Kesäloman aikana pihaprojekteja
toteutettaessa tuli mietittyä projektipäällikön osaamista ja miten sitä mitataan
monenlaisilla sertifikaateilla ja testeillä. Miten oikeastaan mitataan projektipäällikön
onnistumista roolissaan erilaisissa projekteissa? Millainen on ”hyvä
projektipäällikkö”? Miten voin kehittyä projektipäällikkönä? Mitä esimerkiksi
PRINCE2 tai IPMA C sertifikaatit kertovat siitä, miten projektipäällikkö toimii
tai tulee toimeen projektitiimissä olevien erilaisten ihmisten kanssa, saatikka
projektin eri sidosryhmien jäsenten? Onko hyvä projektipäällikkö sellainen, joka
osaa ulkoa PERT-menetelmän kaavan tai soveltaa FMEA -tekniikkaa?
Projektipäällikön rooli
on muuttunut vuosien saatossa huimasti ja yhä muuttuu. Osaaminen ei
enää ole ainoastaan aikataulun, kustannusten ja resurssien laskemista kaavojen
avulla (moni on varmaan lukenut Pelinin Projektihallinnan käsikirjan).
Toimiessani projektipäällikkönä sekä mentoroidessani projektipäälliköitä olen
huomannut seuraavien taitojen olevan erittäin kriittisiä:
- Ihmisten johtaminen
- Projektiviestintä
- Tehtävienhallinta
Seuraavassa muutamia
vinkkejä em. kolmeen alueeseen.
Ihmisten johtaminen
Projektien johtamisessa
tulee pitää mielessä managementin ja leadershipin ero. Management pyrkii vakauteen
ja ennustettavuuteen (tekemään asiat oikein) kun leadership pyrkii kehittämään
toimintaa muutoksen kautta (tekemään oikeita asioita). Projektipäällikön rooli
koostuu näiden kahden yhdistelmästä.
Projektipäällikön on
johtamisellaan osattava motivoida ja sitouttaa tiimin jäsenet yhteisen
tavoitteen saavuttamiseksi. Tämä tapahtuu esimerkiksi jakamalla tehtävät
tasapuolisesti jäsenten osaaminen ja kokemus huomioiden, kuuntelemalla ja
kunnioittamalla muita, ratkaisemalla ongelmia yhdessä (ei syyttämällä muita,
tai hakemalla syyllistä), jakamalla ideoita, antamalla palautetta ja
tutustumalla tiimin jäseniin yksilöinä.
Projektipäällikkö on projektitiimissä myös
fasilitaattorin ja mentorin roolissa. Fasilitaattorina hän varmistaa, että
tiimissä on tarvittava osaaminen ja resurssit projektin eri vaiheissa.
Mentorina hän rohkaisee tiimin jäseniä kehittämään osaamistaan ja jakamaan
hiljaista tietoa tiimin jäsenten kesken myös yli tiimin rajojen. Ennen kaikkea
projektipäällikön tulee luottaa tiimin jäseniin. Projektipäällikön tulee osoittaa luottamusta
pitämällä sanansa, olemalla tavoitettavissa, olemalla rehellinen ja
aktiivisesti tukemalla tiimin jäseniä tavoitteiden saavuttamisessa. Tiimin
jäsenten luottamus ja motivaatio kasvavat yleensä, kun heille annetaan
mahdollisuus laittaa taidot käytäntöön ja osoittaa osaamisensa. Projektipäällikön
tulee kysyä itseltään, miten hyvin hän tuntee jokaisen tiimin jäsenen vahvuudet
ja osaamisen, jotta tehtävien jakaminen onnistuu parhaimmalla mahdollisella
tavalla. Tämä valitettavan usein kaiken
muun kiireen ohessa unohtuu.
IPMA Projektijohdon
pätevyys määrittelee joukon johtajuuden käytösmalleja, joista seuraavassa
muutama mielestäni erittäin tärkeä projektipäällikön taito:
- Delegoi SMART tyylillä (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound) tehtäviä ryhmän jäsenille, joilla on tarvittava tietotaito ja antaa heille toimintavapauden (luottamus).
