitä projektipäällikön tehtäviin kuuluu ja mitä osaamista hän tarvitsee. IPMA ICB 3.0 Projektin johdon pätevyys luokittelee osaamisen kolmeen luokkaan: käytöspätevyys, tekniset pätevyydet ja toteutusympäristöpätevyydet. Melkoinen määrä pätevyyksiä, eikö vain?

(Lähde: PRY, Projektin Johdon Pätevyys 3.0, v 1.3 06/2012)

Selailtuani muutamia projektipäällikön (Project Managerin) avoimia paikkoja Monsterista ja LinkedInistä Tampereen ja Helsingin alueelta, nousi yksi piirre selvästi yli muiden, nimittäin liiketoimintaosaaminen. Hieman yllättävää oli myös myyntiosaamisen korostuminen. Suomalaisilla on tunnetusti hyvin vahva (useimmiten insinööritaustainen) tekninen osaaminen, jolloin myyntitaidot ovat luonnollisesti heikommassa asemassa, mutta em. taitoja todellakin odotetaan projektipäälliköltä useissa paikoissa. Avoimissa paikoissa listattiin mm. seuraavanlaisia vaatimuksia:

• talous- ja sopimusosaaminen ja urakkalaskenta
• asiakaslähtöistä asennetta ja yleistä liiketoiminnan ymmärrystä
• työkenttä kattaa myynnin, suunnittelu- ja tarjoustoiminnan sekä itse projektien johtamisenkin
• asiakaspalveluhenkisyyttä, esimiestaitoja ja kykyä taloudelliseen ajatteluun
• markkinoinnin tai liiketoiminnan tutkinto on hyvä lisä, mutta ei pakollinen
• Project management of the end-to-end delivery to the customer
• työkokemusta esimerkiksi konsultoinnin tai myynnin tehtävissä
• asiakaslähtöistä asennetta ja yleistä liiketoiminnan ymmärrystä
• kokemusta liiketoiminnan tarpeiden kirkastamisesta ja määrämittaisesta kuvauksesta sekä kykyä kääntää liiketoimintatarpeet vaatimuksiksi IT-järjestelmille
• tiedät miten motivoida tiimiä ja antaa rakentavaa palautetta. Haluat oppia ymmärtämään asiakkaan liiketoiminnan tarpeita vielä paremmin kuin asiakas itse.
• Experience in sales or sales support within IT industry
• Industry experience and business mindset
• Supporting the sales process e.g. writing proposals, working on marketing material or setting up demo environments

Moniko omaa liiketoimintaosaamista? Entä hallitsee liiketoimintaprosessit tai myyntiä? Moniko projektipäällikkö voi tunnustaa olevan erityisesti asiakaslähtöinen? Monesti projektipäällikön toimenkuvaan yhdistetään tekniset pätevyydet, aivan kuten ICB:ssäkin. Teknisiä pätevyyksiä on helppo opiskella, ja niitä on helpompi mitata. Uskallan kuitenkin väittää, että ilman toteutusympäristöpätevyyksiä ei projektipäällikkö voi suoriutua kunnolla ja korostaisin tätä osaamista paljon enemmän.

Projektipäällikön osaaminen voidaan jakaa ydinosaamiseen (projektiosaaminen), substanssiosaamiseen ja vuorovaikutus- ja johtamistaitoihin. Ydinosaaminen sisältää projektikolmion perusosiot eli kustannukset, aikataulun, laajuuden ja valitettavan usein unohdetun laadun. Ydinosaaminen antaa vahvan pohjan menestyksekkäälle projektin johtamiselle, mutta ei pelkästään takaa onnistumista. 

Projektipäällikön ydinosaaminen

Projektipäälliköllä tulee olla myös omaa substanssiosaamista eli toimialakohtaista osaamista. Jollain se voi olla myynti- ja markkinointi, jollain liiketoimintaprosessien hallinta, jonkin teknologian hallinta, tai jotain muuta tai jopa näitä kaikkea. Eikö nämä sitten riitä? Ei, mikäli on uskominen edellä lueteltuihin vaatimuksiin avoimissa projektipäällikön paikoissa. Pitäisikö projektipäälliköiden sitten erikoistua? Tai hallita kaiken mahdollisen, olla eräänlainen monitaituri? Voidaanko olettaa projektipäällikön hallitsevan erinomaiset vuorovaikutus- ja viestintätaidot, ongelmanratkaisu- ja ihmisten johtamisen taidot sekä olevan myynnin- ja markkinoinnin ammattilainen? Unohtamattakaan liiketoimintaosaamista, joka on erittäin laaja osaamisen alue.

