tiistai 21. marraskuuta 2017

Pohdintaa vaatimusmäärittelyn työstämisestä ja sen haasteista

Teen paljon vaatimusmäärittelyä osana kilpailutuksia hyvinkin laidasta laitaan erilaisten sovellusten (esimerkiksi ERP) valinnasta IT-palveluiden ulkoistamiseen tai konesalitoimittajan valintaan. Yhteinen haaste näille kaikille on ollut kaivaa esiin asiakkaan todellinen tarve, mikä on monesti asiakkaalta vielä hämärän peitossa. Jokaisen määrittelyn osalta olen joutunut pohtimaan samaa ikuisuusasiaa: mikä on riittävää asiakkaalle (kuten myös toimittajalle vaatimusmäärittelyn osalta) kilpailutusta tehdessä? Kilpailutukset ovat olleet melko suoraviivaisia käyttöönottoja, toimittajan kilpailutusta ja sopivimman toimittajan valintaa. Ei siis niinkään ketteriä sovellusprojekteja, joissa on aivan omat haasteensa.

Aivan ensimmäiseksi, ennen vaatimusmäärittelyn tekoa, tulee selvittää nykytila. Harvemmin on saatavilla kuvauksia nykytilanteesta saatikka prosessinomaisia kuvauksia toiminnasta. Nykyisen menetelmän tai prosessien kuvaaminen visuaalisesti auttaa muodostamaan käsityksen ratkaistavasta ongelmasta. Tämän pohjalta on helpompi määritellä mikä on tavoite tai visio. Esimerkiksi ERP-järjestelmät ovat laajoja kokonaisuuksia, jolloin helposti saattaa iskeä vauhtisokeus ja kaikki tuntuu tärkeältä ja hyödylliseltä.

Nykytilan kuvaus toimii myös vertailukohtana, kun mitataan uuden järjestelmän käyttöönoton tuomia hyötyjä. Monesti uutta työkalua hankittaessa joudutaan miettimään omia prosesseja ja työmenetelmiä uusiksi. Uuden työkalun käyttöönotto tuo aina jotain muutosta totuttuihin toimintatapoihin. Tavoite tai visio tulee pitää kirkkaana mielessä, sillä muutos itsessään on jo suuri. Kaikkea ei kannata haalia kerrallaan. Toiveiden tynnyri on purettava selkokielisiksi vaatimuksiksi ja tehtävä selkeät rajaukset, jotka sekä asiakas että toimittajat ymmärtävät. Jokainen asiakas on uniikki, joten vaatimusmäärittelyä et voi kopioida joltain toiselta. Et vaikka olisit hankkimassa ERP-järjestelmää samoin kuin naapuriyritys.

Kokosin muutamia seikkoja, joihin olen omissa vaatimusmäärittelyissä ja käyttöönottoprojekteissa törmännyt ja joihin mielestäni tulee erityisesti panostaa. Tarjouspyyntövaiheessa ei kannata säästää aikaa ja vaivaa. Selkeä määrittely, tapahtui projekti sitten ketterästi tai vesiputousmallilla, maksaa itsensä varmasti käyttöönottovaiheessa takaisin. Tärkeää on osallistaa määrittelyyn kaikki tarvittavat osapuolet. Mitä isommasta hankkeesta ja organisaatiosta on kyse, sidosryhmien määrä saattaa nousta yllättävän suureksi. Keitä muutos koskee? Ketkä kaikki tulevat käyttämään uutta järjestelmää? Ketkä vaikuttavat välillisesti työkaluun? Tai ketkä käyttävät ulkoistettuja IT-palveluita? Millaisia tarpeita heillä kullakin on? Haastatteluihin eri osapuolten kanssa tulee varata riittävästi aikaa. Tämä takaa varmasti onnistuneemman käyttöönoton ja tyytyväisemmät loppukäyttäjät. Asiakas tietää ja määrittelee omat tarpeensa, vaatimusmäärittelyä ei voi ulkoistaa täysin organisaation ulkopuoliselle. Asiakkaan osallistuminen vaatimusmäärittelyyn riittävin resurssein on onnistumisen kannalta ehdoton edellytys!


