Millainen on hyvä projektipäällikkö? Miten voin kehittyä projektipäällikkönä?

Kesäloman aikana pihaprojekteja toteutettaessa tuli mietittyä projektipäällikön osaamista ja miten sitä mitataan monenlaisilla sertifikaateilla ja testeillä. Miten oikeastaan mitataan projektipäällikön onnistumista roolissaan erilaisissa projekteissa? Millainen on ”hyvä projektipäällikkö”? Miten voin kehittyä projektipäällikkönä? Mitä esimerkiksi PRINCE2 tai IPMA C sertifikaatit kertovat siitä, miten projektipäällikkö toimii tai tulee toimeen projektitiimissä olevien erilaisten ihmisten kanssa, saatikka projektin eri sidosryhmien jäsenten? Onko hyvä projektipäällikkö sellainen, joka osaa ulkoa PERT-menetelmän kaavan tai soveltaa FMEA -tekniikkaa?

Projektipäällikön rooli on muuttunut vuosien saatossa huimasti ja yhä muuttuu. Osaaminen ei enää ole ainoastaan aikataulun, kustannusten ja resurssien laskemista kaavojen avulla (moni on varmaan lukenut Pelinin Projektihallinnan käsikirjan). Toimiessani projektipäällikkönä sekä mentoroidessani projektipäälliköitä olen huomannut seuraavien taitojen olevan erittäin kriittisiä: 

1. Ihmisten johtaminen
2. Projektiviestintä
3. Tehtävienhallinta

Seuraavassa muutamia vinkkejä em. kolmeen alueeseen.

Ihmisten johtaminen

Projektien johtamisessa tulee pitää mielessä managementin ja leadershipin ero. Management pyrkii vakauteen ja ennustettavuuteen (tekemään asiat oikein) kun leadership pyrkii kehittämään toimintaa muutoksen kautta (tekemään oikeita asioita). Projektipäällikön rooli koostuu näiden kahden yhdistelmästä.

Projektipäällikön on johtamisellaan osattava motivoida ja sitouttaa tiimin jäsenet yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi. Tämä tapahtuu esimerkiksi jakamalla tehtävät tasapuolisesti jäsenten osaaminen ja kokemus huomioiden, kuuntelemalla ja kunnioittamalla muita, ratkaisemalla ongelmia yhdessä (ei syyttämällä muita, tai hakemalla syyllistä), jakamalla ideoita, antamalla palautetta ja tutustumalla tiimin jäseniin yksilöinä. 

Projektipäällikkö on projektitiimissä myös fasilitaattorin ja mentorin roolissa. Fasilitaattorina hän varmistaa, että tiimissä on tarvittava osaaminen ja resurssit projektin eri vaiheissa. Mentorina hän rohkaisee tiimin jäseniä kehittämään osaamistaan ja jakamaan hiljaista tietoa tiimin jäsenten kesken myös yli tiimin rajojen. Ennen kaikkea projektipäällikön tulee luottaa tiimin jäseniin. Projektipäällikön tulee osoittaa luottamusta pitämällä sanansa, olemalla tavoitettavissa, olemalla rehellinen ja aktiivisesti tukemalla tiimin jäseniä tavoitteiden saavuttamisessa. Tiimin jäsenten luottamus ja motivaatio kasvavat yleensä, kun heille annetaan mahdollisuus laittaa taidot käytäntöön ja osoittaa osaamisensa. Projektipäällikön tulee kysyä itseltään, miten hyvin hän tuntee jokaisen tiimin jäsenen vahvuudet ja osaamisen, jotta tehtävien jakaminen onnistuu parhaimmalla mahdollisella tavalla.  Tämä valitettavan usein kaiken muun kiireen ohessa unohtuu.

IPMA Projektijohdon pätevyys määrittelee joukon johtajuuden käytösmalleja, joista seuraavassa muutama mielestäni erittäin tärkeä projektipäällikön taito:

• Delegoi SMART tyylillä (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound) tehtäviä ryhmän jäsenille, joilla on tarvittava tietotaito ja antaa heille toimintavapauden (luottamus).
• Innostaa, toiset työskentelevät mielellään hänen kanssaan (motivointi).
• Osaa palkita ja ryhtyä korjaaviin toimenpiteisiin ryhmän jäsenten hyväksymillä tavoilla (motivointi).
• Pysyy rauhallisena kriisin aikana, välttää paniikkia.
• Omaksuu johtamistyylin, joka on ominainen tietylle ryhmälle ja työtilanteelle, on avoin palautteelle.

