Menestyvän projektitiimin salaisuus? Motivoitunut projektitiimi?

Miten luoda hyvä yhteishenki projektiimissä?

Projektitiimin jäsenten motivaatiotekijöitä koskevan kyselyn vastausten läpikäynti on edennyt kolmanteen kysymykseen, jossa pohditaan millainen on hyvä ja motivoitunut projektitiimi. Muistin virkistykseksi anonyymissä kyselyssä esitettiin viiden organisaation (vastaajien määrä vaihteli organisaatiosta riippuen) projektitiimin jäsenille seuraavat viisi kysymystä:

• Mitkä asiat projektissa motivoivat sinua parhaiten?            
• Mikä seikka mielestäsi projektissa syö eniten motivaatiota?                        
• Miten toimii hyvä ja motivoitunut projektitiimi?                
• Mitä projektipäällikkö voi tehdä parantaakseen projektitiimin jäsenen motivaatiota?   
• Mitkä ovat projektin onnistumisen tärkeimmät tekijät?

Vastauksissa erottui selvästi yli muiden kommunikointi, mikä ei sinänsä ollut yllätys. Onnistunut viestintä on menestyksekkään projektin edellytys. Projekteissa tulee eteen monenlaisia haasteita, esimerkiksi tilanteet projektin aikana saattavat muuttua nopeastikin, eri sidosryhmän jäsenet tarvitsevat osaltaan erilaista tietoa eri aikaan, tiimin jäsenet saattavat olla useassa eri paikassa tai eri aikavyöhykkeillä. Tämä vaatii projektin viestinnän ja kommunikoinnin onnistumiseksi huolellista suunnittelua. Palautetta viestinnän onnistumisesta tulee kerätä koko projektin ajan, ei vain projektin päätyttyä. Palautetta voi pyytää esimerkiksi projektin isompien etappikatselmointien yhteydessä kysymällä:

• Onko projektin tarkoitus ja tavoitteet ymmärretty?
• Onko jokainen ymmärtänyt roolinsa ja vastuunsa tiimissä?
• Ovatko tehtävänannot olleet riittävän tarkkoja?
• Ovatko tiimipalaverit olleet tehokkaita ja tarkoituksenmukaisia?
• Onko kommunikointi ollut avointa ja riittävää?
• Keinoja, joilla projektin ja projektitiimin viestintää ja vuorovaikutusta voidaan parantaa.

Monesti ainakin viimeiseen kysymykseen tulee ideoita, joten palautetta kannattaa ehdottomasti kerätä projektin aikana! Ideaalinen tilanne toki olisi, että kaikki tiimin jäsenet ovat samassa tilassa, tai edes samassa rakennuksessa. Näin ei useinkaan ole, joten viestintään ja kommunikointiin tulee löytää yhteiset työkalut ja menetelmät projektin tarpeiden mukaan. Seuraavassa kaksi kommunikointiin liittyvää vastausta, jotka kannattaa muistaa projektitiimiä muodostettaessa ja projektin edetessä (yhteiset tilat ei valitettavasti monissakaan projekteissa ole mahdollista):

• ”Kaikki kehittäjät samassa tilassa. Helppo kommunikoida kaikkien kanssa. Kaikista asioista voi keskustella ja välillä myös väitellä tai haastaa tai olla eri mieltä. ”
• ”Tiimi kommunikoi ja vaihtaa ajatuksia sekä kokemuksia, mikä toimii tai mikä taas ei. Apua on helppo kysyä ja sitä saa lähes aina viiveettä, jopa niin että vastaaja ei vain vastaa tarkalleen kysyttyyn kysymykseen vaan kysyy myös tarkentavia kysymyksiä.”

Toisena toimivan tiimin edellytyksenä mainittiin roolitukset ja vastuualueet: 

• ”… projektin jäsen tietää mitä häneltä odotetaan”
• ”Jokainen projektitiimiin kuuluva henkilö tietää vastuunsa ja hoitaa työtehtävänsä niin hyvin kuin kykenee.”
• ”Projektiryhmän jäsenet tietävät olevansa projektiryhmän jäseniä ja tuntevat oman roolinsa.”
• ”Kukin tietää roolinsa ja mitä pitää tehdä ja yhteistyö toimii.”

