Googletin taannoin projektipäällikön taidoista. Listat osaamisalueista olivat melko yksimielisiä, vain järjestys vaihteli. Kahden tärkeimmän joukossa usein vuorottelivat viestintä ja johtajuus. Tosin oli listoja, joissa viestintä ei päässyt edes viiden tärkeimmän joukkoon. Mielestäni viestintä on yksi tärkeimmistä taidoista mikä kehittyy oppimisen kautta projekti projektilta. Viestintää voi myös opiskella, kuten aikataulun hallintaakin, mikä oli kolmanneksi yleisimpänä osaamisen alueena. Tekniset taidot mainittiin, mutta näillä tarkoitettiin projektissa käytettäviä pätevyyksiä, kuten aikataulun hallintaa, budjetointia ja kustannusarviota yms.
Miten syvällisesti projektipäällikön tulisi ymmärrettävä asiakkaan liiketoimintaa esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmää käyttöönotettaessa? Entä projektinhallintasovelluksen käyttöönotossa ympäristöä, jossa sovellus otetaan käyttöön? Omat haasteensa tuo integraatiot, joita monesti tulee eteen isompien sovellusten käyttöönotoissa. Tuskin yksikään projektipäällikkö hallitsee kaikki mahdolliset integroitavat sovellukset, mutta hänen tulee hallita integraation perusperiaatteet. Lisäksi mielestäni projektipäälliköllä tulee olla ymmärrystä sekä liiketoiminnasta että teknologiasta. Mikäli projektitiimi, projektipäällikkö ja asiakas, eivät puhu yhteistä kieltä ja ymmärrä toisiaan, on projektin johtaminen varmasti haastavaa tai ainakin stressaavaa.
Projektipäälliköllä tulee siis olla kykyä omaksua nopeasti tarvittavat tekniset, liiketoiminnalliset ja tarvittaessa kulttuurilliset tiedot hypätessään projektista toiseen. Projektipäällikön työ on jatkuvaa oppimista. Olen oppinut todella paljon erilaisissa projekteissa projektitiimin jäseniltä. Vaikka toista samanlaista projektia ei ole tullut, niin aiemmista projekteista jää aina jotain mitä voi hyödyntää tulevissa projekteissa. Laskeskelin, miten monta sovellusta olenkaan oppinut toimiessani eri organisaatiossa projektipäällikkönä. Pelkästään projektinhallintasovelluksia on melkoinen määrä, esim. MyParm, Severa, Project-TOP, MS Project 2013, Project Online, ValueFrame, Planner, Jira, Worklist ja Trello.
Tekniset taidot eivät saa olla kriittinen tekijä projektin menestyksen kannalta. Hyvä projektipäällikkö osaa tasapainottaa teknisten taitojensa puutteen resursoimalla projektiin oikeita asiantuntijoita oikeaan aikaan sekä poistaa esteitä projektitiimin jäsenten tieltä. Tekninen osaaminen ei välttämättä ole siis pakollista. Omasta kokemuksestani voin sanoa, että siitä on hyötyä esimerkiksi oikeiden resurssien hankkimisessa, ongelmien ratkomisessa, viestinnässä sidosryhmille sekä projektin riskien määrittämisessä. Erityisen hyödylliseksi koen sen, että ymmärrän mistä asiantuntijat ja asiakas puhuvat.
Tärkeintä mielestäni on, että projektipäälliköllä on riittävästi tietoa esittää oikeita kysymyksiä oikeaan aikaan ja ohjata projektitiimiä kohti onnistunutta lopputuotosta. Mikäli itseltäni ei löydy tarvittavaa osaamista, se tietää uuden opiskelua. Kuten aiemmin totesin, projektipäällikön työ on jatkuvaa oppimista. Oli kyse IT-, talon- tai sillanrakennusprojektista, lyhenteiltä ja erikoistermeiltä ei voi välttyä. Yksi tärkeimmistä taidoista on osata tasapainotella sopivalla tasolla johtamisen ja asiantuntijuuden (sis. liiketoiminta/sovellus/teknologia) välillä. Tärkeää on ymmärtää riittävästi, jotta voi keskustella tiimin ja sidosryhmien (erityisesti asiakkaan) kanssa.
Projektipäällikön osaamisessa nousi esiin myös neuvottelu- ja organisointitaidot sekä ongelmien ratkaiseminen. Ongelmien ratkaisemiseen liittyy mm. riskienhallinta, sillä esteiden poistaminen on projektipäällikön olennainen taito. Kun riskejä ja mahdollisuuksia tunnistetaan ja niille löydetään ratkaisut ennen niiden syntymistä, on projektin onnistuminen varmempaa. Mikäli riski on päässyt jo realisoitumaan, ja ongelma syntynyt, silloin keskeinen taito on osata kysyä oikeat kysymykset ongelman ratkaisemiseksi.
Neuvottelu- ja organisointitaitoja tarvitaan, kun neuvotellaan resursseista, budjetista, aikataulusta, laajuudesta ja monista muista asioista. Hyvät neuvottelutaidot omaava projektipäällikkö kykenee ratkaisemaan konflikteja löytämällä win-win-lopputuloksen.
Yhteenvetona seitsemän mielestäni tärkeintä osa-aluetta, joissa projektipäälliköltä vaaditaan osaamista:
- Johtajuus (projektin, projektitiimin ja sidosryhmien hallinta, taito tulla toimeen erilaisten ihmisten kanssa, ihmisten johtaminen)
- Suunnittelu (aikataulun-, laajuuden- ja tehtävienhallinta, organisointi- ja delegointikyky, priorisointi)
- Viestintä (ymmärtää eri sidosryhmien viestintätarpeet)
- Ongelmanratkaisutaidot (taito ennakoida ja puuttua ongelmiin ajoissa, sekä hallita eri ongelmanratkaisu menetelmiä)
- Päätöksentekokyky (kyky punnita eri vaihtoehdot, löytää ratkaisut)
- Riskienhallinta (riskien tunnistaminen ja ennalta ehkäiseminen)
- Tekniset taidot (ymmärrys asiakkaan tarpeesta/projektin lopputuotoksesta, tekninen osaaminen sekä yhteinen kieli. Mitä isompi projekti, tulee projektipäälliköllä olla tietoa ja taitoa, jolla taataan tiimiin tarvittava osaaminen oikeaan aikaan hukkaamatta resurssien aikaa turhaan)
Kukin edellä mainituista seitsemästä kohdasta ansaitsisi oman postauksensa. Listasin kyseiset osa-alueet oman kokemukseni perusteella, joten osa-alueita ja niiden prioriteettijärjestystä saa toki haastaa. Järjestys vaihtelee varmasti projektista riippuen, joten yhtä oikeaa listaa on mahdoton koota. Lisäksi kokoamani lista on lähinnä IT-projektien näkökulmasta. Mikäli kyseessä olisi esim. ison liikekeskuksen rakentaminen, nostaisin tekniset taidot ensimmäiseksi.
Mitkä omasta mielestäsi ovat seitsemän tärkeintä projektipäällikön osaamisen aluetta? Mikä on haastavin osa-alue osaamisen kannalta?
Hyödyllisiä linkkejä:
Mielenkiintoinen postaus hyvinvoinnista (hyvinvoinnin neljä “kivijalkaa” projektipäällikön näkökulmasta)
