Projektin ohjausryhmä, pakollinen paha vai onnistumisen edellytys?

Terveisiä Projektipäiviltä!

Projektipäivillä oli jälleen paljon mielenkiintoisia seminaareja. Aikataulujen päällekkäisyyksien vuoksi olikin vaikea valita, mitä kulloinkin mennä kuuntelemaan. Yksi erityisen mieleenpainuva ja mukaansa tempaiseva oli Paula Aaltosen Ohjausryhmän six-packista.  

Esitys oli rakennettu mielenkiintoisesti six-packin muotoon ja herätti paljon kysymyksiä, esimerkiksi mistä ohjausryhmä vastaa, tai sen tulisi vastata? Tämä ei monestikaan ole selvää. Tyypillisesti ohjausryhmä vastaa projektikolmion mukaan kustannuksissa, aikataulussa ja laajuudessa pysymisestä. Menestyksekäs ohjausryhmän toiminta on paljon muutakin. Projektit eivät ole tyhjiössä ja useimmat projektit koskettavat jollain tavalla myös muita projekteja ja vaikuttavat useisiin sidosryhmiin. Ohjausryhmän vastuulla on koordinoida näitä tahoja, jotta esimerkiksi yhteisistä resursseista kilpailevat projektit saavat tarvittavat resurssinsa oikeaan aikaan. Ohjausryhmä on myös vastuussa eri sidosryhmien tuen ja yhteistyön varmistamisesta projektin onnistumiseksi sekä viestinnästä eri sidosryhmille.

Paulan ohjausryhmän six-packissa käytiin läpi kuvan mukaiset kuusi kohtaa, joista jokaisesta voisi rakentaa oman esityksensä. Käyn tässä lyhyesti läpi vain muutaman mielestäni tärkeimmän kohdan. Klikkaamalla kuvia saat ne suuremmaksi.

Ohjausryhmän six-pack

Asenne ja esimerkki 

”Ohjausryhmän näkyvyys – jalkautuminen projektiin ja linjaorganisaatioon”. Miten ohjausryhmä saadaan jalkautumaan projektiin ja linjaorganisaatioon? Eihän ohjausryhmän toiminta yleensä näy kuin projektipäällikölle, joka raportoi projektin kuulumisia ohjausryhmän kokouksissa. Olisiko mahdotonta ohjausryhmän osallistua projektin kick off tilaisuuteen? Olettaen, ettei kyseessä ole miltei 20 hengen ohjausryhmä, joihin silloin tällöin törmää. Millä muulla tavoin ohjausryhmä saadaan näkyvämmäksi projektitiimille ja muille sidosryhmille? Ohjausryhmän jäsenten tarkoitushan on edustaa omaa yksikköään ohjausryhmässä, jolloin hänen roolinaan on välittää ohjausryhmässä tehtyjä päätöksiä omalla tahollaan, sekä erityisesti tuoda edustamiensa henkilöiden tarpeita ja huolenaiheita esiin. Ohjausryhmän jäsenen rooli on paljolti vuorovaikutusta projektin sidosryhmien kanssa. Ohjausryhmä hyväksyy tai hylkää päätettäväksi tuodut muutokset. Päätökset tulee perustella ymmärrettävästi ja viestiä tarvittaville tahoille.

Rooli ja vastuu

Paulan esityksessä, rooli ja vastuut sivulla, silmiin pisti lause ”Ohjausryhmän tulee estää projekti- ja linjaorganisaatioiden väliset kilpailuasetelmat ja taata työrauha”. Miten ohjausryhmässä käytännössä voi taata työrauhan projektitiimille? Ohjausryhmän tulee vastata projektipäällikön kanssa viestinnästä projektin sidosryhmiin ja näin taata rauha projektitiimille. Monille on varmasti tuttua se, että loppukäyttäjä tai asiakas ottaa suoraan yhteyttä johonkin tiimin jäseneen ehdottaakseen pieniä muutoksia vaatimuksiin, tai lisättäväksi jotain uutta.