Vinkkejä vaatimusmäärittelyn tekemiseen

1. Mieti keitä hanke koskee, keiden tulee osallistua vaatimusmäärittelyyn?  Tee pienimuotoinen sidosryhmäanalyysi keitä uuden järjestelmän hankinta koskettaa. Voit yllättyä, miten moneen tahoon pienikin hankinta saattaa vaikuttaa.

2. Luokittele vaatimukset hierakisesti. Näin pystytään keskittymään jokaiseen kokonaisuuteen mahdollisimman kattavasti. Vaatimusmäärittelyä tehtäessä vaatimukset tulee luokitella toiminnallisiin ryhmiin. Esimerkiksi ERP-järjestelmän määrittelyssä tuotetiedon hallinta, asiakkuuden hallinta, varastonhallinta, ostotilaustenhallinta jne.

3. Identifioi vaatimukset. Vaatimukset, joita ei ole numeroitu, tekee jäljitettävyydestä suorastaan painajaisen. Vaatimuksiin on tällöin helppo viitata jälkeenpäin niitä läpikäytäessä.

4. Määrittele lyhenteet ja termit. Hyvä tapa on kuvata vaatimusmäärittelyn ensimmäisessä luvussa kaikki käytetyt termit ja lyhenteet.

5. Imperatiivien käyttö. Käytä ainoastaan yhtä tapaa johdonmukaisesti. Esimerkiksi ”Asiakkaan yhteyshenkilön tulee saada hälytykset vikatilanteista.”, ei ”Asiakkaan tulisi saada…” tai ” Järjestelmän on hälytettävä tiettyjen asetettujen hälytysrajojen lauetessa”.

6. Varmista, että jokainen vaatimus on testattavissa tai varmennettavissa. Toki palveluita määritettäessä laadullisten vaatimusten mittaaminen saattaa olla haasteellista, muttei mahdotonta. Esimerkiksi ”Palveluntarjoajalla on riittävän teknisen osaamisen omaava lähitukihenkilö, jolla on myös ymmärrystä asiakkaan liiketoiminnasta ja IT-tarpeista.” Mikä on riittävää? Mitä teknistä osaamista tarvitaan? Mitä ymmärrystä ja millä tasolla? Pelkkä ylätason vaatimus ei riitä, toimittajan on todistettava vaatimuksen täyttyminen. Osaamista voidaan arvioida esim. vaatimalla näyttöä osaamisesta, määrittelemällä tekninen osaaminen mahdollisimman tarkoin, kuvaamalla vaadittava liiketoimintaosaaminen tarkemmin, CV:n avulla ja kyselemällä referensseiltä. Itse soitan mielelläni myös sellaisille referensseille, joita toimittaja ei ole tarjouksessaan luetellut. Tällä tavoin olen saanut erittäin arvokasta tietoa ja hyviä vinkkejä asiakkaiden näkökulmasta kilpailutuksia tehdessäni.

7. Vaatimus tulee olla lyhyt, ytimekäs ja yksiselitteinen. Useimmiten vaatimusta joudutaan kuvaamaan tarkemmin. Vaatimukset voidaan otsikoida, jolloin otsikko on ytimekäs ja vaatimusta tarkennetaan kuvauksessa. Esimerkiksi ”Palvelupyyntöjen hallintaprosessi. Toimittajalla tulee olla asiakkaiden palvelupyyntöjen hallintaprosessi, joka kattaa häiriöiden (incident) lisäksi asiakkaiden avainhenkilöiden neuvontapalvelun sekä toimeksiantojen vastaanoton ja käsittelyn (customer request management).”  Ensin siis selkeä, ytimekäs otsikko, mitä vaaditaan (”Palvelupyyntöjen hallintaprosessi”). Vaatimuksessa tarkennetaan mitä hallintaprosessilta odotetaan.

