Mikä syö motivaatiota projektitiimin jäseniltä projekteissa?

Mitkä asiat syövät projektissa eniten motivaatiota?

Tässä postauksessa jatkan toukokuussa toteutetun projektitiimin jäsenten motivaatiotekijöitä koskevan kyselyn tuotoksia. Muistin virkistykseksi ja niille, jotka eivät ole lukeneet aiempaa postausta. Viiden organisaation (vastaajien määrä vaihteli organisaatiosta riippuen) projektitiimin jäsenille esitettiin anonyymissä kyselyssä seuraavat viisi kysymystä:

1. Mitkä asiat projektissa motivoivat sinua parhaiten?                 
2. Mikä seikka mielestäsi projektissa syö eniten motivaatiota?
3. Miten toimii hyvä ja motivoitunut projektitiimi?                        
4. Mitä projektipäällikkö voi tehdä parantaakseen projektitiimin jäsenen motivaatiota?        
5. Mitkä ovat projektin onnistumisen tärkeimmät tekijät?

Huom! Vastauksista ei selviä edes vastaajan organisaatiota. Edellisessä postauksessa kävin jo läpi projektitiimin jäseniä motivoivia seikkoja (1. kysymys) ja käsittelin hieman luovuutta projektissa erään vastaajan mainittua luovuuden merkityksen projektissa sekä annoin muutamia vinkkejä projektin aloituspalaveriin. Nyt käyn läpi seikkoja, jotka projektitiimin jäsenten mielestä syövät motivaatiota eli kysymystä kaksi. Harvoin tulee mietittyä asiaa tästä näkökulmasta. Kysymykseen tuli yllättävän paljon vastauksia ja osa oli hyvin perusteellisia. Suurena yllätyksenä kenellekään ei varmaan tule se, että suurimmaksi motivaation tappajaksi koettiin johtaminen tai sen puute. Motivaatiota syövälle johtamiselle löytyi useita synonyymejä, kuten esimerkiksi heikko tai lepsu johtaminen, etääntynyt (johtaminen), mikromanagerointi ja delegoimattomuus.

Yksi vastaajista nosti esiin haasteen projektin vapaamatkustajista. ”Projekteissa näkyy eri "ryhmärooleissa" toimivat ihmiset ja joukkoon mahtuu aina vapaamatkustajia, joiden motivaatio ei ole korkeimmalla mahdollisella tasolla.” Näistä harvoin pidetään sen suurempaa ääntä, vaikka asiasta saatetaan jupista ”nurkan takana. Vapaamatkustajat syövät myös projektitiimin sitoutumista projektitiimiin ja projektiin. 

Mitä tässä tapauksessa voisi tehdä? Olisi mielenkiintoista kuulla projektipäälliköiden tekemiä ratkaisuja asiaan. Eräs seikka, mikä osaltaan aiheuttaa ilmiötä on se, ettei projektipäällikkö kykene jakamaan tehtäviä oikeudenmukaisesti. Tehtävät saattavat olla myös epämääräisiä tai jopa ristiriitaisia. Pahimmassa tapauksessa sama tehtävä annetaan usealle tiimin jäsenelle. Lisäksi haasteita aiheuttaa kun projektipäällikkö ei huomioi tiimin jäseniä yksilöinä, jäsenten muuta työkuormitusta (esim. muut projektit tai linjatyö) tai henkilöiden osaamista ja kokemusta. Selkeä tehtävien ja vastuun jakaminen projektissa on projektipäällikön ensisijainen tehtävä. Samoin jaettujen tehtävien seuraaminen projektipalaverissa, jolloin annetuista määräajoista pidetään kiinni tai ongelmiin kyetään reagoimaan ajoissa. 

Kokosin tähän kyselyssä viisi eniten mainintoja saanutta motivaation tappajaa. Näistä johtaminen sai selvästi eniten kommentteja. Osa kommenteista saattoi toistua hieman eri sanoin eri vastaajilla.

