Mulla päättyi vähän aikaa sitten melko vaativa, kuuden
kuukauden mittainen projekti. Projektin ajan kokosin vanhasta tottumuksesta
listaa opituista asioista, ja projektin päätyttyä kävin läpi aiempien vuosien
mittaan eri projekteissa kokoamiani opittuja asioita. Tämä toki olisi
kannattanut tehdä jo tämän edellisen haastavan projektin alkuvaiheessa, mutta
parempi myöhään kuin ei milloinkaan.
Käydessäni läpi vanhoja dokuja jäin miettimään, kuka vastaa opittujen asioiden kokoamisesta? Miksi näitä kerätään? Miten? Millä
työkalulla? Kenelle? Mitä hyötyä näiden keräämisestä on? Projektipäällikköhän
tyypillisesti vastaa siitä, että näitä asioita kootaan mielellään koko
projektin ajan, ei vain projektin päätyttyä. Jokaisen projektitiimin jäsenen
velvollisuus on myös kirjata löydöksiään. Omissa projekteissani olen huomannut,
etteivät projektitiimin jäsenet aina uskalla tuoda kokemuksiaan esiin. Joskus
taas on ollut hyvinkin innokkaita tiimin jäseniä ja opittujen asioiden
koosteesta on tullut pitkä. Koska toimin ulkopuolisena projektipäällikkönä,
pääsen harvoin näkemään, miten koottuja oppeja hyödynnetään. Vain muutamassa
tapauksessa olen toimittanut projektin päätyttyä kokoamani opitut asiat
organisaation johdolle, sillä olen tiennyt, että asioihin reagoidaan ja niitä
hyödynnetään jatkossa. Muutoin hyöty on jäänyt ainoastaan itselleni, uusissa
projekteissa hyödynnettäväksi.
Miltei poikkeuksetta aiemmin kokoamani opitut asiat sisälsivät
ainoastaan asian ja ehdotuksen, mitä sille voisi tehdä. Esimerkiksi:
1. Eri sidosryhmien tehtävien
tarkempi suunnittelu/aikatauluttaminen
Verkkopuolen
henkilöt tulee ottaa jatkossa aiemmin mukaan - tai ainakin tiedottaa missä
mennään, jotta he osaavat varautua ja arvioida milloin heidän panostaan
tarvitaan.
2. Projektin Kickoff
pidettiin Hesassa kasvokkain. Todella hyvä ratkaisu, sillä osapuolista osa ei
ollut tavannut aiemmin. Mukaan olisi kuitenkin voinut kutsua koko
projektitiimin, muutama jäi puuttumaan.
Juuri päättyneen projektin puolivälissä tajusin, että ei
riittänytkään se, että kirjattiin opittu asia ja mitä sille voitaisiin jatkossa
tehdä. Niinpä lisäsin dokuun keskelle sarakkeen ”vaikutus” (opittu asia
– vaikutus – miten kehittää). Alla yksi esimerkki projektin opituista asioista.
Nokiassa työskennellessäni projektien retrospectiveissä
mulla oli tapana koota opitut asiat postit lapuilla seinälle alla olevan kuvan mukaisen
rungon mukaisesti.
Tiimin jäsenet miettivät ensin (jolleivat olleet jo
valmistautuneet sprintin aikana) itsekseen rauhassa sprintin aikana opittuja
asioita, jonka jälkeen asiat laitettiin seinälle ja keskusteltiin avoimesti
havainnoista. Erityisen hyvää retrospectivessä oli se, että asioihin reagoitiin
nopeasti. Asioille nimettiin vastuuhenkilö ja sovittiin deadline, jolloin asiat
etenivät nopeasti ja kehitystä tapahtui jo projektin aikana.