8. Muista, että vaatimus sisältää vain yhden vaatimuksen! Ei näin: ”Palvelun tulee kattaa häiriöhallinnan ja korjaukset sekä muutostenhallinnan ja toimittaja vastaa ko. palveluiden kuvausten ja määrittelyiden tuottamisesta.” vaan häiriöhallinta ja muutostenhallinta omina vaatimuksinaan. Häiriönhallinnan kriittisyydestä riippuen tätä voi tarvittaessa pilkkoa useammaksikin vaatimukseksi jatkuvuuteen ja vikasietoisuuteen liittyvän luokittelun alle.

9. Älä käytä epämääräisiä tai epäselviä sanoja. Näitä on yleensä adverbit, adjektiivit ja verbit, joilla ei ole konkreettista kvantitatiivista merkitystä. Hyvä vaatimus ei sisällä seuraavia sanoja: tehokas, tehostaa, nopea, nopeasti, nopeuttaa, helppo, luotettava, normaali, käyttäjäystävällinen, vähän, jne.

10. Käytä kielteisiä vaatimuksia todella harkiten.  Käytä negatiivista vaatimusta vain korostaaksesi jonkin vaarallisen tai haitallisen toiminnan kieltämiseksi. Älä käytä negatiivista vaatimusta, mikäli se voidaan ilmaista positiivisesti! Esimerkki funktionaalisesta vaatimuksesta: ”Käyttäjiä, joilla on kolme tai useampia käyttäjätunnuksia, ei saa siirtää.” Muunnettuna positiiviseksi vaatimukseksi: ”Järjestelmä siirtää vain ne käyttäjät, joilla on vähemmän kuin kolme käyttäjätunnusta.



11. Vältä käyttämästä / merkkiä. Merkin tulkinta on epäselvää. Tarkoittaako se, ”ja”, ”tai”, ”yksi jostain” tai niiden yhdistelmää (ja / tai)? Kukin tulkitsee sen omalla tavallaan.

12. Käy vaatimusmäärittely vielä lopuksi kaikkien asianomaisten kanssa läpi. Varmista, että vaatimukset ovat ymmärrettäviä ja kaikki osapuolet ymmärtävät ne samalla tavalla.

13. Mikään vaatimusmäärittely ei ole täydellinen. Valmistaudu ja varaudu muutoksiin ja tarkentuviin vaatimuksiin. Toimittajan asiantuntijat tuntevat työkalut paremmin kuin myyntihenkilöstö ja osaavat ohjata työkalua konfiguroitaessa oikeaan suuntaan.

Pelkän vaatimusmäärittelyn onnistunut koonti ei välttämättä takaa käyttöönottoprojektin onnistumista, mutta takaa hyvän pohjan sopimusneuvotteluille.

perjantai 1. syyskuuta 2017

Millainen on hyvä projektipäällikkö? Miten voin kehittyä projektipäällikkönä?

Kesäloman aikana pihaprojekteja toteutettaessa tuli mietittyä projektipäällikön osaamista ja miten sitä mitataan monenlaisilla sertifikaateilla ja testeillä. Miten oikeastaan mitataan projektipäällikön onnistumista roolissaan erilaisissa projekteissa? Millainen on ”hyvä projektipäällikkö”? Miten voin kehittyä projektipäällikkönä? Mitä esimerkiksi PRINCE2 tai IPMA C sertifikaatit kertovat siitä, miten projektipäällikkö toimii tai tulee toimeen projektitiimissä olevien erilaisten ihmisten kanssa, saatikka projektin eri sidosryhmien jäsenten? Onko hyvä projektipäällikkö sellainen, joka osaa ulkoa PERT-menetelmän kaavan tai soveltaa FMEA -tekniikkaa?

