Hyvä ja toimiva projektitiimi
Kysely projektitiimin jäsenten motivaatiotekijöistä on
edennyt viimeiseen kysymykseen. Muistin virkistykseksi anonyymissä kyselyssä
esitettiin viiden organisaation projektitiimin jäsenille seuraavat viisi
kysymystä:
5.
Mitkä ovat projektin onnistumisen tärkeimmät
tekijät?
Kyselyyn osallistuneilta tuli runsaasti loistavia ajatuksia
projektin onnistumiseksi, joten olen jakanut postauksen kahteen osaan. Olen
koonnut vastausten perusteella yhdeksän tärkeintä tekijää yhteenvedoksi ja lisännyt vinkkejä
käytännön toteutukseen ja projektin onnistumisen parantamiseen. Kymmenenneksi
olen lisännyt tekijän, jolla varmistetaan näiden yhdeksän onnistumisen
edellytyksen noudattaminen projektin aikana. Ensimmäisessä postauksesssa
käsittelen vastaajien mielestä neljä tärkeintä onnistumisen tekijää, ja
seuraavassa postauksessa loput. Jokainen voi itse laittaa nämä
onnistumisen tekijät tärkeysjärjestykseen omien näkemystensä mukaan, lisätä
jonkun muun tekijän tai poistaa jonkun ”vähemmän tärkeän” tekijän. Vastaajien
kommentit on merkitty postaukseen kursiivilla suluissa.
Kyselyyn vastanneiden mielestä suurimmat tekijät projektin
onnistumiseksi oli
- selkeä tavoite ja hyvin määritelty projekti,
- selkeät vastuut ja roolit, kuten eräs vastaajista kiteytti: ”Se, että jokainen tuntee täsmälleen yhteiset tavoitteet ja oman roolinsa”
- omistautuneita ja motivoituneita tiimin jäseniä, jotka ovat sitoutuneet tekemiseen, esimerkiksi: ”Projektiin omistautuneet tekijät”, ”motivoituneet ja toistensa kanssa hyvin toimeentulevat henkilöt, ”Sitoutuneisuus tavoitteiden saavuttamiseen tiimin jäsenten kanssa”.
Seuraavaksi painotettiin ammattitaitoisia ja osaavia projektin jäseniä sekä erityisesti
projektipäällikön osaamista (”PP:lla on osaamista projektin johtamisessa”,
”asiaan perehtynyt projektipäällikkö”, ”Ambitiolla
työtään tekevä projektipäällikkö, joka liidaa keikan asiantuntijaresurssien
kanssa maaliin”). Vastauksissa mainittiin myös palkitseminen ja palaute (”lopussa kunnollinen palaute ja oppiminen
tehdyistä virheistäkin"). Projektikolmiosta mainittiin useasti aikataulun merkitys onnistumisen
kannalta, kuten esimerkiksi ”Sopivan
haasteelliset aikataulut…” ja ”realistinen
aikataulu”.
Kuva 1 Pasaatin projektikolmio
Vastauksissa painottui selvästi projektikolmion oikea kulma,
ihmisten osuus projektin onnistumisessa. Yksikään vastaajista ei maininnut teknologioihin
tai esimerkiksi prosesseihin liittyviä asioita. Olisikin mielenkiintoista tehdä
sama kysely projektipäälliköille. Painotus saattaisi olla hyvinkin erilainen,
vai olisiko?
Yhteinen tavoite, ongelman ymmärtäminen
Projektin omistajalla, ohjausryhmän jäsenillä,
projektipäälliköllä, projektitiimillä, loppukäyttäjillä ja muilla kriittisillä
sidosryhmillä tulee olla yhtenäinen ymmärrys projektin tavoitteesta. Mitä
ongelmaa projektin avulla ratkaistaan? Mikä on odotettu lopputulos ja sen
merkitys loppukäyttäjälle? Kuinka usein projektin lopputuotoksen
merkityksellisyyttä ajatellaan sen ruohonjuuritason loppukäyttäjän
näkökulmasta? Miten tuotos vaikuttaa loppukäyttäjän jokapäiväiseen työhön? Mitä
vaikutusta sillä on työskentelymenetelmiin? Mitä hyötyjä projekti tuo? Projektitiimin
jäseniltä tuli tähän liittyen useita erinomaisia kommentteja, kuten esimerkiksi
seuraavat: ”Projektin lopputuloksen
merkityksellisyyden sisäistäminen/ymmärtäminen.” ja ”Tehtävänannon tai ongelman kunnollinen tai jopa syvällinen ymmärtäminen.”
