Projektin opittujen asioiden (Lessons Learned) koonti, hukkaan heitettyä aikaa?

Mulla päättyi vähän aikaa sitten melko vaativa, kuuden kuukauden mittainen projekti. Projektin ajan kokosin vanhasta tottumuksesta listaa opituista asioista, ja projektin päätyttyä kävin läpi aiempien vuosien mittaan eri projekteissa kokoamiani opittuja asioita. Tämä toki olisi kannattanut tehdä jo tämän edellisen haastavan projektin alkuvaiheessa, mutta parempi myöhään kuin ei milloinkaan.

Käydessäni läpi vanhoja dokuja jäin miettimään, kuka vastaa opittujen asioiden kokoamisesta? Miksi näitä kerätään? Miten? Millä työkalulla? Kenelle? Mitä hyötyä näiden keräämisestä on? Projektipäällikköhän tyypillisesti vastaa siitä, että näitä asioita kootaan mielellään koko projektin ajan, ei vain projektin päätyttyä. Jokaisen projektitiimin jäsenen velvollisuus on myös kirjata löydöksiään. Omissa projekteissani olen huomannut, etteivät projektitiimin jäsenet aina uskalla tuoda kokemuksiaan esiin. Joskus taas on ollut hyvinkin innokkaita tiimin jäseniä ja opittujen asioiden koosteesta on tullut pitkä. Koska toimin ulkopuolisena projektipäällikkönä, pääsen harvoin näkemään, miten koottuja oppeja hyödynnetään. Vain muutamassa tapauksessa olen toimittanut projektin päätyttyä kokoamani opitut asiat organisaation johdolle, sillä olen tiennyt, että asioihin reagoidaan ja niitä hyödynnetään jatkossa. Muutoin hyöty on jäänyt ainoastaan itselleni, uusissa projekteissa hyödynnettäväksi.

Miltei poikkeuksetta aiemmin kokoamani opitut asiat sisälsivät ainoastaan asian ja ehdotuksen, mitä sille voisi tehdä. Esimerkiksi:

1.      Eri sidosryhmien tehtävien tarkempi suunnittelu/aikatauluttaminen

Verkkopuolen henkilöt tulee ottaa jatkossa aiemmin mukaan - tai ainakin tiedottaa missä mennään, jotta he osaavat varautua ja arvioida milloin heidän panostaan tarvitaan.

2.      Projektin Kickoff pidettiin Hesassa kasvokkain. Todella hyvä ratkaisu, sillä osapuolista osa ei ollut tavannut aiemmin. Mukaan olisi kuitenkin voinut kutsua koko projektitiimin, muutama jäi puuttumaan.

Juuri päättyneen projektin puolivälissä tajusin, että ei riittänytkään se, että kirjattiin opittu asia ja mitä sille voitaisiin jatkossa tehdä. Niinpä lisäsin dokuun keskelle sarakkeen ”vaikutus” (opittu asia – vaikutus – miten kehittää). Alla yksi esimerkki projektin opituista asioista.

Nokiassa työskennellessäni projektien retrospectiveissä mulla oli tapana koota opitut asiat postit lapuilla seinälle alla olevan kuvan mukaisen rungon mukaisesti.

Tiimin jäsenet miettivät ensin (jolleivat olleet jo valmistautuneet sprintin aikana) itsekseen rauhassa sprintin aikana opittuja asioita, jonka jälkeen asiat laitettiin seinälle ja keskusteltiin avoimesti havainnoista. Erityisen hyvää retrospectivessä oli se, että asioihin reagoitiin nopeasti. Asioille nimettiin vastuuhenkilö ja sovittiin deadline, jolloin asiat etenivät nopeasti ja kehitystä tapahtui jo projektin aikana.

Useimmiten opittuja asioita kerätään vasta projektin jälkeen erillisessä tilaisuudessa, jolloin opitut asiat ovat hyödynnettävissä tulevissa projekteissa. Vaikka opittuja asioita kerättäisiinkin jo projektin ajan, niin toimenpiteitä ei välttämättä kohdisteta jo projektin aikana (usein kiireeseen vedoten). Hyvä kysymys on, kenelle jatkotoimenpiteet jäävät? Jonkun tulisi varmistaa, että palaute on kaikkien saatavilla ja tulokset jaetaan myös muille projekteille. Tätä tarkoitin kysymyksellä, onko tämä kaikki hukkaan heitettyä aikaa?

Mikäli yrityksessä on PMO, vastuu luonnollisesti kaatuu PMO:lle. Mikäli PMO:ta ei ole, on tilanne haastavampi ja jää projektipäällikön tai projektipäälliköiden vastuulle. Opitut asiat voidaan esimerkiksi jakaa muille esimerkiksi tähän tarkoitukseen luodun hakemiston tai tietokannan avulla, josta muut voivat käydä läpi muiden projektien koosteita. Käydessäni läpi omia vanhoja koosteita, huomasin että muutamat asiat toistuivat useissa projekteissa koska kyseessä oli eri organisaatioiden projekteja. Aina ei kaikkia aiemmin opittuja asioita tule huomioitua organisaation vaihtuessa eikä välttämättä voidakaan soveltaa. Joitain opittuja asioita voin kuitenkin hyödyntää uusissa projekteissa eri organisaatioissa, esimerkiksi em. sidosryhmäanalyysin tekoa ja kickoffin pitämistä kasvokkain.