Näiden lisäksi tuli erittäin hyviä vastauksia asioista, joihin projektitiimiä muodostettaessa saatikka projektin edetessä kiinnitetään valitettavan vähän huomiota. Syynä tähän on kenties se, että nämä vaativat sekä projektipäälliköltä että projektitiimin jäseniltä enemmän panostusta ja aikaa. Miten monesti unohtuu projektin alkaessa yhteishengen luominen ja projektitiimin (sekä sidosryhmien) sitouttaminen. Projektitiimin jäsenten kommenteissa tuli esiin loistavia kuvauksia siitä, millainen on hyvä ja toimiva tiimi.

• ”Hyvä yhteishenki johon panostettu, avoimuus.”
• ”Optimistinen ja sopivan humoristinen asenne.”
• ”Henkilöt kokevat projektin haasteena ja mielenkiintoisena uutena mahdollisuutena. Ryhmähenki on luja, tyyliin "tämä on meidän homma".”
• ”Jokainen tukee ja sparraa projektitiimissä toista, jotta paras lopputulema saavutettaisiin.”
• ”Puhaltaa yhteen hiileen, sparraa ja tukee toisiaan.”

Ehditäänkö projektitiimeissä kaiken kiireen keskellä sparrata ja tukea riittävästi toinen toistaan? Miten projektitiimissä luodaan hyvä yhteishenki? Hyvä yhteishenki ei synny itsestään. Yhteishengen luominen vaatii aikaa, panostusta sekä epävirallista toimintaa. Hyvää yhteishenkeä tulee myös ylläpitää koko projektin ajan. Onnistunut tiimityöskentely avoimessa ilmapiirissä ja ryhmähengessä auttaa kommunikoinnissa sekä hiljaisen tiedon siirtymisessä.

Kaikki tiimit eivät välttämättä toimi saumattomasti yhdessä, ainakaan automaattisesti, vaan projektipäällikön on varmistettava, että yhteistyö ja yhteishenki tiimin erilaisten jäsenten välillä saadaan toimivaksi. Jokainen tiimin jäsen on yksilö ja oman alansa asiantuntija. Osa tiimin jäsenistä saattaa olla myös toisilleen tuntemattomia. Projektipäällikön haasteena on saada nämä erilaiset persoonat puhaltamaan yhteen hiileen. Hyvä yhteishenki ei välttämättä synny itsestään projektitiimin keskuudessa. Projektipäälliköllä on vastuu siitä, millaiseksi projektitiimin yhteishenki muotoutuu.

Seuraavassa on muutamia keinoja, miten luoda ja ylläpitää hyvää ryhmähenkeä:

1. Omistajuus. Vastauksissa tuli vahvasti ilmi, että jokaisella tiimin jäsenellä tulee olla selkeä, oma vastuualue. Jokaisen tulee tietää ja ymmärtää oma roolinsa ja tehtävänsä projektissa. Tehtävät on pilkottava riittävän pieniksi, jotta jokainen selviytyy tehtävistään annetussa aikataulussa. Jokaisen tiimin jäsenen tulee omistaa jotain, muussa tapauksessa sitoutumista ja sitä kautta hyvää yhteishenkeä ei synny. Epäselvät tehtävänannot tai tehtävän osoittaminen useammalle henkilölle aiheuttaa ennen pitkää haasteita ja herättää epäluottamusta tiimin sisällä.

2. Luottamus ja luottamuksen rakentaminen. Luottamus on keskeinen tekijä hyvän yhteishengen ja myönteisen ilmapiirin luomisessa. Ilman luottamusta tiimin jäsenet eivät niinkään ilmaise mielipiteitään, esitä kysymyksiä tai kehitysideoita ja pahimmassa tapauksessa epäkohtia tai ongelmia ei tuoda esille vaan piilotellaan. Luottaakseen toisiinsa, tiimin jäsenten tulee tuntea toisensa paremmin. 

