Projektien onnistumisen haasteena on usein resurssien- ja aikataulunhallinta. Harvoin syyksi mainitaan epäonnistunutta tehtävienhallintaa, vaikka tämä saattaa usein, ainakin osaltaan, olla
syynä edellä mainittuihin ongelmiin. Olen projekteissani kuullut mm. seuraavanlaisia kommentteja: ”Liian monta projektia päällekkäin, ei pysty
hoitamaan tehtäviä sovitussa ajassa” tai ”puhtaasti toive
ajattelua, että projektityöt on mahdollista tehdä siinä sivussa päätyön
lisäksi”. Nämä ovat hyvin tyypillisiä haasteita.
Muokkasin perinteisestä projektikolmiosta uuden version tehtävienhallinnan näkökulmasta. Keskelle lisäsin viestinnän, sillä projektiviestinnällä on keskeinen rooli myös
tehtävienhallinnassa. Kuten edellä mainituista kommenteista käy ilmi, ongelmiin vaikuttaa useampi tekijä ja joskus on vaikea osoittaa mistä ongelmat alkoivat ja mikä on juurisyy. Onko se epäonnistunut resurssienhallinta, tehtävienhallinta vai onko vika jo projektin huonosti suunnitellussa aikataulussa?
Miten tehtävienhallinnalla voidaan vaikuttaa projektin onnistumiseen? Keinoja on monia ja tässä postauksessa käyn läpi ainoastaan tehtävienhallintaa vaikkakin resurssien-, tehtävien- ja aikataulunhallinta liittyvät saumattomasti toisiinsa.
Miten tehtävienhallinnalla voidaan vaikuttaa projektin onnistumiseen? Keinoja on monia ja tässä postauksessa käyn läpi ainoastaan tehtävienhallintaa vaikkakin resurssien-, tehtävien- ja aikataulunhallinta liittyvät saumattomasti toisiinsa.
Ilman yhteistä työkalua projektin tehtävienhallinta ei onnistu. Mietitäänpä
projektia, jossa on mukana useampi toimittaja, alihankkija, tiimin jäseniä
useasta eri yksiköstä ja asiakas aktiivisessa roolissa tiimin jäsenenä.
Paljonko aikaa meneekään hukkaan pyöritettäessä pitkää tehtävälistaa,
mahdollisesti Excelin avulla, osapuolelta toiselle – vaikkakin se oli pilvessä
kaikkien saatavilla? Miten voidaan varmistaa, että jokainen on selvillä mitä
kunkin pitää tehdä missäkin vaiheessa?
Uutta projektia aloitettaessa jaetaan tehtävät aluksi yleensä karkealla
tasolla. Tehtävät täsmentyvät projektin eri vaiheissa. Projektitiimiin saattaa
tulla eri vaiheissa uusia jäseniä, joille myös jaetaan tehtäviä. Yksi projektin
onnistumisen edellytys on, että jokainen tiimin jäsen ymmärtää omien
tehtäviensä merkityksen kokonaisuuden kannalta sekä riippuvuudet tehtävien
välillä. Projekteilta vaaditaan yhä enemmän ketteryyttä, sillä projektit
harvemmin etenevät alkuperäisen suunnitelman mukaan. Kaikkia tehtäviä ei voida
listata projektin alkuvaiheessa. Projektitiimin on kyettävä reagoimaan
muutoksiin hyvinkin ketterästi. Tehtävienhallinnan kanssa kulkee rinnakkain
viestintä ja kommunikointi. Ei riitä, että tehtävät kirjataan jonnekin, ne
pitää olla kaikkien osapuolten saatavilla nopeasti, helppokäyttöisesti ja
mielellään visuaalisesti.
Työkaluja tehtävien hallintaan löytyy runsain määrin. Olen käyttänyt muun
muassa Exceliä, Powerpointtia, Lotus Notesia, Accept360:ia, Outlookin
tehtäväluetteloa, Jiraa, Trelloa, Agendiumia, Todoist-sovellusta,
Hubspotia, Project-TOPia, MS Projectia ja MS Planneria.
Näistä mielestäni parhaimmat ovat ehdottomasti Agendium ja Trello. Kummallakin
sovelluksella on oma käyttötarkoituksensa ja käyttö riippuu mihin
tarkoitukseen ja miten laajaan käyttöön sovellusta tarvitaan. Kumpikin sovellus perustuu
Kanban-menetelmään, joka on visuaalinen ja auttaa ennakoimaan ja hallinnoimaan
tehtävien kulkua. Kanban-menetelmä näyttää nykytilanteen ja mahdolliset
ongelmat nopealla silmäyksellä. Lisäksi säästän vaivaa, kun tehtäviä voi
siirtää nopeasti työnkulun vaiheista toiseen vain hiirellä vetämällä.