Projektipäällikkö ohjausryhmässä

Projektipäällikkö tyypillisesti esittelee ohjausryhmässä vakioagendan mukaiset asiat, eli projektin tilanteen (aikataulu, kustannukset, laajuus, riskien top 3) ja päätettävät asiat, esimerkiksi muutosehdotukset tai uudet vaatimukset. Projektipäällikkö toimii tavallisesti kokouksessa sihteerinä ilman päätöksentekovaltaa. Ajattelemisen aihetta herätti se, onko projektipäällikön oltava sihteeri kokouksessa, jossa hän esittelee oman projektinsa asioita ohjausryhmälle päätettäväksi ja kirjaa päätökset. Miten projektipäällikkö voi keskittyä näihin kahteen asiaan? Voisiko sihteerin virkaa ohjausryhmässä kenties kierrättää? Tai valita sihteeri jo ohjausryhmän ensimmäisessä kokouksessa?

Entä jos projektissa on junior tason projektipäällikkö ja ohjausryhmän koko on suuri, niin eikö vaarana ole, että projektipäällikkö kertoo juuri sen, mitä ohjausryhmä haluaa kuulla? Tai projektipäällikkö vääristelee projektin tilannetta positiivisempaan suuntaan? Miten ohjausryhmä voi varmistaa pysyvänsä projektin tilanteesta ajan tasalla? Mielestäni ohjausryhmän kokouksessa aikaa ei saisi tuhlata projektin tilanteen yksityiskohtaiseen läpikäymiseen. Projektipäällikön tulee pitää ohjausryhmä tilanteesta ajan tasalla säännöllisellä raportoinnilla. Mikäli käytössä ei ole jotain projektihallinnan työkalua, jonka dashboardin avulla ohjausryhmän jäsenet saisivat reaaliaikaisen näkymän projektin tilanteeseen, projektipäällikön tulee raportoida säännöllisesti projektin aloitusvaiheessa sovittujen käytäntöjen mukaan. Projektin edetessä sovittujen toleranssien puitteissa, ja jollei muutoksiakaan ole tiedossa, ei mielestäni ole syytä järjestää turhaan ohjausryhmän palaveria.

Esimerkki erään projektin dashboardista (projektin työkaluna Project-TOP)

Miten mitata ohjausryhmän työskentelyä?

Veikkaan, että ohjausryhmän toimintaa mitataan harvoin, jos lainkaan. Kenen sitä kuuluisi mitata? Kuuluuko ohjausryhmän toiminnan mittaaminen projektipäällikölle projektin muiden mittareiden ohessa? Vai kuuluuko se PMO:lle tai salkunomistajalle? Mielestäni luonnollisin taho olisi PMO tai salkunomistaja, mikäli PMO:ta ei ole. Kerätäänkö ohjausryhmän työskentelystä opittuja asioita? Mutta mitä sitten mitata? Tilaisuudessa heitettiin muutamia ehdotuksia kuten esimerkiksi:

• muutospyyntöjen läpimenoaika,
• päätösten määrä,
• paljonko käytettiin puheenvuoroja,
• asiakastyytyväisyys tai
• miten tyytyväisiä projektipäällikkö ja projektitiimi ovat ohjausryhmän toimintaan.

Laadullisesti ohjausryhmän toimintaa voidaan arvioida kysymällä palautetta sidosryhmiltä ja projektitiimiltä esimerkiksi, onko ohjausryhmän tuki ollut riittävää, onko viestintää ollut riittävästi, sekä onko ohjausryhmän rooli ja vastuut olleet selvillä sidosryhmille. Tyytyväisyyskyselyä tehtäessä kannattaa muistaa ohjausryhmän osuus ja merkitys projektin onnistumisen kannalta.

Yhteenvetona esityksestä jäi mieleen se, että ohjausryhmän toiminta tulee tehdä näkyvämmäksi projektin kaikille sidosryhmille muillakin tavoin kuin lähettämällä ohjausryhmän kokousten muistiot sähköpostitse, yleensä ohjausryhmän jäsenille itselleen. Tarvitaan myös enemmän vuorovaikutusta projektin sidosryhmien ja ohjausryhmän välillä, jämäkkää päätöksentekoa ja otetta ristiriitatilanteisiin sekä näkyvyyttä organisaation projektin kokonaistilanteeseen.