The ”P” in PM

is as much about

“PEOPLE”

MANAGEMENT

as it about

“PROJECT”

MANAGEMENT
(Cornelius Fichtner)

Projektiviestintä

Projektiviestintä on taito, jota ei kovin hyvin opita lukemalla projektinhallinnan kirjoja, vaan kokemuksen kautta. Projektiviestinnän osalta yksi kriittinen tekijä on onnistunut kick-off projektin alkaessa. Kick-off tilaisuuden eteen kannattaa nähdä vaivaa, sillä onnistuessaan se edesauttaa projektin onnistumista ja tukee projektiviestintää. Projektitiimin jäsenten ja vähintään projektin kriittisimpien sidosryhmien tutustuttua kasvokkain toisiinsa, on viestintä projektin edetessä esimerkiksi Skypen välityksellä huomattavasti helpompaa. Projektiviestintään on saatavilla useita työkaluja. Sidosryhmien määrästä ja sijainnista riippuen tulisi heti projektin alkaessa sopia miten projektin aikana viestitään ja mitä viestintätyökalua käytetään. Tärkeää on pitää säännölliset projektitiimipalaverit. Palaverin tarkoitus ei suinkaan ole se, että projektipäällikkö yksistään käy läpi projektin tilanteen, vaan käydään yhdessä läpi jokaisen osalta mitä on tehty, mitä tullaan seuraavaksi tekemään ja mitä haasteita on ollut. Tiimipalaverissa on hyvä mahdollisuus jakaa hiljaista tietoa, joita projektitiimin jäsenillä on runsain määrin ja oppia toisilta.

Project Kick-off Meeting Agenda Template

Tehtävienhallinta

Tehtävienhallinta liittyy hyvin kiinteästi johtamiseen ja viestintään. Kesällä 16-vuotiaat teinimme muistuttivat viestinnän tärkeydestä. Tehtävät tulee kuvata täsmällisesti ja ymmärrettävästi. Tapanani oli poikien kuskatessa hiekka- ja multakuormia osoittaa paikka epämääräisesti termeillä tuonne, sinne, talon taakse tehostaen viestintää osoittamalla kädellä. Teinit kyllä uskalsivat kyseenalaistaa epämääräisen tehtävänannon ja vaativat tarkan tiedon, mihin täsmälleen kuorma tulee kipata. Tiimissä voi kuitenkin olla jäseniä, jotka eivät välttämättä uskalla kysyä. Projektipäällikön tuleekin muistaa varmistaa, että tehtävänannot on ymmärretty oikein.

Tehtäviä ei tehdä siiloissa, vaan tehtäviin tulisi kaikilla projektin jäsenillä olla reaaliaikainen näkyvyys eli mitä kukin tekee missäkin vaiheessa ja miten tehtävät riippuvat toisistaan. Hyvin usein käytetty Excel-dokumentti ei välttämättä ole kaikista toimivin työkalu isossa projektitiimissä. Usein koetaan, ettei työkalulla ole tehtävienhallinnassa niinkään merkitystä. Mielestäni sillä on hyvinkin ratkaiseva rooli projektin onnistumisen kannalta. Miten hallinnoida tehtäviä esimerkiksi monitoimittajaprojektissa jossa asiakaskin saattaa olla hajaantunut useampaan toimipisteeseen? 

Toimiva ja tarkoitukseen soveltuva tehtävienhallinta työkalu on suuri apu projektin tavoitteiden saavuttamiseksi. Tehtäviä tulee voida jakaa alitehtäviin ja niitä tulee voida kommentoida. Visuaalisuus on myös plussaa työkalulle. Joku tykkää käyttää Kanban menetelmää, joku tykkää nähdä tehtävät priorisoituina listana. Hyviä työkaluja on saatavilla paljon, esimerkiksi Agendium, Asana, eeedo, Jira, Trello, Yammer, Planner ja Todoist. Jokainen näistä varmasti päihittää projektipäällikön koneella, tai jossain verkon kulmalla, olevan Excel-dokumentin.

Miten voin kehittyä projektipäällikkönä?

Eräs hyvä keino kehittää projektipäällikön taitoja on mentorointi. Tehokas mentorointi auttaa parantamaan sekä projektinhallintaa että projektipäällikön käytännön taitoja ja osaamista. Hyvä mentori ei vain jaa neuvoja, vaan kuuntelee ja kysyy kysymyksiä, jotka auttavat mentoroitavaa löytämään ratkaisuja haasteisiin itse. Esimerkiksi projektien riskienhallintaa mentoroitaessa tarkoitus ei suinkaan ole, että mentori työstää valmiiksi riskianalyysin, vaan oman kokemuksen ja osaamisen pohjalta ohjaa analyysin tekemisessä. Mentorilla tulee olla laaja-alaista kokemusta erilaisista projekteista erilaisista ympäristöistä. Mentori antaa aloitteleville projektipäälliköille sellaista tietoa ja osaamista, mitä karttuu yleensä vain vuosien kokemuksella. Mentorointi onkin erinomainen tapa opastaa uusi tai junior tason projektipäällikkö tehtäviinsä.

Omia projektipäällikön taitojaan voi mitata projektin jälkeen tehtävällä kyselyllä, joka lähetetään projektitiimin jäsenille, ei vain asiakkaalle, kuten yleensä tehdään. Olen käyttänyt luomaani kysymyspatteristoa omissa projekteissani Webropolilla toteutettuna kyselynä. Kyselyn tulokset antavat hyvää pohjaa sille, mitä taitoja tulisi kehittää.