1. Johtaminen:   

• Huono, heikko, lepsu johtaminen 
• Johdon tuen puute
• Epäselvyydet ja suunnan puute
• Ylenpalttinen ohjeistus tai mikromanagerointi, joilla yksinkertaisesta asiasta on saatu jäykkä ja hankala prosessi.
• PP on ylimielinen, näkymätön, passiivinen. 
• PP puuttuu joka osaan, ei siis delegoi. Toisin pain käännettynä PP etääntyy ja antaa muiden tehdä ilman selkeää toimeksiantoa.
• Joskus turhantuntuinen byrokratia, joka toisaalta on ymmärrettävääkin.

2. Projektin tavoite ja laajuus

• Tehtävien prioriteettien epäselvyys mikä viitaa siihen että projektin tuloksilla ei ole selkeitä business-tavoitteita.
• Mahdoton tavoite
• Projektin epäselvä tai jatkuvasti muuttuva scope. Jos projektissa tulee vastaan odottamattomia yllätyksiä, niin päätöksenteon ja vastuun pakoilu.
• Tavoite ei ole selkeä, tai tahtotila muuttuu usein. 
• Se, että projektin tavoite on epämääräinen tai vaihtelee kesken kaiken.
• Eniten motivaatiota syö se, että projekti aloitetaan tietämättä mitä ollaan tekemässä. Kun kaikki projektissa mukana olevat eivät tiedä, mikä on lähtötilanne ja mikä on tavoitetila ja miten siihen päästään, niin projekti muuttuu epämääräiseksi ja rasittavaksi. Tällöin syntyy usein myös tilanne, että kukaan projektissa mukana olleista ei uskalla kysyä perustavaa laatua olevia kysymyksiä, kun kaikki olettavat, että projektipäällikkö tai toinen osapuoli tietää mistä on kyse. Jos näin huonolta pohjalta lähdetään toteuttamaan projektia, niin työmäärä moninkertaistuu ja työ koetaan epämääräisyyden takia rasittavaksi. Tällaisia tilanteita syntyy erityisesti silloin, kun eri osapuolia kutsutaan mukaan projektin jo ollessa käynnissä ilman, että kunnon määrittelyä on tehty.

3. Roolit ja vastuut: 

• Epäselvyydet ohjeistuksessa, käytännöissä sekä vastuissa
• Oma rooli on epäselvä, en tiedä mitä minulta odotetaan/mitä minun pitäisi tehdä
• Vastuualueet pitää olla kaikille tiedossa alusta alkaen ja projektinvetäjän vastuulla on että sekä hän itse, että projektityöntekijät tietävät mitä kenenkin kuuluu tehdä ja milloin.
• Työnjaon epämääräisyys
• En tiedä paikkaani/tehtävääni projektissa

4. Aikataulutus

• Aikataulujen epämääräisyys ja jatkuvat muutokset
• Aika ajoin melkoisen sekava toiminta. Kun projektin aloitus on jo myöhässä verrattaessa lopetusajankohtaan. Joskus vasta projektin aloituspalaverissa ruvetaan miettimään resursointia. Aikataulukin on lyöty jo lukkoon ennen kuin on kunnolla edes selvitetty mitä kaikkea projektin aikana pitäisi tehdä ja selvitetty resursointia.
• Epärealistinen ajankäyttösuunnitelma

5. Viestintä

• Viestintä on olematon tai sitä ei ole olemassa.
• Projektissa ei tapahdu dokumentointia, joten projektipalavereissa istuminen tuntuu turhauttavalta.
• Huono tiedotus
• Kaikki jäsenet eivät pysy kartalla projektin etenemisestä ja palaverit tai tapaamiset menee siihen, että pitää selitellä toisille missä mennään tai mitä tämän kuuluisi tehdä.

Mitä projektipäällikkö voi tehdä parantaakseen projektitiimin motivaatiota?