Projektipäällikön rooli on muuttunut vuosien saatossa huimasti ja yhä muuttuu. Osaaminen ei enää ole ainoastaan aikataulun, kustannusten ja resurssien laskemista kaavojen avulla (moni on varmaan lukenut Pelinin Projektihallinnan käsikirjan). Toimiessani projektipäällikkönä sekä mentoroidessani projektipäälliköitä olen huomannut seuraavien taitojen olevan erittäin kriittisiä: 
  1. Ihmisten johtaminen
  2. Projektiviestintä
  3. Tehtävienhallinta

Seuraavassa muutamia vinkkejä em. kolmeen alueeseen.

Ihmisten johtaminen

Projektien johtamisessa tulee pitää mielessä managementin ja leadershipin ero. Management pyrkii vakauteen ja ennustettavuuteen (tekemään asiat oikein) kun leadership pyrkii kehittämään toimintaa muutoksen kautta (tekemään oikeita asioita). Projektipäällikön rooli koostuu näiden kahden yhdistelmästä.


Projektipäällikön on johtamisellaan osattava motivoida ja sitouttaa tiimin jäsenet yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi. Tämä tapahtuu esimerkiksi jakamalla tehtävät tasapuolisesti jäsenten osaaminen ja kokemus huomioiden, kuuntelemalla ja kunnioittamalla muita, ratkaisemalla ongelmia yhdessä (ei syyttämällä muita, tai hakemalla syyllistä), jakamalla ideoita, antamalla palautetta ja tutustumalla tiimin jäseniin yksilöinä. 

Projektipäällikkö on projektitiimissä myös fasilitaattorin ja mentorin roolissa. Fasilitaattorina hän varmistaa, että tiimissä on tarvittava osaaminen ja resurssit projektin eri vaiheissa. Mentorina hän rohkaisee tiimin jäseniä kehittämään osaamistaan ja jakamaan hiljaista tietoa tiimin jäsenten kesken myös yli tiimin rajojen. Ennen kaikkea projektipäällikön tulee luottaa tiimin jäseniin. Projektipäällikön tulee osoittaa luottamusta pitämällä sanansa, olemalla tavoitettavissa, olemalla rehellinen ja aktiivisesti tukemalla tiimin jäseniä tavoitteiden saavuttamisessa. Tiimin jäsenten luottamus ja motivaatio kasvavat yleensä, kun heille annetaan mahdollisuus laittaa taidot käytäntöön ja osoittaa osaamisensa. Projektipäällikön tulee kysyä itseltään, miten hyvin hän tuntee jokaisen tiimin jäsenen vahvuudet ja osaamisen, jotta tehtävien jakaminen onnistuu parhaimmalla mahdollisella tavalla.  Tämä valitettavan usein kaiken muun kiireen ohessa unohtuu.

IPMA Projektijohdon pätevyys määrittelee joukon johtajuuden käytösmalleja, joista seuraavassa muutama mielestäni erittäin tärkeä projektipäällikön taito:

  • Delegoi SMART tyylillä (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound) tehtäviä ryhmän jäsenille, joilla on tarvittava tietotaito ja antaa heille toimintavapauden (luottamus).
  • Innostaa, toiset työskentelevät mielellään hänen kanssaan (motivointi).
  • Osaa palkita ja ryhtyä korjaaviin toimenpiteisiin ryhmän jäsenten hyväksymillä tavoilla (motivointi).
  • Pysyy rauhallisena kriisin aikana, välttää paniikkia.
  • Omaksuu johtamistyylin, joka on ominainen tietylle ryhmälle ja työtilanteelle, on avoin palautteelle.

