Projektitiimin motivointi

Miten motivoida projektitiimin jäseniä?

Projektitiimin motivaatiosta ei projektinhallinnan kirjoissa kovinkaan paljon mainita, ei edes kaiken kattavassa PMBOK:issa. Sen sijaan ICB (IPMA Competence Baseline Version 3.0, Projektin johdon pätevyys) käsittelee sivulla 40, kohdassa 2.02 sitoutumista ja motivaatiota. Puuttumatta sen tarkemmin ICB:n sisältöön, jokainen voi itse käydä lukemassa kyseisen opuksen. Muutaman asian nostaisin esiin. Sopivana käytöksenä mainitaan ”Pitää aktiivisesti huolta motivaatiotasoista” ja parantamista vaativana puolestaan ”Ei puutu alenevaan motivaatioon”. ICB antaa ihan hyviä käytösmalleja, mutta ei kerro miten käytännössä tulisi toimia.

Projekteissa on monenlaisia haasteita. Aikataulut mättävät, resursseja ei ole riittävästi, laajuus paisuu. Näihin haasteisiin ensiapuna hankitaan työkalu, joka usein on ”kaiken kattava” MS Project ja koulutetaan osa porukasta sen käyttöön. Työkalun odotetaan ratkaiseva kaikki nämä ongelmat. Tällä tavoin saatetaan ratkaista kolmion yksi sivu. Projektin motivaatiokolmion sivut kuvaavat kolme asiaa projektitiimin motivointiin. Ensinnäkin projektissa tulee olla selvä tehtäväjako. Jokaisella tehtävällä tulee olla yksi omistaja ja omistajan tulee ymmärtää mitä häneltä odotetaan ja milloin. Omistajalla tulee olla tarvittavat työkalut tehtävän suorittamiseen ja hänen tulee saada säännöllisesti palautetta suorituksestaan. Kolmion ydin, projektitiimin ryhmäytyminen tapahtuu projektin alkaessa ja vahvistuu projektin aikana. Isoimmissa projekteissa, joissa on mukana useita eri osapuolia, on roolien ja vastuiden määrittely erityisen tärkeää. 

ICB 3.0 käytösmallissa on projektipäällikön tehtävänä myös ”Edistää ryhmähenkeä ja ammattialojen yhteistyötä”. Projektitiimi koostuu usein eri alojen asiantuntijoista, ja jokaisella jäsenellä on omat motiivinsa toimia ryhmässä. Projektipäällikön haastava tehtävä on saada tiimi toimimaan yhdessä ja luoda hyvä positiivinen yhteishenki. Sitä miten positiivinen yhteishenki luodaan, mikä motivoi tiimin jäseniä tai miten tiimin jäseniä motivoidaan, ei ICB, kuten mikään muukaan projektinhallinnan standardi, kerro.  ICB 3.0:ssa motivaation osalta mainittiin ”Laatii projektisuunnitelman ryhmätyönä” vs. ”Tyrkyttää projektisuunnitelmaa ryhmälle”. Kuinka moni projektipäällikkö voi rehellisesti tunnustaa laatineensa projektisuunnitelman yhdessä projektitiimin kanssa? Tai edes projektitiimin avainhenkilöiden?

Ihanteellisessa projektissa jokainen tiimin jäsen olisi motivoitunut sekä projektia että lopputulosta kohtaan. Käytännössä olemassa oleva motivaatiokin pyrkii jossain vaiheessa sammumaan, jollei sitä ylläpidetä. Hyvä ryhmähenki varmistaa motivaation projektia kohtaan, etenkin suurissa hankkeissa tulee eteen ongelmia, jolloin kannustava ryhmä on arvokas. Ryhmähengen luomiseksi ja sen ylläpitämiseksi on projektipäällikön nähtävä vaivaa, se ei tapahdu tiimin sisällä itsekseen.

Niin kamalalta kuin sana ryhmäytyminen kuulostaakin, se on projektin onnistumisen kannalta yksi tärkeimmistä tekijöistä. Miten koota tuottava ja motivoitunut projektitiimi? Miten motivoida tiimin jäseniä, joilla on useita projekteja päällekkäin ja jotka eivät itse voi valita projektejaan?

Päätin kysyä suoraan projektitiimien jäseniltä mikä heitä motivoi. 