Kaikille on varmasti selvää, että palkitseminen ja motivointi ovat kriittisiä tekijöitä, joilla varmistetaan korkea suorituskyky ryhmien ja yksilöiden kesken ja varmistetaan onnistunut projekti. Edellä oleva lista herättää varmasti projektipäälliköitä miettimään, miten itse kukin voi parantaa oman projektitiiminsä yhteistyötä ja motivaatiota. Kyselyssä tuli runsaasti erinomaisia keinoja, näitä käyn seuraavissa postauksissa läpi.

Kokosin tähän yhteyteen listaa omien kokemusteni perusteella motivaatiota parantavista ja ylläpitävistä keinoista. Listaa voi toki jatkaa (ja kannattaakin), mutta näillä pääsee varmasti jo alkuun J

Projektipäällikön kymmenen kultaista sääntöä projektin motivaation ylläpitämiseksi

1. Tunne tiimisi! Tutustu tiimin jäseniin ja tutustuta tiimin jäsenet toisiinsa.
2. Aseta realistiset ja selkeät tavoitteet (muista projektin rajaukset!).
3. Jaa selkeät tehtävät ja vastuuta. Jokainen meistä toimii parhaiten, kun tiedämme mitä meidän pitää tehdä ja lopputulos on selvä. Tiimin jäsenet tarvitsevat haastavia tehtäviä sekä rutiinityötä, joka voidaan tehdä nopeammin. Huomioi tehtäviä jaettaessa ja aikataulutettaessa myös linjaorganisaation työt ja muut projektit!
4. Juttele tiimin jäsenten kanssa myös kasvokkain, ei vain viikkopalavereissa ryhmissä (esimerkiksi Lyncin välityksellä).
5. Auta jokaista tiimin jäsentä kehittymään työssään, tarjoa haasteita. Työnnä välillä mukavuusalueen ulkopuolelle antamalla uusia tehtäviä ja vastuita. Luota tiimin jäseniin!
6. Rohkaise tiimiä työskentelemään yhdessä ja oppimaan toisiltaan.
7. Kuuntele ensin, puhu sitten! Mieti asiaa myös toisen näkökulmasta.
8. Muista antaa palautetta!
9. Muista tiimin jäsenillä on elämää myös työajan ulkopuolella.
10. Juhlista onnistumisia.

Muista, että jokainen tiimin jäsen on yksilö! Älä oleta, että tiimin jäseniä motivoi samat asia kuin sinua tai että jokainen olisi yhtä motivoitunut kuin sinä. Tutustu tiimin jäseniin (erityisesti kohdat 1, 4,7 ja 10) ja pyri löytämään keinot, mitkä motivoivat kutakin tiimin jäsentä.

 “A project leader must inspire, motivate, negotiate and communicate. These behaviours are typically prominent in less technical people and less technical professions. Therefore, a new breed of project manager needs to emerge within the industry – the highly driven project leader.” Dan Matthews 2015

Linkkejä:

Yksi tosielämän esimerkki ”vapaamatkustajasta” vähän eri ympäristöstä (koulu), mutta vinkkejä löytyy käydystä keskustelusta myös projekteihin, sillä tiimi- ja ryhmätyötä projektikin ovat.

How doproject supervisors address the “freeloading” problem in group projects?

Creative Project Management: Five Tips for Success

Project Management: How to Motivate Team Members

Projektitiimin motivointi

Miten motivoida projektitiimin jäseniä?

Projektitiimin motivaatiosta ei projektinhallinnan kirjoissa kovinkaan paljon mainita, ei edes kaiken kattavassa PMBOK:issa. Sen sijaan ICB (IPMA Competence Baseline Version 3.0, Projektin johdon pätevyys) käsittelee sivulla 40, kohdassa 2.02 sitoutumista ja motivaatiota. Puuttumatta sen tarkemmin ICB:n sisältöön, jokainen voi itse käydä lukemassa kyseisen opuksen. Muutaman asian nostaisin esiin. Sopivana käytöksenä mainitaan ”Pitää aktiivisesti huolta motivaatiotasoista” ja parantamista vaativana puolestaan ”Ei puutu alenevaan motivaatioon”. ICB antaa ihan hyviä käytösmalleja, mutta ei kerro miten käytännössä tulisi toimia.