Projektin tavoitteen tulee vastata kysymyksiin MITÄ, MIKSI ja KENELLE.
Projektin suunnitteluvaihe on projektin kriittisin vaihe,
johon tulee panostaa, vaikkakin tämä koetaan monesti liikaa aikaa vieväksi.
Tavoite tulee määritellä yhdessä asiakkaan kanssa ja se tulee jalkauttaa
viimeistään kick off tilaisuudessa muille kriittisten sidosryhmien jäsenille sekä
projektitiimin jäsenille, mikäli he eivät ole osallistuneet tavoitteiden
määrittelyyn. Ohjausryhmä on myös perehdytettävä uuteen projektiin. Tavoitteet
tulee olla mitattavissa. Selvät ja mitattavat tavoitteet auttavat määrittämään
ja pitämään kurissa projektin laajuutta, scope creepiä. SMART-sääntö
kannattaakin pitää mielessä koko projektin ajan.
Vastuut ja roolit,
organisointi
Projektin aloitusvaiheessa suosittelen tekemään kattavan
sidosryhmäanalyysin, jossa määritellään jokaisen sidosryhmän, esimerkiksi
ohjausryhmän jäsenten, asiakkaan ja toimittajan roolit projektissa.
Projektitiimin, joka on vastuussa projektin suunnittelusta ja toteutuksesta,
roolit ja vastuut määritellään tarkemmin. Projektipäällikön vastuulla on
varmistaa, että jokainen myös ymmärtää oman roolinsa ja oman työnsä merkityksen
projektin onnistumiseksi. Projektin kriittisille avainhenkilöille on
muistettava määritellä varahenkilöt.
”Projekti on hyvin
organisoitu. Sen avulla mm. täsmennetään ja kannetaan vastuuta - syntyy roolit.”
”Ohjausryhmän ja projektin omistajan tuki keskiössä.”
”Se että jokainen tuntee täsmälleen yhteiset tavoitteet ja oman roolinsa”
”Ohjausryhmän ja projektin omistajan tuki keskiössä.”
”Se että jokainen tuntee täsmälleen yhteiset tavoitteet ja oman roolinsa”
Sidosryhmäanalyysin tekemisestä on suuri apu projektia organisoitaessa. Sen avulla varmistetaan, että kaikki projektiin vaikuttavat sekä tahot, joihin projekti vaikuttaa, tulee huomioitua. Projektin organisoinnissa tulee huomioida eri sidosryhmien osallistuminen projektin eri vaiheisiin ja ennakoida resurssitarpeita jo hyvissä ajoin.
Kuva 2 Yhteenveto projektipäällikön, projektitiimin jäsenten
ja ohjausryhmä jäsenten vastuista
Osaaminen ja osaamisen kehittäminen
Usein puhutaan projektipäällikön urapolusta ja projektipäälliköille
kohdistetuista koulutuksista, tarvittavista taidoista ja osaamisesta. Entä
projektitiimin jäsenet? Usein yrityksissä unohdetaan projektitiimin jäsenet
kokonaan. Projektipäällikkö suorittaa tahollaan sertifikaatteja ja käy
kursseilla parantamassa osaamistaan.
Miten projektitiimin jäsenet voivat kehittää projektinhallinnan
osaamistaan? Mitä osaamista projektitiimin jäsen tarvitsee? Mitä ovat ”Ammattitaitoiset
ja osaavat projektin jäsenet”? Oman kokemukseni pohjalta projektitiimin
jäsenenä ja projektipäällikkönä toimiessani seuraavat kuusi taitoa ovat edellytyksenä
projektitiimin jäsenelle:
- Oman alan substanssiosaaminen
- Perustietämys ja ymmärrys projektinhallinnasta
- Ongelmanratkaisutaitoja
- Viestintätaitoja
- Yhteistyötaitoja (tiimityöskentely)
- Organisointitaitoja
Eräs keino kehittää osaamistaan on lukea omatoimisesti alan
kirjallisuutta. Tämä ei oppimisen kannalta ole välttämättä parhain ratkaisu.