Silloin tällöin kuulee väitettävän, että hyvä projektipäällikkö osaa vetää projektin menestyksekkäästi läpi ilman toimintaympäristön, asiakkaan toimialan, tuntemusta. Uskallan väittää, että jonkinlainen tietämys (osaaminen) tulee projektin toimintaympäristöstä ja teknologiasta olla. Mikäli sitä ei ole, tietämys tulee hankkia. Jokainen projekti on uniikki, harvoin projektipäällikölle tulee samanlainen projekti eteen, sillä ainakin asiakas ja sidosryhmät vaihtuvat. Muun muassa tästä syystä projektipäälliköiden osaamisessa on paljon eroja. Voidaankin katsoa, että projektipäällikkö on osaamiseltaan uniikki. Projektipäällikön osaaminen karttuu kokemuksen ja verkostojen kautta, erityisesti projekteista erilaisissa toimintaympäristöissä. Kokemuksilla, ongelmilla ja niiden ratkaisuilla on suuri merkitys projektiosaamisen kehittämisessä. Peräänkuulutan tässä myös toisilta oppimista. Projektipäälliköt voisivat oppia toisiltaan paljon, tällöin kaikkien ei tarvitsisi käydä läpi kaikkia ongelmia.

Millainen on projektipäällikön urapolku? Onko sellaista? Miten projektipäällikkö kehittää osaamistaan? Yksi vaihtoehto on käydä kursseja ja sertifioitua. Projektinhallinnan sertifikaatteja on useita, esimerkiksi IPMA, PMI (PMBOK) ja Prince2. Kyllähän jokainen voi päntätä tarvittavan materiaalin ja käydä tenttimässä saadakseen sertifikaatin, mutta takaako se osaamisen käytännössä? Itselläni on Prince2 sertifikaatti, mutta sekään ei ole yksistään riittänyt. Prince2 sekä PMBOK täydentävät hyvin toisiaan. Näiden lisäksi joudun tukeutumaan tarvittaessa standardeihin, esimerkiksi ISO 21500 (Ohjeita projektinhallinasta), ISO 9001:2015 (laadunhallinta) ja ISO 31000 (Riskienhallinta). Liiketoimintaosaamista ei takaa mikään edellä mainituista. Puuttuvaa osaamista voi täydentää esimerkiksi täydentävillä opinnoilla työn ohessa. Eräs keino kehittää osaamista on mentorointi. Mentorointi sopii erinomaisesti hiljaisen tai uuden tiedon siirtämiseen, liiketoiminnan ymmärtämiseen sekä osaamisen ja asiantuntemuksen syventämiseen. Mentoroinnissa oppii sekä mentoroitava että mentori. Jotta mentoroinnista saadaan kaikki hyöty, vaatii mentorointiprojekti tarkan aikataulun, tarpeiden ja tavoitteiden määrittämisen sekä ennen kaikkea sitoutumisen projektiin.

Projektiosaaminen on vahvasti kontekstisidonnaista. Käytännön kokemus sekä se, että uuden projektin alkaessa joudut tutustumaan uuteen ympäristöön, uuteen liiketoimialaan, uusiin ihmisiin ja uusiin prosesseihin, opettaa varmasti paljon ja oppiminen on jatkuvaa. Projektin johtaminen on nimenomaan ihmissuhdetyötä. Projektipäällikkö johtaa projektitiimiä ja on vuorovaikutuksessa sidosryhmien kanssa.  Pelkkä kokemus ei takaa suoranaisesti osaamista. Markku Aarni (Projektitoiminta 2/2014) määrittelee osaamisen koostuvan seuraavan kaavan tuloksena: tietämys x kokemus x motivaatio. Tietämystä voit kasvattaa opiskelemalla. Myös vuorovaikutustaitoja ja ihmisten johtamista, jotka koetaan erittäin tärkeäksi, voidaan opiskella. Kokemus opettaa käytännön kautta, ainakin olemaan toistamatta jo tehtyjä virheitä ja käyttämään hyödyksi aiemmin käytettyjä ratkaistumenetelmiä. Ilman motivaatiota ei kuitenkaan tapahdu oppimista. Useissa avoimissa projektipäällikön paikoissa vaaditaankin myös ”vahvaa motivaatiota sekä halua oppia uutta ja menestyä”. Tosin itsensä motivointi ei riitä, projektipäällikön tulee kyetä motivoimaan ja sitouttamaan myös projektitiimi sekä muut sidosryhmät projektin tavoitteiden toteuttamiseksi.

Projektipäällikön tärkeimmiksi taidoiksi ja osaamiseksi edellisen pohdinnan perusteella katsoisin kohdealueen (toimialan) ymmärtämisen, johtajuuden ja ihmisten johtamisen, vuorovaikutus- ja organisointitaidot, asiakaslähtöisyyden sekä kyvyn motivoida muita. Projektipäällikön työ vaatii jatkuvaa itsensä kehittämistä. Tähän löytyy monia keinoja omatoimisesta opiskelusta kursseille osallistumiseen mentoroinnin hyödyntämiseen ja verkostoitumalla muiden projektipäälliköiden kanssa.

Lisää aiheesta seuraavassa PM Clubin tilaisuudessa Tampereella 9.3. klo 15.30 – 18.00. Katso lisää PM Clubin WWW-sivuilta!