The ”P” in PM
is as much about
PEOPLE
MANAGEMENT
as it about
PROJECT
MANAGEMENT
(Cornelius Fichtner)
Projektiviestintä

Projektiviestintä on taito, jota ei kovin hyvin opita lukemalla projektinhallinnan kirjoja, vaan kokemuksen kautta. Projektiviestinnän osalta yksi kriittinen tekijä on onnistunut kick-off projektin alkaessa. Kick-off tilaisuuden eteen kannattaa nähdä vaivaa, sillä onnistuessaan se edesauttaa projektin onnistumista ja tukee projektiviestintää. Projektitiimin jäsenten ja vähintään projektin kriittisimpien sidosryhmien tutustuttua kasvokkain toisiinsa, on viestintä projektin edetessä esimerkiksi Skypen välityksellä huomattavasti helpompaa. Projektiviestintään on saatavilla useita työkaluja. Sidosryhmien määrästä ja sijainnista riippuen tulisi heti projektin alkaessa sopia miten projektin aikana viestitään ja mitä viestintätyökalua käytetään. Tärkeää on pitää säännölliset projektitiimipalaverit. Palaverin tarkoitus ei suinkaan ole se, että projektipäällikkö yksistään käy läpi projektin tilanteen, vaan käydään yhdessä läpi jokaisen osalta mitä on tehty, mitä tullaan seuraavaksi tekemään ja mitä haasteita on ollut. Tiimipalaverissa on hyvä mahdollisuus jakaa hiljaista tietoa, joita projektitiimin jäsenillä on runsain määrin ja oppia toisilta.




Tehtävienhallinta

Tehtävienhallinta liittyy hyvin kiinteästi johtamiseen ja viestintään. Kesällä 16-vuotiaat teinimme muistuttivat viestinnän tärkeydestä. Tehtävät tulee kuvata täsmällisesti ja ymmärrettävästi. Tapanani oli poikien kuskatessa hiekka- ja multakuormia osoittaa paikka epämääräisesti termeillä tuonne, sinne, talon taakse tehostaen viestintää osoittamalla kädellä. Teinit kyllä uskalsivat kyseenalaistaa epämääräisen tehtävänannon ja vaativat tarkan tiedon, mihin täsmälleen kuorma tulee kipata. Tiimissä voi kuitenkin olla jäseniä, jotka eivät välttämättä uskalla kysyä. Projektipäällikön tuleekin muistaa varmistaa, että tehtävänannot on ymmärretty oikein.

Tehtäviä ei tehdä siiloissa, vaan tehtäviin tulisi kaikilla projektin jäsenillä olla reaaliaikainen näkyvyys eli mitä kukin tekee missäkin vaiheessa ja miten tehtävät riippuvat toisistaan. Hyvin usein käytetty Excel-dokumentti ei välttämättä ole kaikista toimivin työkalu isossa projektitiimissä. Usein koetaan, ettei työkalulla ole tehtävienhallinnassa niinkään merkitystä. Mielestäni sillä on hyvinkin ratkaiseva rooli projektin onnistumisen kannalta. Miten hallinnoida tehtäviä esimerkiksi monitoimittajaprojektissa jossa asiakaskin saattaa olla hajaantunut useampaan toimipisteeseen? 

Toimiva ja tarkoitukseen soveltuva tehtävienhallinta työkalu on suuri apu projektin tavoitteiden saavuttamiseksi. Tehtäviä tulee voida jakaa alitehtäviin ja niitä tulee voida kommentoida. Visuaalisuus on myös plussaa työkalulle. Joku tykkää käyttää Kanban menetelmää, joku tykkää nähdä tehtävät priorisoituina listana. Hyviä työkaluja on saatavilla paljon, esimerkiksi Agendium, Asana, eeedo, Jira, Trello, Yammer, Planner ja Todoist. Jokainen näistä varmasti päihittää projektipäällikön koneella, tai jossain verkon kulmalla, olevan Excel-dokumentin.


Miten voin kehittyä projektipäällikkönä?