Yksin puurtaminen teoreettisen kirjallisuuden parissa ei välttämättä houkuttele
moniakaan ja opitun soveltaminen käytäntöön saattaa jäädä. Oman työn ohessa
jää harvoin aikaakaan keskittyä omatoimiseen opiskeluun. Toinen vaihtoehto on sertifioitua,
kuten projektipäällikötkin. Projektipäälliköille saattaa olla tuttu PMI:n PMP
sertifikaatti. Harva tietää, että PMI tarjoaa myös projektitiimin jäsenille
sertifiointeja. Certified
Associate in Project Management (CAPM®) on tarkoitettu projektitiimin
jäsenille, jotka haluavat kehittää taitojaan toimia projektitiimissä. Tämäkään,
hyvin teoreettisena ratkaisuna, ei mielestäni ole kovin hyvä ratkaisu.
Kolmas vaihtoehto
on osallistua ulkopuolisen järjestämälle kurssille. Projektitiimit ovat usein
virtuaalisia, ja tiimin jäsenet tekevät myös linjaorganisaation tehtäviä tai
ovat useammassa projektissa yhtä aikaa. Tällöin osallistuminen päivänkin
kurssille saattaa tuntua mahdottomalta. Kurssille osallistumisessa on se hyvä
puoli, että kurssilla tapaa myös muita, voi keskustella ja jakaa osaamistaan ja
oppia muilta osallistujilta. Opittujen
asioiden soveltaminen omaan työhön kurssin jälkeen ei välttämättä olekaan niin
helppoa kuin kurssilla teoriassa kuultuna.
Vaihtoehtona
voi olla myös yrityskohtainen työpajamainen päivän koulutus. Työpajassa käydään
läpi ensin teoreettisesti perusasioita, ja sen jälkeen pohditaan yhdessä
ryhmätöiden merkeissä omien projektien haasteita ja ratkaisuja niihin. Tällöin
saadaan siirrettyä hiljaista tietoa tiimin jäsenien kesken. Soveltamalla
asioita käytäntöön tapahtuu oppimistakin huomattavasti paremmin.
Kuva 3 Osaamisen kehittäminen projektissa
Neljäs vaihtoehto on osallistua webinaareihin. Olen
kouluttanut mm. projektiviestintää, sekä pitänyt projektinhallinnan webinaareja
projektitiimin jäsenille. Tunnin pituiset webinaari-sessiot ovat loistava keino
kehittää osaamistaan, sillä aikaa ei kulu liikaa, ja aihe on usein selkeästi
rajattu tiettyyn projektinhallinnan osa-alueeseen. Vuorovaikutus on haasteena
webinaareissakin. Kysymyksiä voi laittaa koko webinaarin ajan, mutta keskustelu
ei rajoitetun aikataulun vuoksi ole mahdollista.
Lessons Learnt tilaisuudet ovat myös erinomainen keino jakaa
osaamista. Yksi projektitoimiston vetäjän tai projektisalkun omistajan
tehtävistä on järjestää yrityksen koko projektihenkilöstölle Lessons Learnt-tilaisuuksia,
joissa jaetaan tietämystä ja kokemuksia muiden kanssa. Ennen kaikkea näissä
tilaisuuksissa siirtyy hiljaista tietoa, jota muutoin on haasteellista jakaa.