Linkkejä

How poor Steering Committees cause projects to fail

Forming a steering group; what makes a good group?

The Four Keys to Successful Project Steering Committees

Projektin onnistumisen tärkeimmät tekijät, osa I

Hyvä ja toimiva projektitiimi

Kysely projektitiimin jäsenten motivaatiotekijöistä on edennyt viimeiseen kysymykseen. Muistin virkistykseksi anonyymissä kyselyssä esitettiin viiden organisaation projektitiimin jäsenille seuraavat viisi kysymystä:

1.       Mitkä asiat projektissa motivoivat sinua parhaiten?                  

2.       Mikä seikkamielestäsi projektissa syö eniten motivaatiota?  

3.       Miten toimiihyvä ja motivoitunut projektitiimi?                         

4.       Mitäprojektipäällikkö voi tehdä parantaakseen projektitiimin jäsenen motivaatiota?          

5.       Mitkä ovat projektin onnistumisen tärkeimmät tekijät?

Kyselyyn osallistuneilta tuli runsaasti loistavia ajatuksia projektin onnistumiseksi, joten olen jakanut postauksen kahteen osaan. Olen koonnut vastausten perusteella yhdeksän tärkeintä tekijää yhteenvedoksi ja lisännyt vinkkejä käytännön toteutukseen ja projektin onnistumisen parantamiseen. Kymmenenneksi olen lisännyt tekijän, jolla varmistetaan näiden yhdeksän onnistumisen edellytyksen noudattaminen projektin aikana. Ensimmäisessä postauksesssa käsittelen vastaajien mielestä neljä tärkeintä onnistumisen tekijää, ja seuraavassa postauksessa loput. Jokainen voi itse laittaa nämä onnistumisen tekijät tärkeysjärjestykseen omien näkemystensä mukaan, lisätä jonkun muun tekijän tai poistaa jonkun ”vähemmän tärkeän” tekijän. Vastaajien kommentit on merkitty postaukseen kursiivilla suluissa.

Kyselyyn vastanneiden mielestä suurimmat tekijät projektin onnistumiseksi oli 

• selkeä tavoite ja hyvin määritelty projekti,
• selkeät vastuut ja roolit, kuten eräs vastaajista kiteytti: ”Se, että jokainen tuntee täsmälleen yhteiset tavoitteet ja oman roolinsa”
• omistautuneita ja motivoituneita tiimin jäseniä, jotka ovat sitoutuneet tekemiseen, esimerkiksi: ”Projektiin omistautuneet tekijät”, ”motivoituneet ja toistensa kanssa hyvin toimeentulevat henkilöt, ”Sitoutuneisuus tavoitteiden saavuttamiseen tiimin jäsenten kanssa”. 

Seuraavaksi painotettiin ammattitaitoisia ja osaavia projektin jäseniä sekä erityisesti projektipäällikön osaamista (”PP:lla on osaamista projektin johtamisessa”, ”asiaan perehtynyt projektipäällikkö”, ”Ambitiolla työtään tekevä projektipäällikkö, joka liidaa keikan asiantuntijaresurssien kanssa maaliin”). Vastauksissa mainittiin myös palkitseminen ja palaute (”lopussa kunnollinen palaute ja oppiminen tehdyistä virheistäkin"). Projektikolmiosta mainittiin useasti aikataulun merkitys onnistumisen kannalta, kuten esimerkiksi ”Sopivan haasteelliset aikataulut…” ja ”realistinen aikataulu”. 

Kuva 1 Pasaatin projektikolmio

Vastauksissa painottui selvästi projektikolmion oikea kulma, ihmisten osuus projektin onnistumisessa. Yksikään vastaajista ei maininnut teknologioihin tai esimerkiksi prosesseihin liittyviä asioita. Olisikin mielenkiintoista tehdä sama kysely projektipäälliköille. Painotus saattaisi olla hyvinkin erilainen, vai olisiko?