Eräs vastaaja kiteytti toimivan projektitiimin seuraavasti: ”Hyvä yhteishenki johon panostettu, avoimuus”. Luottamuksen rakentaminen alkaa välittömästi kun projektitiimi perustetaan ja vaatii työtä kuten aiemmin jo mainitsin. Luottamuksen rakentaminen tulee aloittaa viimeistään projektin aloituspalaverissa (kick off palaveri), jossa tutustutaan tiimin jäseniin. 

3. Tutustukaa toisiinne. Toisten vahvuuksien ja osaamisen tunteminen helpottaa avun ja tuen saamista. Kun tiedetään mitä kukin osaa, on apua helpompi kysyä.

”Vaikka projektissa yksilöt tai pienemmät ryhmät tekevätkin oman suorituksensa itsenäisesti on projektin jäsenten hyvä tuntea myös toisensa jollain tasolla. Projekti on kuitenkin lyhytkestoinen, joten sen tehostamiseksi auttaa, jos tiimissä ollaan tuttuja edes jollakin tasolla.”

Mikäli projektitiimin jäsenet istuvat samoissa tiloissa (tai edes osa tiimistä) yksi tapa tutustua toisiin paremmin on käydä esimerkiksi lounaalla yhdessä.

4. Positiivinen ja avoin kommunikointi. Erityisen tärkeää projektin onnistumisenkin kannalta on, että projektitiimin jokainen jäsen tuntee olevansa osana tiimiä ja jokaisen työtä arvostetaan. Erään vastauksen mukaan tiimi ”Kommunikoi paljon keskenään, koska jokainen tietää olevansa tarpeellinen osa kokonaisuutta”.

Aktiivista kuuntelemista ei missään nimessä pidä unohtaa. Aktiivinen kuunteleminen auttaa kehittämään positiivista viestintää. Osallistuin kesäkuussa IPMAn kolmipäiväiseen ICBC workshoppiin, jossa kahtena aamuna käytiin läpi kuvan 1 mukaista ”morning roundia”. Tämä on yksi hyvä tapa aloittaa esimerkiksi viikkopalaveri. Totuttuja tapoja kannattaa rikkoa. Five weeeeeeeeird tips for great meetings sivulta löytyy hyviä vinkkejä ei niin tyypilliseen projektipalaveriin.

5. Syyllistämisen sijaan rakentavaa ajattelua. Kun työskennellään tiimissä, virheitä ja pettymyksiä sattuu aina. Usein on helppo syyttää ja osoittaa sormella jotakuta, jolloin luodaan nopeasti epämiellyttävä ilmapiiri, heikennetään luottamusta ja tuottavuutta. Sen sijaan tulisi rohkaista tiimiä ajattelemaan virheistä rakentavasti. Virheiden esiin nostamiseen tulee pikemminkin rohkaista, sillä mitä aiemmin virheet havaitaan, niihin voidaan reagoida nopeammin. Yhdessä tulisi pohtia mitä voimme tehdä asian korjaamiseksi? Miten voidaan varmistaa, ettei virhe toistu? Tarkoitus on oppia virheistä, ja ennen kaikkea jakaa näitä oppeja myös muille. John Wooden sanoi mielestäni osuvasti: ”If you’re not making mistakes, then you’re not doing anything.” Kukaan meistä ei ole täydellinen, ei edes projektipäällikkö.