Projekteissa on monenlaisia haasteita. Aikataulut mättävät, resursseja ei ole riittävästi, laajuus paisuu. Näihin haasteisiin ensiapuna hankitaan työkalu, joka usein on ”kaiken kattava” MS Project ja koulutetaan osa porukasta sen käyttöön. Työkalun odotetaan ratkaiseva kaikki nämä ongelmat. Tällä tavoin saatetaan ratkaista kolmion yksi sivu. Projektin motivaatiokolmion sivut kuvaavat kolme asiaa projektitiimin motivointiin. Ensinnäkin projektissa tulee olla selvä tehtäväjako. Jokaisella tehtävällä tulee olla yksi omistaja ja omistajan tulee ymmärtää mitä häneltä odotetaan ja milloin. Omistajalla tulee olla tarvittavat työkalut tehtävän suorittamiseen ja hänen tulee saada säännöllisesti palautetta suorituksestaan. Kolmion ydin, projektitiimin ryhmäytyminen tapahtuu projektin alkaessa ja vahvistuu projektin aikana. Isoimmissa projekteissa, joissa on mukana useita eri osapuolia, on roolien ja vastuiden määrittely erityisen tärkeää. 

ICB 3.0 käytösmallissa on projektipäällikön tehtävänä myös ”Edistää ryhmähenkeä ja ammattialojen yhteistyötä”. Projektitiimi koostuu usein eri alojen asiantuntijoista, ja jokaisella jäsenellä on omat motiivinsa toimia ryhmässä. Projektipäällikön haastava tehtävä on saada tiimi toimimaan yhdessä ja luoda hyvä positiivinen yhteishenki. Sitä miten positiivinen yhteishenki luodaan, mikä motivoi tiimin jäseniä tai miten tiimin jäseniä motivoidaan, ei ICB, kuten mikään muukaan projektinhallinnan standardi, kerro.  ICB 3.0:ssa motivaation osalta mainittiin ”Laatii projektisuunnitelman ryhmätyönä” vs. ”Tyrkyttää projektisuunnitelmaa ryhmälle”. Kuinka moni projektipäällikkö voi rehellisesti tunnustaa laatineensa projektisuunnitelman yhdessä projektitiimin kanssa? Tai edes projektitiimin avainhenkilöiden?

Ihanteellisessa projektissa jokainen tiimin jäsen olisi motivoitunut sekä projektia että lopputulosta kohtaan. Käytännössä olemassa oleva motivaatiokin pyrkii jossain vaiheessa sammumaan, jollei sitä ylläpidetä. Hyvä ryhmähenki varmistaa motivaation projektia kohtaan, etenkin suurissa hankkeissa tulee eteen ongelmia, jolloin kannustava ryhmä on arvokas. Ryhmähengen luomiseksi ja sen ylläpitämiseksi on projektipäällikön nähtävä vaivaa, se ei tapahdu tiimin sisällä itsekseen.

Niin kamalalta kuin sana ryhmäytyminen kuulostaakin, se on projektin onnistumisen kannalta yksi tärkeimmistä tekijöistä. Miten koota tuottava ja motivoitunut projektitiimi? Miten motivoida tiimin jäseniä, joilla on useita projekteja päällekkäin ja jotka eivät itse voi valita projektejaan?

Päätin kysyä suoraan projektitiimien jäseniltä mikä heitä motivoi. 

Laitoin kyselyä viiteen nimeltä mainitsemattomaan yritykseen sekä yksityiselle että julkiselle puolelle. Kysymyksiä oli viisi:

1. Mitkä asiat projektissa motivoivat sinua parhaiten?    
2. Mikä seikka mielestäsi projektissa syö eniten motivaatiota?                
3. Miten toimii hyvä ja motivoitunut projektitiimi?           
4. Mitä projektipäällikkö voi tehdä parantaakseen projektitiimin jäsenen motivaatiota? 
5. Mitkä ovat projektin onnistumisen tärkeimmät tekijät?