Eräs hyvä keino kehittää projektipäällikön taitoja on mentorointi. Tehokas mentorointi auttaa parantamaan sekä projektinhallintaa että projektipäällikön käytännön taitoja ja osaamista. Hyvä mentori ei vain jaa neuvoja, vaan kuuntelee ja kysyy kysymyksiä, jotka auttavat mentoroitavaa löytämään ratkaisuja haasteisiin itse. Esimerkiksi projektien riskienhallintaa mentoroitaessa tarkoitus ei suinkaan ole, että mentori työstää valmiiksi riskianalyysin, vaan oman kokemuksen ja osaamisen pohjalta ohjaa analyysin tekemisessä. Mentorilla tulee olla laaja-alaista kokemusta erilaisista projekteista erilaisista ympäristöistä. Mentori antaa aloitteleville projektipäälliköille sellaista tietoa ja osaamista, mitä karttuu yleensä vain vuosien kokemuksella. Mentorointi onkin erinomainen tapa opastaa uusi tai junior tason projektipäällikkö tehtäviinsä.

Omia projektipäällikön taitojaan voi mitata projektin jälkeen tehtävällä kyselyllä, joka lähetetään projektitiimin jäsenille, ei vain asiakkaalle, kuten yleensä tehdään. Olen käyttänyt luomaani kysymyspatteristoa omissa projekteissani Webropolilla toteutettuna kyselynä. Kyselyn tulokset antavat hyvää pohjaa sille, mitä taitoja tulisi kehittää.

tiistai 11. huhtikuuta 2017

Tehtävienhallinta projektin onnistumisen pullonkaula?

Projektien onnistumisen haasteena on usein resurssien- ja aikataulunhallinta. Harvoin syyksi mainitaan epäonnistunutta tehtävienhallintaa, vaikka tämä saattaa usein, ainakin osaltaan, olla syynä edellä mainittuihin ongelmiin. Olen projekteissani kuullut mm. seuraavanlaisia kommentteja: ”Liian monta projektia päällekkäin, ei pysty hoitamaan tehtäviä sovitussa ajassa” tai ”puhtaasti toive ajattelua, että projektityöt on mahdollista tehdä siinä sivussa päätyön lisäksi”. Nämä ovat hyvin tyypillisiä haasteita.


Muokkasin perinteisestä projektikolmiosta uuden version tehtävienhallinnan näkökulmasta. Keskelle lisäsin viestinnän, sillä projektiviestinnällä on keskeinen rooli myös tehtävienhallinnassa. Kuten edellä mainituista kommenteista käy ilmi, ongelmiin vaikuttaa useampi tekijä ja joskus on vaikea osoittaa mistä ongelmat alkoivat ja mikä on juurisyy. Onko se epäonnistunut resurssienhallinta, tehtävienhallinta vai onko vika jo projektin huonosti suunnitellussa aikataulussa? 
Miten tehtävienhallinnalla voidaan vaikuttaa projektin onnistumiseen? Keinoja on monia ja tässä postauksessa käyn läpi ainoastaan tehtävienhallintaa vaikkakin resurssien-, tehtävien- ja aikataulunhallinta liittyvät saumattomasti toisiinsa.


Ilman yhteistä työkalua projektin tehtävienhallinta ei onnistu. Mietitäänpä projektia, jossa on mukana useampi toimittaja, alihankkija, tiimin jäseniä useasta eri yksiköstä ja asiakas aktiivisessa roolissa tiimin jäsenenä. Paljonko aikaa meneekään hukkaan pyöritettäessä pitkää tehtävälistaa, mahdollisesti Excelin avulla, osapuolelta toiselle – vaikkakin se oli pilvessä kaikkien saatavilla? Miten voidaan varmistaa, että jokainen on selvillä mitä kunkin pitää tehdä missäkin vaiheessa?