Trellosta olen käyttänyt vain ilmaisversiota, ja se on riittänyt hyvin
puutteineenkin omaan käyttöön pienemmässä ympäristössä (maks. 10 käyttäjää).
Trellossa pidän erityisesti tehtävien visuaalisesta ilmeestä. Trello on myös
samantien käyttövalmis. Aluksi tarvitsee vain luoda uusi Kanban-taulu ja
työnkulku. Aikaa tähän menee noin minuutti, mikäli et jää pähkäilemään
työnkulun vaiheita. Suurimpana puutteena pidän taas alitehtävien ja
yhteenvetojen (raportointi) puuttumista.
Agendiumia olen käyttänyt omien tehtävien hallintaan ja
asiakasprojekteissa. Agendium taipuu hyvin moneen tarkoitukseen. Uudessa
versiossa raportointikin alkaa olla jo melko kattava. Mallipohjien luonti on
erinomainen ominaisuus toistuville työlistoille ja nopeuttaa suuresti
työskentelyä. Tehtävät saa näkyviin Kanban-tauluna, aikajanalla sekä
perinteisenä listana.
Olen koonnut tähän vinkkejä projektin tehtävienhallintaan. Työkalun
valintaan en ota kantaa. Kuten aiemmin mainitsin, niitä on saatavilla runsain
määrin ja valinta riippuu mm. projektin koosta, projektitiimistä ja projektin
sidosryhmistä. Sovelluksia, jotka tukevat Kanban-menetelmää, on paljon muitakin
kuin suosimani Agendium ja Trello.
Esimerkiksi Officen mukana tulevaa Planneria kehitetään koko ajan. Planner on
kätevä ja helppokäyttöinen työkalu, joka tällä hetkellä toimii pienissä
yksittäisissä projekteissa.
LeanKit ja TargetProcess ovat hyviä vaihtoehtoja
vaativampaan käyttöön. Jira taipuu moneen, mikäli löytyy osaava henkilö
konfiguroimaan sen tarpeita vastaavaksi.
Vinkkejä (projektin) tehtävienhallintaan
2. Valitse tehtävienhallintaan vain yksi menetelmä ja yksi työkalu – huolimatta siitä, että toimittaja haluaa käyttää omaansa, asiakas haluaa käyttää omaansa jne. Sopikaa YKSI yhteinen sovellus, jota käytätte projektin ajan!
3. Riko isoja tehtäväkokonaisuuksia pienempiin tehtäviin ja alitehtäviin projektin edetessä. Peukalosääntönä tehtävän maksikoolla voidaan pitää 40 tuntia.
4. Varmista, että tehtävät osoitetaan oikeille henkilöille. Huomioi tiimin jäsenten osaaminen ja muut työt.
5. Määrittele tehtäville määräpäivät (deadline). Vaikka se olisi vain arvio, annettu määräpäivä lisää todennäköisyyttä saada tehtävä tehdyksi ajallaan.
6. Mieti
tehtävien deadlinet yhdessä tekijöiden kanssa. Tehtävän suorittajan tulee olla mukana
arvioimassa tehtävän kestoa ja tehtävän mahdollisia riippuvuuksia.
Tehtävän suorittajalla on yleensä kokemusta ja tietämystä arvioida kauanko
tehtävän suorittamiseen kuluu aikaa. Huomioi myös muut työtehtävät,
riippuvuudet muista tehtävistä ja toimittajien osuus ja vaikutukset
tehtäviin.
7. Priorisoi tehtävät selvästi ja ymmärrettävästi. Älä käytä ”ASAP” (as soon as possible) tai ”valmis ennen tehtävä X:ää” tai muita epämääräisiä ilmauksia.
8. Tehtävän nimellä (otsikolla) on merkitystä. Otsikon tulee vastata tehtävän kuvausta ja antaa ensi silmäyksellä kuva mitä tehtävän odotetaan tekevän. Esimerkiksi tehtävä ”Kirjoita kampanjaan blogi” ei kerro juurikaan mitään. Sen sijaan esimerkiksi ”Kirjoita viikkopostaus kampanjan Y blogiin X” kertoo jo enemmän mitä pitää tehdä ja kenelle. Tehtäväkuvaus sisältää yksityiskohtaisempaa tietoa postauksen aiheesta, pituudesta yms.