Laitoin kyselyä viiteen nimeltä mainitsemattomaan yritykseen sekä yksityiselle että julkiselle puolelle. Kysymyksiä oli viisi:

1. Mitkä asiat projektissa motivoivat sinua parhaiten?    
2. Mikä seikka mielestäsi projektissa syö eniten motivaatiota?                
3. Miten toimii hyvä ja motivoitunut projektitiimi?           
4. Mitä projektipäällikkö voi tehdä parantaakseen projektitiimin jäsenen motivaatiota? 
5. Mitkä ovat projektin onnistumisen tärkeimmät tekijät?

Projektitiimin jäsenten näkökulmasta projektissa yleisimmät ja eniten esiin nousseet motivoivat seikat ovat selvät ohjeet ja tavoitteet, selkeät roolit ja työnjako, vastuu hoitaa asioita itsenäisesti ja realistinen aikataulu. Vastauksissa nousi esille myös haasteellisuus, sitouttamisen ja sitoutumisen merkitys. 

• Haasteelliset työtehtävät, innostunut projektitiimi, projektin tavoitteiden ja tuloksen merkityksellisyys (hyöty rahassa tai muussa).
• …vaikeissa projekteissa itsensä haastamisen jälkeen onnistumisen ilo, ja se, että työn tuloksena syntyy jotain yrityksen tuloksen kannalta merkittävää, ts. yritykselle syntyy projektin tuotoksista voittoa.
• Luovuuden käyttäminen tekee hommasta mielenkiintoista ja sen myötä paljon motivoivampaa.
• …eri osapuolet sitoutuvat projektiin täysillä. Silloin projektissa on kiva olla mukana ja työ on palkitsevaa siitä huolimatta, että projektissa tulisi eteen haasteita.
• Projektipäällikkö saa aikaan sitoutumisen tunteen.
• Projektista saatavat hyödyt.
• Lisämotivaatiota seuraaviin projekteihin saa tietysti myös projektin lopputuloksesta, onnistuneesta sellaisesta. On antoisaa nähdä työn tulokset, tietää vaikuttaneensa kokonaisuuteen ja jos projektista on vielä hyötyä laajemmassa mittakaavassa.

Erityisen ilahduttavaa oli luovuuden käyttäminen projektihallinnassa. IPMA ICB 3.0, Projektin johdon pätevyys, määrittelee luovuuden yhtenä pätevyytenä, jossa projektipäällikkö käyttää yksilöiden sekä projektiryhmän ja organisaation kollektiivista luovuutta projektinsa eduksi. Luova projektipäällikkö toivottaa haasteet tervetulleiksi ja suhtautuu avoimin mielin uusiin ideoihin, innostaa ihmisiä esittämään ideoita, tunnistaa mahdollisuuksia, käyttää poikkeuksellisia lähestymistapoja projektin hyväksi ja tekee luovia päätöksiä pienentääkseen riskejä.

Eräs keino millä projektipäällikkö voi tukea luovuutta, on kannustaa projektitiimiä yhteistyöhön. Luova projektipäällikkö ymmärtää vuorovaikutuksen merkityksen ja osaa tulkita tiimin jäsenten (sekä muiden sidosryhmien) eriäviä näkökulmia ja ratkaista ristiriitoja. Projektin hyötyjä käydään läpi oman kokemukseni mukaan hyvin huonosti, jos lainkaan, projektitiimin kanssa.  Projektitiimin jäsenten motivaatiota lisää ”projektin tavoitteiden ja tuloksen merkityksellisyys (hyöty rahassa tai muussa)”, kuten eräs vastaaja vastasi. Viisi kysymystä, jotka projektipäällikön tulee käydä läpi projektin aloituspalaverissa, luovat projektille aivan erilaisen lähtökohdan ja merkityksen:

1. Miksi teemme tätä?
2. Kenelle teemme?
3. Mitä minä voin tehdä projektin lopputuloksen ja hyötyjen saavuttamiseksi?
4. Mitkä ovat projektin tuomat hyödyt?
5. Miten projektin hyödyt mitataan?

Seuraavassa postauksessa jatkan motivaatiota syövillä asioilla. Ennen sitä voi itse kukin (sekä projektipäälliköt että projektitiimin jäsenet) veikata, mitkä ovat viisi suurinta projektissa motivaatiota kuluttavaa asiaa ja missä järjestyksessä.