Uutta projektia aloitettaessa jaetaan tehtävät aluksi yleensä karkealla tasolla. Tehtävät täsmentyvät projektin eri vaiheissa. Projektitiimiin saattaa tulla eri vaiheissa uusia jäseniä, joille myös jaetaan tehtäviä. Yksi projektin onnistumisen edellytys on, että jokainen tiimin jäsen ymmärtää omien tehtäviensä merkityksen kokonaisuuden kannalta sekä riippuvuudet tehtävien välillä. Projekteilta vaaditaan yhä enemmän ketteryyttä, sillä projektit harvemmin etenevät alkuperäisen suunnitelman mukaan. Kaikkia tehtäviä ei voida listata projektin alkuvaiheessa. Projektitiimin on kyettävä reagoimaan muutoksiin hyvinkin ketterästi. Tehtävienhallinnan kanssa kulkee rinnakkain viestintä ja kommunikointi. Ei riitä, että tehtävät kirjataan jonnekin, ne pitää olla kaikkien osapuolten saatavilla nopeasti, helppokäyttöisesti ja mielellään visuaalisesti.

Työkaluja tehtävien hallintaan löytyy runsain määrin. Olen käyttänyt muun muassa Exceliä, Powerpointtia, Lotus Notesia, Accept360:ia, Outlookin tehtäväluetteloa, Jiraa, Trelloa, AgendiumiaTodoist-sovellusta, Hubspotia, Project-TOPia, MS Projectia ja MS Planneria. Näistä mielestäni parhaimmat ovat ehdottomasti Agendium ja Trello. Kummallakin sovelluksella on oma käyttötarkoituksensa ja käyttö riippuu mihin tarkoitukseen ja miten laajaan käyttöön sovellusta tarvitaan. Kumpikin sovellus perustuu Kanban-menetelmään, joka on visuaalinen ja auttaa ennakoimaan ja hallinnoimaan tehtävien kulkua. Kanban-menetelmä näyttää nykytilanteen ja mahdolliset ongelmat nopealla silmäyksellä. Lisäksi säästän vaivaa, kun tehtäviä voi siirtää nopeasti työnkulun vaiheista toiseen vain hiirellä vetämällä.

Trellosta olen käyttänyt vain ilmaisversiota, ja se on riittänyt hyvin puutteineenkin omaan käyttöön pienemmässä ympäristössä (maks. 10 käyttäjää). Trellossa pidän erityisesti tehtävien visuaalisesta ilmeestä. Trello on myös samantien käyttövalmis. Aluksi tarvitsee vain luoda uusi Kanban-taulu ja työnkulku. Aikaa tähän menee noin minuutti, mikäli et jää pähkäilemään työnkulun vaiheita. Suurimpana puutteena pidän taas alitehtävien ja yhteenvetojen (raportointi) puuttumista.



Agendiumia olen käyttänyt omien tehtävien hallintaan ja asiakasprojekteissa. Agendium taipuu hyvin moneen tarkoitukseen. Uudessa versiossa raportointikin alkaa olla jo melko kattava. Mallipohjien luonti on erinomainen ominaisuus toistuville työlistoille ja nopeuttaa suuresti työskentelyä. Tehtävät saa näkyviin Kanban-tauluna, aikajanalla sekä perinteisenä listana.



Olen koonnut tähän vinkkejä projektin tehtävienhallintaan. Työkalun valintaan en ota kantaa. Kuten aiemmin mainitsin, niitä on saatavilla runsain määrin ja valinta riippuu mm. projektin koosta, projektitiimistä ja projektin sidosryhmistä. Sovelluksia, jotka tukevat Kanban-menetelmää, on paljon muitakin kuin suosimani Agendium ja Trello. Esimerkiksi Officen mukana tulevaa Planneria kehitetään koko ajan. Planner on kätevä ja helppokäyttöinen työkalu, joka tällä hetkellä toimii pienissä yksittäisissä projekteissa.
LeanKit ja TargetProcess ovat hyviä vaihtoehtoja vaativampaan käyttöön. Jira taipuu moneen, mikäli löytyy osaava henkilö konfiguroimaan sen tarpeita vastaavaksi.