Useimmiten opittuja asioita
kerätään vasta projektin jälkeen erillisessä tilaisuudessa, jolloin opitut
asiat ovat hyödynnettävissä tulevissa projekteissa. Vaikka opittuja asioita
kerättäisiinkin jo projektin ajan, niin toimenpiteitä ei välttämättä kohdisteta jo projektin aikana (usein kiireeseen vedoten). Hyvä kysymys on, kenelle jatkotoimenpiteet jäävät? Jonkun tulisi varmistaa, että palaute on kaikkien saatavilla ja tulokset jaetaan myös muille projekteille. Tätä tarkoitin kysymyksellä, onko tämä kaikki hukkaan heitettyä aikaa?
Mikäli yrityksessä on PMO,
vastuu luonnollisesti kaatuu PMO:lle. Mikäli PMO:ta ei ole, on tilanne
haastavampi ja jää projektipäällikön tai projektipäälliköiden vastuulle. Opitut
asiat voidaan esimerkiksi jakaa muille esimerkiksi tähän tarkoitukseen luodun
hakemiston tai tietokannan avulla, josta muut voivat käydä läpi muiden projektien
koosteita. Käydessäni läpi omia vanhoja koosteita, huomasin että muutamat asiat
toistuivat useissa projekteissa koska kyseessä oli eri organisaatioiden
projekteja. Aina ei kaikkia aiemmin opittuja asioita tule huomioitua
organisaation vaihtuessa eikä välttämättä voidakaan soveltaa. Joitain opittuja
asioita voin kuitenkin hyödyntää uusissa projekteissa eri organisaatioissa,
esimerkiksi em. sidosryhmäanalyysin tekoa ja kickoffin pitämistä kasvokkain.
Saavutettavat hyödyt vs.
asioiden kokoamiseen käytetty aika?
Samojen asioiden uudelleen tekemisestä aiheutuu todennäköisemmin
organisaatiolle enemmän tai vähemmin kustannuksia, mikäli aikaisemmista
projekteista ei ole opittu, vaan samat asiat ja virheet tehdään aina uudelleen.
Käymällä läpi aiempien projektien opittuja asioita mahdollisesti vältettäisiin
aiemmat epäonnistumiset. Organisaatiossa voidaan hyödyntää opittujen asioiden
tietokantaa esimerkiksi projektin aikatauluun, kustannuksiin ja sisältöön
liittyvien asioiden keräämisessä, jolloin uusissa projekteissa voidaan välttää
projektin sisällön (laajuuden) ja aikataulun muutoksia, sekä resurssien
käyttöön liittyviä ongelmia. Lisäksi arvioita työmääristä ja aikatauluista
voidaan tehdä entistä tarkemmin hyödyntämällä opittuja asioita aiemmin
onnistuneista projekteista tai epäonnistumisista.
Mitä opin edellisestä projektista?
Opittujen asioiden kokoaminen projektitiimin kesken on
tarpeellista kiireestä huolimatta projektin alkuvaiheesta lähtien. Aloitin
opittujen asioiden kokoamisen itsekseni. Sittemmin mukaan tuli projektin kaksi
muuta projektipäällikköä. Asioita käytiin läpi ainoastaan projektipäälliköiden
kanssa. Projektin tiukkaan aikatauluun vedoten asioita ei käyty läpi
projektipalavereissa. Ei siis näin. Oppeja kerätään koko tiimin voimin, kiire
ei saa olla esteenä. Projektin lopussa kävimme kuitenkin kootut opit läpi
projektin ohjausryhmän kesken, pariinkin kertaan. Hyöty? Ei sitten mitään, ei
tälle projektille, sillä projekti oli jo ohi. Lopuksi sentään kävin PMO:n
kanssa nämä läpi, ja pitkä kooste jäi PMO:n hyödynnettäväksi, joten toisaalta täysin
turhaa työtä ei varmaankaan tehty.
Olisi mielenkiitoista kuulla, miten muut projektipäälliköt
kokoavat opittuja asioita, missä muodossa ja miten, sekä miten näitä
hyödynnetään projektin jälkeen. Onko näiden keräämiseen olemassa jotain helppoa
työkalua? Miten hyödyntää koottuja asioita ketterästi myös jatkossa?