Projektitiimin jäsenten näkökulmasta projektissa yleisimmät ja eniten esiin nousseet motivoivat seikat ovat selvät ohjeet ja tavoitteet, selkeät roolit ja työnjako, vastuu hoitaa asioita itsenäisesti ja realistinen aikataulu. Vastauksissa nousi esille myös haasteellisuus, sitouttamisen ja sitoutumisen merkitys. 

• Haasteelliset työtehtävät, innostunut projektitiimi, projektin tavoitteiden ja tuloksen merkityksellisyys (hyöty rahassa tai muussa).
• …vaikeissa projekteissa itsensä haastamisen jälkeen onnistumisen ilo, ja se, että työn tuloksena syntyy jotain yrityksen tuloksen kannalta merkittävää, ts. yritykselle syntyy projektin tuotoksista voittoa.
• Luovuuden käyttäminen tekee hommasta mielenkiintoista ja sen myötä paljon motivoivampaa.
• …eri osapuolet sitoutuvat projektiin täysillä. Silloin projektissa on kiva olla mukana ja työ on palkitsevaa siitä huolimatta, että projektissa tulisi eteen haasteita.
• Projektipäällikkö saa aikaan sitoutumisen tunteen.
• Projektista saatavat hyödyt.
• Lisämotivaatiota seuraaviin projekteihin saa tietysti myös projektin lopputuloksesta, onnistuneesta sellaisesta. On antoisaa nähdä työn tulokset, tietää vaikuttaneensa kokonaisuuteen ja jos projektista on vielä hyötyä laajemmassa mittakaavassa.

Erityisen ilahduttavaa oli luovuuden käyttäminen projektihallinnassa. IPMA ICB 3.0, Projektin johdon pätevyys, määrittelee luovuuden yhtenä pätevyytenä, jossa projektipäällikkö käyttää yksilöiden sekä projektiryhmän ja organisaation kollektiivista luovuutta projektinsa eduksi. Luova projektipäällikkö toivottaa haasteet tervetulleiksi ja suhtautuu avoimin mielin uusiin ideoihin, innostaa ihmisiä esittämään ideoita, tunnistaa mahdollisuuksia, käyttää poikkeuksellisia lähestymistapoja projektin hyväksi ja tekee luovia päätöksiä pienentääkseen riskejä.

Eräs keino millä projektipäällikkö voi tukea luovuutta, on kannustaa projektitiimiä yhteistyöhön. Luova projektipäällikkö ymmärtää vuorovaikutuksen merkityksen ja osaa tulkita tiimin jäsenten (sekä muiden sidosryhmien) eriäviä näkökulmia ja ratkaista ristiriitoja. Projektin hyötyjä käydään läpi oman kokemukseni mukaan hyvin huonosti, jos lainkaan, projektitiimin kanssa.  Projektitiimin jäsenten motivaatiota lisää ”projektin tavoitteiden ja tuloksen merkityksellisyys (hyöty rahassa tai muussa)”, kuten eräs vastaaja vastasi. Viisi kysymystä, jotka projektipäällikön tulee käydä läpi projektin aloituspalaverissa, luovat projektille aivan erilaisen lähtökohdan ja merkityksen:

1. Miksi teemme tätä?
2. Kenelle teemme?
3. Mitä minä voin tehdä projektin lopputuloksen ja hyötyjen saavuttamiseksi?
4. Mitkä ovat projektin tuomat hyödyt?
5. Miten projektin hyödyt mitataan?

Seuraavassa postauksessa jatkan motivaatiota syövillä asioilla. Ennen sitä voi itse kukin (sekä projektipäälliköt että projektitiimin jäsenet) veikata, mitkä ovat viisi suurinta projektissa motivaatiota kuluttavaa asiaa ja missä järjestyksessä.