9. Visualisoi. Kanban-menetelmä on erinomainen, oli käytössä sähköinen työkalu tai seinätaulu PostIt lappuineen.
10. Käy tehtäviä läpi säännöllisesti. Aikataulut muuttuvat, uudelleen priorisointia tarvitaan ja henkilöt projektissa saattavat vaihtua. Projektin kriittisimmissä vaiheissa tehtäviä tulee käydä yhdessä useammin läpi. Esimerkiksi yliheitot, jotka usein tehdään viikonloppuisin varsinaisen työajan ulkopuolella, ovat haastavia. Tietoliikenneoperaattorin vaihto organisaatiossa vaatii melkoisesti erilaisia tehtäviä ennen yliheittoa, yliheiton aikana sekä yliheiton jälkeen, puhumattakaan yllättävistä jälkitöistä, joita usein ilmaantuu ja jotka vaativat useamman eri osapuolen panostusta. Näissä tapauksissa tehtävien jakaminen oikeille osapuolille on tapahduttava nopeasti ja kuittaamalla tehtävät tehdyksi varmistetaan, että kaikki tarvittava on tehty ajallaan.
7. Priorisoi tehtävät selvästi ja ymmärrettävästi. Älä käytä ”ASAP” (as soon as possible) tai ”valmis ennen tehtävä X:ää” tai muita epämääräisiä ilmauksia.
8. Tehtävän nimellä (otsikolla) on merkitystä. Otsikon tulee vastata tehtävän kuvausta ja antaa ensi silmäyksellä kuva mitä tehtävän odotetaan tekevän. Esimerkiksi tehtävä ”Kirjoita kampanjaan blogi” ei kerro juurikaan mitään. Sen sijaan esimerkiksi ”Kirjoita viikkopostaus kampanjan Y blogiin X” kertoo jo enemmän mitä pitää tehdä ja kenelle. Tehtäväkuvaus sisältää yksityiskohtaisempaa tietoa postauksen aiheesta, pituudesta yms.
9. Visualisoi. Kanban-menetelmä on erinomainen, oli käytössä sähköinen työkalu tai seinätaulu PostIt lappuineen.
10. Käy tehtäviä läpi säännöllisesti. Aikataulut muuttuvat, uudelleen priorisointia tarvitaan ja henkilöt projektissa saattavat vaihtua. Projektin kriittisimmissä vaiheissa tehtäviä tulee käydä yhdessä useammin läpi. Esimerkiksi yliheitot, jotka usein tehdään viikonloppuisin varsinaisen työajan ulkopuolella, ovat haastavia. Tietoliikenneoperaattorin vaihto organisaatiossa vaatii melkoisesti erilaisia tehtäviä ennen yliheittoa, yliheiton aikana sekä yliheiton jälkeen, puhumattakaan yllättävistä jälkitöistä, joita usein ilmaantuu ja jotka vaativat useamman eri osapuolen panostusta. Näissä tapauksissa tehtävien jakaminen oikeille osapuolille on tapahduttava nopeasti ja kuittaamalla tehtävät tehdyksi varmistetaan, että kaikki tarvittava on tehty ajallaan.
Try Kanban Board - the #1 way to improve the efficiency of your team
Mielenkiintoista lukea projektinhallinnan eri osa-alueista. Olen itse miettinyt, että haluaisin siirtyä alallani projektien hallinnointiin enemmän. Oletko kuullut projektinhallinnan sertifikaatista? Ilmeisesti tällaista koulutusta järjestetään missä koulutus antaa valmiudet alkaa projektinhallintaan. Ymmärrän toki, että työssä oppii mutta ehkä tämä voisi antaa paremman valmiuden aloittaa projektien vetäminen.
VastaaPoistaOlen nähnyt tilanteita, jolloin projektinhallinta on ajatuksen tasolla toiminut, mutta kun on lähdetty käytännön toimiin, on se hieman kariutunut. Tuttavani vinkkasi räätälöidyistä projektinhallintapalveluista. Uskon, että se voisi olla hyödyllinen yrityksille, jotka ovat nähneet samanlaisia tilanteita.
VastaaPoistaKiitos tekstistä. Oli hyvää infoa. Mies mainitsi noista teollisuuden kunnossapitoratkaisuista, että ilmeisesti heille semmoinen tulossa kokeiluun. Ihan mielenkiintoista sitten kuulla, miten homma muuttuu.
VastaaPoista