Vinkkejä (projektin) tehtävienhallintaan

1. Tee karkea tehtäväjaottelu (WBS, Work Breakdown Structure) projektinhallintatyökaluun. Työkalulla ei ole niinkään väliä, kunhan saat realistisen arvion projektin aikataulusta tärkeimpien etappien osalta. Projektilla on aina aloituspäivä (kickoff) ja määräpäivä (deadline).
2. Valitse tehtävienhallintaan vain yksi menetelmä ja yksi työkalu – huolimatta siitä, että toimittaja haluaa käyttää omaansa, asiakas haluaa käyttää omaansa jne. Sopikaa YKSI yhteinen sovellus, jota käytätte projektin ajan!
3. Riko isoja tehtäväkokonaisuuksia pienempiin tehtäviin ja alitehtäviin projektin edetessä. Peukalosääntönä tehtävän maksikoolla voidaan pitää 40 tuntia.
4. Varmista, että tehtävät osoitetaan oikeille henkilöille. Huomioi tiimin jäsenten osaaminen ja muut työt.
5. Määrittele tehtäville määräpäivät (deadline). Vaikka se olisi vain arvio, annettu määräpäivä lisää todennäköisyyttä saada tehtävä tehdyksi ajallaan.


6. Mieti tehtävien deadlinet yhdessä tekijöiden kanssa. Tehtävän suorittajan tulee olla mukana arvioimassa tehtävän kestoa ja tehtävän mahdollisia riippuvuuksia. Tehtävän suorittajalla on yleensä kokemusta ja tietämystä arvioida kauanko tehtävän suorittamiseen kuluu aikaa. Huomioi myös muut työtehtävät, riippuvuudet muista tehtävistä ja toimittajien osuus ja vaikutukset tehtäviin. 
7. Priorisoi tehtävät selvästi ja ymmärrettävästi. Älä käytä ”ASAP” (as soon as possible) tai ”valmis ennen tehtävä X:ää” tai muita epämääräisiä ilmauksia. 
8. Tehtävän nimellä (otsikolla) on merkitystä. Otsikon tulee vastata tehtävän kuvausta ja antaa ensi silmäyksellä kuva mitä tehtävän odotetaan tekevän. Esimerkiksi tehtävä ”Kirjoita kampanjaan blogi” ei kerro juurikaan mitään. Sen sijaan esimerkiksi ”Kirjoita viikkopostaus kampanjan Y blogiin X” kertoo jo enemmän mitä pitää tehdä ja kenelle. Tehtäväkuvaus sisältää yksityiskohtaisempaa tietoa postauksen aiheesta, pituudesta yms. 
9. Visualisoi. Kanban-menetelmä on erinomainen, oli käytössä sähköinen työkalu tai seinätaulu PostIt lappuineen.

10. Käy tehtäviä läpi säännöllisesti. Aikataulut muuttuvat, uudelleen priorisointia tarvitaan ja henkilöt projektissa saattavat vaihtua. Projektin kriittisimmissä vaiheissa tehtäviä tulee käydä yhdessä useammin läpi. Esimerkiksi yliheitot, jotka usein tehdään viikonloppuisin varsinaisen työajan ulkopuolella, ovat haastavia. Tietoliikenneoperaattorin vaihto organisaatiossa vaatii melkoisesti erilaisia tehtäviä ennen yliheittoa, yliheiton aikana sekä yliheiton jälkeen, puhumattakaan yllättävistä jälkitöistä, joita usein ilmaantuu ja jotka vaativat useamman eri osapuolen panostusta. Näissä tapauksissa tehtävien jakaminen oikeille osapuolille on tapahduttava nopeasti ja kuittaamalla tehtävät tehdyksi varmistetaan, että kaikki tarvittava on tehty ajallaan.
Linkkejä:
Try Kanban Board - the #1 way to improve the efficiency of your team