Saavutettavat hyödyt vs. asioiden kokoamiseen käytetty aika?

Samojen asioiden uudelleen tekemisestä aiheutuu todennäköisemmin organisaatiolle enemmän tai vähemmin kustannuksia, mikäli aikaisemmista projekteista ei ole opittu, vaan samat asiat ja virheet tehdään aina uudelleen. Käymällä läpi aiempien projektien opittuja asioita mahdollisesti vältettäisiin aiemmat epäonnistumiset. Organisaatiossa voidaan hyödyntää opittujen asioiden tietokantaa esimerkiksi projektin aikatauluun, kustannuksiin ja sisältöön liittyvien asioiden keräämisessä, jolloin uusissa projekteissa voidaan välttää projektin sisällön (laajuuden) ja aikataulun muutoksia, sekä resurssien käyttöön liittyviä ongelmia. Lisäksi arvioita työmääristä ja aikatauluista voidaan tehdä entistä tarkemmin hyödyntämällä opittuja asioita aiemmin onnistuneista projekteista tai epäonnistumisista.

Mitä opin edellisestä projektista?

Opittujen asioiden kokoaminen projektitiimin kesken on tarpeellista kiireestä huolimatta projektin alkuvaiheesta lähtien. Aloitin opittujen asioiden kokoamisen itsekseni. Sittemmin mukaan tuli projektin kaksi muuta projektipäällikköä. Asioita käytiin läpi ainoastaan projektipäälliköiden kanssa. Projektin tiukkaan aikatauluun vedoten asioita ei käyty läpi projektipalavereissa. Ei siis näin. Oppeja kerätään koko tiimin voimin, kiire ei saa olla esteenä. Projektin lopussa kävimme kuitenkin kootut opit läpi projektin ohjausryhmän kesken, pariinkin kertaan. Hyöty? Ei sitten mitään, ei tälle projektille, sillä projekti oli jo ohi. Lopuksi sentään kävin PMO:n kanssa nämä läpi, ja pitkä kooste jäi PMO:n hyödynnettäväksi, joten toisaalta täysin turhaa työtä ei varmaankaan tehty.

Olisi mielenkiitoista kuulla, miten muut projektipäälliköt kokoavat opittuja asioita, missä muodossa ja miten, sekä miten näitä hyödynnetään projektin jälkeen. Onko näiden keräämiseen olemassa jotain helppoa työkalua? Miten hyödyntää koottuja asioita ketterästi myös jatkossa?

Kun emäntä päätti vaihtaa nuorempaan: ei vaihtanutkaan!

Järki (ja tunteet) voitti :-) Emäntä ostikin itelleen onnistuneen projektin päätteeksi ihka uuden vastaavan (vaihtoi sentään väriä) ja mä jäin perheen toisen teinin käyttöön, joka saa toukokuussa kortin. Kävi tuuria kerrakseen, jos niin voi katsoa...

Emännällä on valitettavasti uus projekti vapaa-ajallakin (ei saa näemmä niistä tarpeekseen töissä). Nyt se päätti laittaa mut myyntiin. Neljä ja puoli vuotta mä olen sitä luotettavasti kuskannut ja kiitokseksi vaihtaa mut nuorempaan. Aatelkaa nyt! Miltä susta tuntuis, jos sun emäntäs sanois, että vaihtaa sut nuorempaan? 28.7.2014 nähtiin ekan kerran ja emäntä tykästyi muhun heti ekalla silmäyksellä. On niillä aiemminkin ollut audeja, muttei mun kaltaista A3:sta jos saan ite sanoa. Mun onni oli, että silloinen emäntä sai mut myytyä naiselle. Naisen omistukseen toki haluaisin nytkin, mutta kyllä miespuolisetkin kelpaa, kunhan lupaavat pitää musta hyvää huolta.

Emännän ensikosketus uuteen autoon 28.7.2014

Emäntä on pessyt mut aina käsin tai sitten käyttänyt muualla käsin pestävä. Mun maalipinta on upean metallinhohto sininen (S9S9 Scuba sinen, metalliväri), joten sitä pitää vahata säännöllisesti, jotta kiilto säilyy.  Eikä mua saa harjata lumesta kuin hyvin pehmeällä harjalla (tummasta näkyy kuulemma naarmut paremmin kuin valkoisesta). Mä oon tosi tarkka ulkonäöstäni ja emäntä on onnekseni melkoinen perfektionisti😊

Emäntä teetti mulla kerran Ilefixissä täyshoidon. Pesivät moottorinkin, vahasivat kunnolla ja paikkasivat yhden kiven iskin etupellilltä. Vahattu mua onkin paljon. Mulla on ollut ja on yhä talvisin kitkarenkaat. Niistä emäntä ei halua enää luopua. Mä en tykkää yhtään, kun muut viskoo nastojaan toisten päälle rikkoen laseja tai jättäen konepeltiin jälkiä. Mun kitkat on vasta vuoden vanhat ja niillä pärjää hyvin sekä maalla että kaupungissa.