- Innostaa, toiset työskentelevät mielellään hänen kanssaan (motivointi).
- Osaa palkita ja ryhtyä korjaaviin toimenpiteisiin ryhmän jäsenten hyväksymillä tavoilla (motivointi).
- Pysyy rauhallisena kriisin aikana, välttää paniikkia.
- Omaksuu johtamistyylin, joka on ominainen tietylle ryhmälle ja työtilanteelle, on avoin palautteelle.
The ”P” in PM
is as much about
“PEOPLE”
MANAGEMENT
as it about
“PROJECT”
MANAGEMENT
(Cornelius Fichtner)
(Cornelius Fichtner)
Projektiviestintä
Projektiviestintä on
taito, jota ei kovin hyvin opita lukemalla projektinhallinnan kirjoja, vaan
kokemuksen kautta. Projektiviestinnän osalta yksi kriittinen tekijä
on onnistunut kick-off projektin alkaessa. Kick-off tilaisuuden eteen kannattaa
nähdä vaivaa, sillä onnistuessaan se edesauttaa projektin onnistumista ja
tukee projektiviestintää. Projektitiimin jäsenten ja vähintään projektin
kriittisimpien sidosryhmien tutustuttua kasvokkain toisiinsa, on viestintä
projektin edetessä esimerkiksi Skypen välityksellä huomattavasti helpompaa. Projektiviestintään
on saatavilla useita työkaluja. Sidosryhmien määrästä ja sijainnista riippuen tulisi
heti projektin alkaessa sopia miten projektin aikana viestitään ja mitä viestintätyökalua
käytetään. Tärkeää on pitää säännölliset projektitiimipalaverit. Palaverin tarkoitus
ei suinkaan ole se, että projektipäällikkö yksistään käy läpi projektin
tilanteen, vaan käydään yhdessä läpi jokaisen osalta mitä on tehty, mitä tullaan
seuraavaksi tekemään ja mitä haasteita on ollut. Tiimipalaverissa on hyvä
mahdollisuus jakaa hiljaista tietoa, joita projektitiimin jäsenillä on runsain määrin ja oppia
toisilta.
Tehtävienhallinta
Tehtävienhallinta liittyy
hyvin kiinteästi johtamiseen ja viestintään. Kesällä 16-vuotiaat teinimme muistuttivat
viestinnän tärkeydestä. Tehtävät tulee kuvata täsmällisesti ja ymmärrettävästi.
Tapanani oli poikien kuskatessa hiekka- ja multakuormia osoittaa paikka
epämääräisesti termeillä tuonne, sinne, talon taakse tehostaen viestintää
osoittamalla kädellä. Teinit kyllä uskalsivat kyseenalaistaa epämääräisen
tehtävänannon ja vaativat tarkan tiedon, mihin täsmälleen kuorma tulee kipata.
Tiimissä voi kuitenkin olla jäseniä, jotka eivät välttämättä uskalla kysyä.
Projektipäällikön tuleekin muistaa varmistaa, että tehtävänannot on ymmärretty
oikein.
Tehtäviä ei tehdä
siiloissa, vaan tehtäviin tulisi kaikilla projektin jäsenillä olla
reaaliaikainen näkyvyys eli mitä kukin tekee missäkin vaiheessa ja miten
tehtävät riippuvat toisistaan. Hyvin usein käytetty Excel-dokumentti ei
välttämättä ole kaikista toimivin työkalu isossa projektitiimissä. Usein koetaan,
ettei työkalulla ole tehtävienhallinnassa niinkään merkitystä. Mielestäni sillä
on hyvinkin ratkaiseva rooli projektin onnistumisen kannalta. Miten hallinnoida
tehtäviä esimerkiksi monitoimittajaprojektissa jossa asiakaskin saattaa olla
hajaantunut useampaan toimipisteeseen?