Yhteinen tavoite, ongelman ymmärtäminen

Projektin omistajalla, ohjausryhmän jäsenillä, projektipäälliköllä, projektitiimillä, loppukäyttäjillä ja muilla kriittisillä sidosryhmillä tulee olla yhtenäinen ymmärrys projektin tavoitteesta. Mitä ongelmaa projektin avulla ratkaistaan? Mikä on odotettu lopputulos ja sen merkitys loppukäyttäjälle? Kuinka usein projektin lopputuotoksen merkityksellisyyttä ajatellaan sen ruohonjuuritason loppukäyttäjän näkökulmasta? Miten tuotos vaikuttaa loppukäyttäjän jokapäiväiseen työhön? Mitä vaikutusta sillä on työskentelymenetelmiin? Mitä hyötyjä projekti tuo? Projektitiimin jäseniltä tuli tähän liittyen useita erinomaisia kommentteja, kuten esimerkiksi seuraavat: ”Projektin lopputuloksen merkityksellisyyden sisäistäminen/ymmärtäminen.” ja ”Tehtävänannon tai ongelman kunnollinen tai jopa syvällinen ymmärtäminen.” Projektin tavoitteen tulee vastata kysymyksiin MITÄ, MIKSI ja KENELLE.

Projektin suunnitteluvaihe on projektin kriittisin vaihe, johon tulee panostaa, vaikkakin tämä koetaan monesti liikaa aikaa vieväksi. Tavoite tulee määritellä yhdessä asiakkaan kanssa ja se tulee jalkauttaa viimeistään kick off tilaisuudessa muille kriittisten sidosryhmien jäsenille sekä projektitiimin jäsenille, mikäli he eivät ole osallistuneet tavoitteiden määrittelyyn. Ohjausryhmä on myös perehdytettävä uuteen projektiin. Tavoitteet tulee olla mitattavissa. Selvät ja mitattavat tavoitteet auttavat määrittämään ja pitämään kurissa projektin laajuutta, scope creepiä. SMART-sääntö kannattaakin pitää mielessä koko projektin ajan.

Vastuut ja roolit, organisointi

Projektin aloitusvaiheessa suosittelen tekemään kattavan sidosryhmäanalyysin, jossa määritellään jokaisen sidosryhmän, esimerkiksi ohjausryhmän jäsenten, asiakkaan ja toimittajan roolit projektissa. Projektitiimin, joka on vastuussa projektin suunnittelusta ja toteutuksesta, roolit ja vastuut määritellään tarkemmin. Projektipäällikön vastuulla on varmistaa, että jokainen myös ymmärtää oman roolinsa ja oman työnsä merkityksen projektin onnistumiseksi. Projektin kriittisille avainhenkilöille on muistettava määritellä varahenkilöt.

”Projekti on hyvin organisoitu. Sen avulla mm. täsmennetään ja kannetaan vastuuta - syntyy roolit.”
”Ohjausryhmän ja projektin omistajan tuki keskiössä.”
”Se että jokainen tuntee täsmälleen yhteiset tavoitteet ja oman roolinsa”

Sidosryhmäanalyysin tekemisestä on suuri apu projektia organisoitaessa. Sen avulla varmistetaan, että kaikki projektiin vaikuttavat sekä tahot, joihin projekti vaikuttaa, tulee huomioitua. Projektin organisoinnissa tulee huomioida eri sidosryhmien osallistuminen projektin eri vaiheisiin ja ennakoida resurssitarpeita jo hyvissä ajoin. 

Kuva 2 Yhteenveto projektipäällikön, projektitiimin jäsenten ja ohjausryhmä jäsenten vastuista

Osaaminen ja osaamisen kehittäminen

Usein puhutaan projektipäällikön urapolusta ja projektipäälliköille kohdistetuista koulutuksista, tarvittavista taidoista ja osaamisesta. Entä projektitiimin jäsenet? Usein yrityksissä unohdetaan projektitiimin jäsenet kokonaan. Projektipäällikkö suorittaa tahollaan sertifikaatteja ja käy kursseilla parantamassa osaamistaan.  Miten projektitiimin jäsenet voivat kehittää projektinhallinnan osaamistaan? Mitä osaamista projektitiimin jäsen tarvitsee? Mitä ovat ”Ammattitaitoiset ja osaavat projektin jäsenet”? Oman kokemukseni pohjalta projektitiimin jäsenenä ja projektipäällikkönä toimiessani seuraavat kuusi taitoa ovat edellytyksenä projektitiimin jäsenelle:

• Oman alan substanssiosaaminen
• Perustietämys ja ymmärrys projektinhallinnasta
• Ongelmanratkaisutaitoja
• Viestintätaitoja
• Yhteistyötaitoja (tiimityöskentely)
• Organisointitaitoja

Eräs keino kehittää osaamistaan on lukea omatoimisesti alan kirjallisuutta. Tämä ei oppimisen kannalta ole välttämättä parhain ratkaisu. Yksin puurtaminen teoreettisen kirjallisuuden parissa ei välttämättä houkuttele moniakaan ja opitun soveltaminen käytäntöön saattaa jäädä. Oman työn ohessa jää harvoin aikaakaan keskittyä omatoimiseen opiskeluun. Toinen vaihtoehto on sertifioitua, kuten projektipäällikötkin. Projektipäälliköille saattaa olla tuttu PMI:n PMP sertifikaatti. Harva tietää, että PMI tarjoaa myös projektitiimin jäsenille sertifiointeja. Certified Associate in Project Management (CAPM®) on tarkoitettu projektitiimin jäsenille, jotka haluavat kehittää taitojaan toimia projektitiimissä. Tämäkään, hyvin teoreettisena ratkaisuna, ei mielestäni ole kovin hyvä ratkaisu. 

Kolmas vaihtoehto on osallistua ulkopuolisen järjestämälle kurssille. Projektitiimit ovat usein virtuaalisia, ja tiimin jäsenet tekevät myös linjaorganisaation tehtäviä tai ovat useammassa projektissa yhtä aikaa. Tällöin osallistuminen päivänkin kurssille saattaa tuntua mahdottomalta. Kurssille osallistumisessa on se hyvä puoli, että kurssilla tapaa myös muita, voi keskustella ja jakaa osaamistaan ja oppia muilta osallistujilta.  Opittujen asioiden soveltaminen omaan työhön kurssin jälkeen ei välttämättä olekaan niin helppoa kuin kurssilla teoriassa kuultuna.

Vaihtoehtona voi olla myös yrityskohtainen työpajamainen päivän koulutus. Työpajassa käydään läpi ensin teoreettisesti perusasioita, ja sen jälkeen pohditaan yhdessä ryhmätöiden merkeissä omien projektien haasteita ja ratkaisuja niihin. Tällöin saadaan siirrettyä hiljaista tietoa tiimin jäsenien kesken. Soveltamalla asioita käytäntöön tapahtuu oppimistakin huomattavasti paremmin.

Kuva 3 Osaamisen kehittäminen projektissa

Neljäs vaihtoehto on osallistua webinaareihin. Olen kouluttanut mm. projektiviestintää, sekä pitänyt projektinhallinnan webinaareja projektitiimin jäsenille. Tunnin pituiset webinaari-sessiot ovat loistava keino kehittää osaamistaan, sillä aikaa ei kulu liikaa, ja aihe on usein selkeästi rajattu tiettyyn projektinhallinnan osa-alueeseen. Vuorovaikutus on haasteena webinaareissakin. Kysymyksiä voi laittaa koko webinaarin ajan, mutta keskustelu ei rajoitetun aikataulun vuoksi ole mahdollista.

Lessons Learnt tilaisuudet ovat myös erinomainen keino jakaa osaamista. Yksi projektitoimiston vetäjän tai projektisalkun omistajan tehtävistä on järjestää yrityksen koko projektihenkilöstölle Lessons Learnt-tilaisuuksia, joissa jaetaan tietämystä ja kokemuksia muiden kanssa. Ennen kaikkea näissä tilaisuuksissa siirtyy hiljaista tietoa, jota muutoin on haasteellista jakaa.