Nyt mut on taas puunattu joka paikasta, sisältä ja ulkoo. Tällä kertaa tosin siksi että aikoo myydä mut. Kyllä nyt on paikat kirkkaana, pääsin lämpöseen autotalliinkin. Yleensä isäntä pitää siellä oman autonsa, pitää sitä muka mua parempana varmaan. Antaa sen nyt luulla niin, vaikka me muut tiedetään, että mä olen paljon kauniimpi. Mulla on katoksessa oma hyvä paikka. 

Mä olen todella hyvä ajettava sekä pitkillä matkoilla, että kaupunkiajossa (vaikken mä kaupungilla kovin paljoa ajele). Hämeenlinnan reissut emäntä tekee isännän autolla. Sanoo, että se on turvallisempi pitkillä matkoilla ja jykevämpi rekkoja ohittaessa. Kiero emäntä vaan on, eikä me kerrota isännälle, että me säästellään mun kilometrejä 😉 Mä on tosi hyvä ohituksissa, mä ampasen todella sutjakkaasti muiden ohi kunhan painetaan kaasu pohjaan, oon todella ketterä ja nopea reagoimaan. Liikennevaloistakin lähtiessä jätän muut taakse miettiin joko ne valot vaihtui. Säästän bensaakin tuolla tavalla.

Koiraa mulla ei oo kuskattu, sitä kuskataan vaan isännän autolla. Hevosen karvoja on saattanut olla, kun emäntä on käynyt tallilla. Mä kyllä pidän puoleni, ettei mitään karvoja tai moskia ole lattioilla tai penkeillä.

Kuvan koira ei kuulu kauppaan (raukka väsähti auton pesusta)

Katsastettukin mut on taas tammikuussa, kun emäntä vihdoin muisti, että pitäs käydä näyttäytymässä katsastuskonttorillakin joskus. Eihän mussa mitään vikaa ollut. Setä vaan muistutti törppöä emäntää, että voisi tulla ajallaan katsastaan.

MINÄ, A3 Sportback Attraction Business 1,4 TFSI 92 kW S tronic

Mulla on hieno taustapeili! Se tummenee automaattisesti pimiällä, kun takana ajaa auto. Ei ota emännän silmiin auton valot. On kuulemma lisävarusteena. Ratti tietenkin on nahalla päällystetty, ei palele kylmällä kädet. Muutama kuva vielä sisältäkin (Nettiautossa on lisää, ne pitäisi vaan uusia nyt kun siivottu kunnolla sisältäkin). 

Kilometrejä on tullut 177424, mutta paljon on vielä ajeluita edessä. Jakopään ketjun emäntä vaihdatti Tammer Dieselissä, vaikkei siinä mitään vikaa lopulta ollutkaan, mutta vaihtoivatpahan varmuuden vuoksi. Kai se vaihto jossain vaiheessa olisi tullut eteen.

Emäntä pyytää musta 10500 euroa, voin sanoa, että halvalla menee. Ei yhtään aattele tunnearvoa, miten mä olen turvallisesti sitä kuskannut talleille, töihin ja vaikka minne. Voihan mun uusi omistaja olla vielä parempi, ja pitää musta vielä parempaa huolta. Eihän sitä koskaan tiedä 😊 

Vähän teknisiä tietojakin.

Kolmella omistajalla ollut erittäin hyvässä kunnossa pidetty suomiauto. Lisävarusteena automaattisesti himmentyvä taustapeili, Xenon plus -ajovalot, Led huomiovalot, vakionopeussäädin ja keskikyynärnoja.

Jakopään ketju vaihdettu tammikuu/2017.

Teho: 92 kW / 125 Hv

Huippunopeus: 203 km/h (ei ole testattu)

Henkilömäärä: 5

Ovien lkm: 5 (yhä 5, kuten kuvista näkyy)

Kulutus:
Kaupunki: 7.4 l/100km
Maantie: 4.8 l/100km
Yhdistetty: 5.8 l/100km

Omamassa: 1 385 kg

Kokonaismassa: 1 870 kg

Ja peruskamaa:

Ajonvakautusjärjestelmä

LED-ajovalot

Luistonestojärjestelmä

Lukkiutumattomat jarrut (ABS)

Mäkilähtöavustin (emäntä tykkää tästä kovasti)

Turvatyynyt

Varashälytin

Xenon-ajovalot

Ajotietokone

Ilmastointi: Automaattinen

Keskuslukitus

Lohkolämmitin / Moottorilämmitin

Ohjaustehostin

Penkinlämmittimet (toimii erinomaisesti)

Sisätilanpistoke

Sähkökäyttöiset ikkunat

Sähköpeilit

Vakionopeudensäädin