Toimiva ja tarkoitukseen soveltuva
tehtävienhallinta työkalu on suuri apu projektin tavoitteiden saavuttamiseksi. Tehtäviä
tulee voida jakaa alitehtäviin ja niitä tulee voida kommentoida. Visuaalisuus
on myös plussaa työkalulle. Joku tykkää käyttää Kanban menetelmää, joku tykkää
nähdä tehtävät priorisoituina listana. Hyviä työkaluja on saatavilla paljon, esimerkiksi
Agendium, Asana, eeedo, Jira, Trello, Yammer, Planner ja Todoist. Jokainen
näistä varmasti päihittää projektipäällikön koneella, tai jossain verkon
kulmalla, olevan Excel-dokumentin.
Miten voin kehittyä
projektipäällikkönä?
Eräs hyvä keino kehittää
projektipäällikön taitoja on mentorointi. Tehokas mentorointi auttaa
parantamaan sekä projektinhallintaa että projektipäällikön käytännön taitoja ja
osaamista. Hyvä mentori ei vain jaa neuvoja, vaan kuuntelee ja kysyy
kysymyksiä, jotka auttavat mentoroitavaa löytämään ratkaisuja haasteisiin itse.
Esimerkiksi projektien riskienhallintaa mentoroitaessa tarkoitus ei suinkaan
ole, että mentori työstää valmiiksi riskianalyysin, vaan oman kokemuksen ja
osaamisen pohjalta ohjaa analyysin tekemisessä. Mentorilla tulee olla
laaja-alaista kokemusta erilaisista projekteista erilaisista ympäristöistä. Mentori
antaa aloitteleville projektipäälliköille sellaista tietoa ja osaamista, mitä
karttuu yleensä vain vuosien kokemuksella. Mentorointi onkin erinomainen tapa
opastaa uusi tai junior tason projektipäällikkö tehtäviinsä.
Omia projektipäällikön
taitojaan voi mitata projektin jälkeen tehtävällä kyselyllä, joka
lähetetään projektitiimin jäsenille, ei vain asiakkaalle, kuten yleensä
tehdään. Olen käyttänyt luomaani kysymyspatteristoa omissa projekteissani Webropolilla toteutettuna kyselynä. Kyselyn
tulokset antavat hyvää pohjaa sille, mitä taitoja tulisi kehittää.
Tämä on kovin hyvää tekstiä tässä kirjattuna. Minulla on kokemusta projektien vetämisestä ja johtamisesta vuodesta 1991 alkaen ja aina tulee eteen jotain perinteistä ja jotain uutta. Tuntuu kuin kiveen olisi hakattu, että lopputulos on kuitenkin se, mikä ratkaisee, käyttää mallina sitten jotain valmista tai ihan soveltaen pitkälle omia juttuja.
VastaaPoistaNiin Leadership kuin management taidot ovat olleet tarpeen, eikä pidä vähätellä ollenkaan kirjaamiasi IPMA johtajuuden käytösmalleja. Samat lainalaisuudet löytyvät monista alan kirjoituksista ja muistakin projektimalleista hivenen eri tavalla esille tuotuna.
Viestinnässä olen päätynyt kuitenkin yksinkertaiseen "liikennevaloin" statusten kertomiseen ja oppinut kiteyttämän värin perustelun lauseeksi sekä mahdollisen korjausliikkeen punaisiin ja keltaisiin unohtamatta sitä että vihreäkin on aina hyvä mainita onnistumisen näkökulmasta.
Jatka kirjoittamista, näistä moni saa vinkkejä käytäntöön, aivan varmasti.
Kiitos Pekka kommenntistasi! Jokainen projekti on uniikki. Usein tiimi koostuu uusista, usein myös toisilleen oudoista henkilöistä, joten jokainen projekti opettaa aina jotain uutta niin projektipäällikölle kuin tiimin jäsenille. Viestintätaitoja, unohtamattakaan kuuntelemisen taitoa, tarvitaan joka puolella.
VastaaPoista