Tiimityö ja tiimityötaidot

Projektitiimin jäsenet ovat oman alansa asiantuntijoita ja tulevat usein linjaorganisaation eri yksiköistä. Projektitiimissä saattaa olla mukana myös asiakas, loppukäyttäjä, toimittajan edustaja ja muita sidosryhmien edustajia projektin eri vaiheissa. Jokainen tiimin jäsen on yksilö, ja joskus työskentely uusien tiimin jäsenten kanssa aiheuttaa haasteita. Tiimin jäsen tarvitsee mm. seuraavia tiimityötaitoja:

• Suullista ja kirjallista viestintää
• Ongelman ratkaisutaitoja
• Konfliktien hallintaa
• Taitoa kuunella ja huomioida muita tiimin jäseniä
• Neuvottelutaitoja
• Kykyä antaa ja vastaanottaa palautetta
• Positiivista asennetta

Kuva 4 Hyvän kuuntelijan taidot

LinkedInissä on jaettu ylläolevaa kuvaa erinomaisesta kuuntelijasta. Kuva soveltuu hyvin projektityöskentelyyn, erityisesti projektin viikkopalavereissa noudatettavaksi. Kuva tiivistää kaiken tarpeellisen: dialogi, vuorovaikutus, palaute, avoimuus vaihtoehdoille ja uusille ideoille, katsekontakti, non-verbaalinen viestintä ja empatia.

Tiimin jäseniltä odotetaan tiimisuuntautuneisuutta ja tiimityötaitoja, joita vastaajat ovat painottaneet, esimerkiksi ”Motivoituneet ja toistensa kanssa hyvin toimeentulevat henkilöt” ja ”Kaikki sitoutuvat tekemiseen ja päämäärään”. Tiimisuuntautuneisuudella tarkoitan muiden tiimin jäsenten huomioimista tiimityöskentelyssä sekä empatiaa, joka edellisessä kuvassakin mainittiin ja tiimin tavoitteiden laittamista henkilökohtaisten tavoitteiden edelle.

Mitä ketterämpää tiimityöskentely on, sitä enemmän tarvitaan avointa ja tiivistä kommunikointia, mikä edellyttää tiimin jäseniltä hyviä sosiaalisia ja kognitiivisia taitoja sekä yhteistyökykyä. (”Vapaaehtoiset jäsenet, jotka tutustutetaan toisiin edes jollain tasolla. Tiivis yhteistyö ja avoin kommunikointi, tavalla, jonka kaikki ymmärtää.”) Sosiaalisia taitoja tarvitaan erityisesti tiimin ollessa kuohuntavaiheessa, jolloin jäsenet tutustuvat toisiinsa. Kuohuntavaihe on projektin haasteellisin vaihe. Silloin esiintyy eniten konflikteja vuorovaikutussuhteissa ja kritiikkiä alkavaa projektia ja esimerkiksi tehtävänantoja kohtaan.

Aina kaikkien jäsenten kemiat eivät kohtaa (”Tiimin jäsenten välinen kemia”). Virtuaalitiimeillä on usein haasteita, mikäli tiimin jäsenet eivät pääse aloittamaan projektia yhdessä kasvotusten jolloin tutustuminen toisiin tiimin jäseniin ja sitoutuminen projektiin luonnistuu paremmin. Projektipäällikön rooliin ja vastuulle kuuluu luoda positiivinen me-henki tiimissä.

Kuva 5 Tiimin hioutumisen vaiheet

Suosittelen uuden projektin alkaessa projektitiimiä tekemään Belbinin tiimiroolitestin ja jakamaan tulokset tiimin jäsenten kesken. Testissä määritellyt yhdeksän tiimiroolia kuvaavat henkilölle luonteenomaisia käyttäytymistapoja suhteessa tiimin toisiin jäseniin. Tavoitteena on testitulosten avulla oppia tuntemaan ja säätelemään omaa tapaa toimia eri tilanteissa sekä tunnistamaan omat heikkoudet ja vahvuudet.

Seuraavassa postauksessa käyn läpi loput kuusi projektin onnistumisen tekijää. Sitä odotellessa itse kukin voi jatkaa listaa oman näkemystensä mukaan!