Tiimityö ja tiimityötaidot
Projektitiimin jäsenet ovat oman alansa asiantuntijoita ja tulevat usein linjaorganisaation eri yksiköistä. Projektitiimissä saattaa olla mukana myös asiakas, loppukäyttäjä, toimittajan edustaja ja muita sidosryhmien edustajia projektin eri vaiheissa. Jokainen tiimin jäsen on yksilö, ja joskus työskentely uusien tiimin jäsenten kanssa aiheuttaa haasteita. Tiimin jäsen tarvitsee mm. seuraavia tiimityötaitoja:
- Suullista ja kirjallista viestintää
- Ongelman ratkaisutaitoja
- Konfliktien hallintaa
- Taitoa kuunella ja huomioida muita tiimin jäseniä
- Neuvottelutaitoja
- Kykyä antaa ja vastaanottaa palautetta
- Positiivista asennetta
Kuva 4 Hyvän kuuntelijan taidot
LinkedInissä on jaettu ylläolevaa kuvaa
erinomaisesta kuuntelijasta. Kuva soveltuu hyvin projektityöskentelyyn,
erityisesti projektin viikkopalavereissa noudatettavaksi. Kuva tiivistää kaiken
tarpeellisen: dialogi, vuorovaikutus, palaute, avoimuus vaihtoehdoille ja
uusille ideoille, katsekontakti, non-verbaalinen viestintä ja empatia.
Aina kaikkien jäsenten kemiat eivät kohtaa (”Tiimin jäsenten välinen kemia”).
Virtuaalitiimeillä on usein haasteita, mikäli tiimin jäsenet eivät pääse
aloittamaan projektia yhdessä kasvotusten jolloin tutustuminen toisiin tiimin
jäseniin ja sitoutuminen projektiin luonnistuu paremmin. Projektipäällikön
rooliin ja vastuulle kuuluu luoda positiivinen me-henki tiimissä.
Tiimin jäseniltä odotetaan tiimisuuntautuneisuutta ja tiimityötaitoja, joita vastaajat ovat painottaneet,
esimerkiksi ”Motivoituneet ja toistensa
kanssa hyvin toimeentulevat henkilöt” ja ”Kaikki sitoutuvat tekemiseen ja päämäärään”. Tiimisuuntautuneisuudella
tarkoitan muiden tiimin jäsenten huomioimista tiimityöskentelyssä sekä empatiaa,
joka edellisessä kuvassakin mainittiin ja tiimin tavoitteiden laittamista
henkilökohtaisten tavoitteiden edelle.
Mitä ketterämpää tiimityöskentely on, sitä enemmän tarvitaan
avointa ja tiivistä kommunikointia, mikä edellyttää tiimin jäseniltä hyviä
sosiaalisia ja kognitiivisia taitoja sekä yhteistyökykyä. (”Vapaaehtoiset jäsenet, jotka tutustutetaan toisiin edes jollain
tasolla. Tiivis yhteistyö ja avoin kommunikointi, tavalla, jonka kaikki
ymmärtää.”) Sosiaalisia taitoja tarvitaan erityisesti tiimin ollessa
kuohuntavaiheessa, jolloin jäsenet tutustuvat toisiinsa. Kuohuntavaihe on
projektin haasteellisin vaihe. Silloin esiintyy eniten konflikteja vuorovaikutussuhteissa
ja kritiikkiä alkavaa projektia ja esimerkiksi tehtävänantoja kohtaan.
Kuva 5 Tiimin hioutumisen vaiheet
Suosittelen uuden projektin alkaessa projektitiimiä tekemään
Belbinin
tiimiroolitestin ja jakamaan tulokset tiimin jäsenten kesken. Testissä määritellyt
yhdeksän tiimiroolia kuvaavat henkilölle luonteenomaisia käyttäytymistapoja
suhteessa tiimin toisiin jäseniin. Tavoitteena on testitulosten avulla oppia
tuntemaan ja säätelemään omaa tapaa toimia eri tilanteissa sekä tunnistamaan omat
heikkoudet ja vahvuudet.
Seuraavassa postauksessa käyn läpi loput kuusi projektin onnistumisen tekijää. Sitä odotellessa itse kukin voi jatkaa listaa oman näkemystensä mukaan!
Mitä, miksi ja kenelle on ehdottomasti tärkein kysymys. Olen myös huomannut sen miten tärkeää on että kaikki tiimin jäsenet ovat motivoituneita. Sisareni kertoi että heille on tulossa apua ulkoisesti projektin organisointiin ja saavat koulutusta siihen. Sisäisesti homma ei ole ilmeisesti oikein pelittänyt, en tiedä sitten onko ongelmia ollut juurikin mainituissa osa-alueissa.
VastaaPoista