6. Pidä hauskaa! Ihmiset viettävät noin 75 % työajastaan työkavereiden seurassa. Puhukaa muustakin kuin työasioista, oppikaa tuntemaan tiimin jäsenet. Työ ei saa olla yksin puurtamista koko ajan.  Positiivinen ilmapiiri ja riittävät tauot tuovat lisää energia ja intoa työhön sekä lisäävät niin tuottavuutta kuin työtyytyväisyyttäkin. Muista ” Optimistinen ja sopivan humoristinen asenne.”
(erään vastaajan kommentti)

7. Osaamisen kehittäminen. Jokainen projektitiimin jäsen haluaa varmasti oppia lisää, kehittää ammattitaitoaan ja edetä urallaan. Projektipäällikkö (tai esimies), joka osaltaan auttaa tiimin jäseniä kehittämään taitojaan, tukee ryhmän motivaatiota ja sitoutumista. Toki on muistettava, että jo projektitiimiä muodostettaessa tulee huomioida projektissa tarvittava osaaminen kuten eräs vastaajista kommentoikin: ”Projektihenkilöstön osaaminen ja mahdollinen perehdytystarve pitää selvittää myös ennen projektin aloittamista eikä projektin jo ollessa käynnissä.”

IPMA ICB 3.0 (IPMA Competence Baseline) jaottelee (projektin) johtamiskäyttäytymisen osaamisalueet kolmeen pääluokkaan (käytöspätevyydet, tekniset pätevyydet ja toteutusympäristöpätevyydet), joiden alta löytyy kaikkiaan 152 erilaista vuorovaikutuksen ja ihmisten johtamisen taitoa, jotka projektipäällikön tulisi hallita. Kuulostaa aika hurjalta, eikö vain? Käytöspätevyyksissä on paljon samoja ominaisuuksia, joita kyselyyn vastanneet mainitsivat. Esimerkiksi rentous, avoimuus, tehokkuus, luotettavuus sekä sitoutuminen ja motivaatio mainittiin vastauksissa. ICB 3.0 suomenkielinen versio on saatavilla webissä. Dokumentista selviää tarkemmin, mitä tarkoitetaan esimerkiksi avoimuudella, mikä on sopivaa käytöstä ja mikä on parantamista vaativaa. Samat pätevyydet soveltuvat yhtälailla myös projektitiimin jäseniin.

8. Rikkokaa rutiineja. Rutiini on varma innostuksen tappaja. Löytäkää uusia tapoja toimia tuottavammin, jakakaa tietoa, oppikaa toisiltanne, kehittäkää prosesseja. Ennen kaikkea, kuten eräs vastaaja totesi osuvasti ”keskustelkaa ja punnitkaa eri vaihtoehtoja”.

9. Ihmissuhdetaidot ja niiden kehittäminen. Viimeisenä, muttei suinkaan vähäisimpänä, hyvän ryhmähengen luomisessa ja ylläpitämisessä on ihmissuhdetaidot. Projektitiimin jäsenet ovat usein hyvinkin erilaisia persoonia. Hyvät ihmissuhdetaidot omaavat tiimin jäsenet (mukaan lukien projektipäällikkö):

• luottavat ja kunnioittavat toisiaan,

• tukevat ja auttavat toisiaan,

• edistävät luottamusta ja sitoutumista ryhmässä,

• voivat ilmaista tunteitaan vapaasti, myös negatiivisia tunteista pitää voida keskustella kuten eräässä vastauksessa todetaan: ”Kaikista asioista voi keskustella ja välillä myös väitellä tai haastaa tai olla eri mieltä.”,

• tarttuvat ongelmiin välittömästi, eikä salaile niitä sekä

• ovat avoimia ja rehellisiä

Linkkejä:

Five weeeeeeeeird tips for great meetings, Alexander Kjerulf, 2007

Managingkick off meetings for global project teams: 10 key questions to chew over, David Trickey, 2015

BuildingTrust: Why it Matters for the Project Manager, Cristina Neagu, 2013

Projektin Johdon pätevyys 3.0, IPMA National Competence Baseline 3.0 

Onnistu projektin ohjausryhmässä

Tampereen PM Clubin maaliskuun tilaisuudessa pohdittiin projektipäällikön osaamista ja urapolkua. Tilaisuudessa sivuutettiin hieman myös ohjausryhmän osaamista. Ohjausryhmän nimi (Steering Group) jo kertoo, että kyse on ohjaamisesta, ei johtamisesta, mutta mitä tällä oikein tarkoitetaan? Mitä ohjataan ja mitä osaamista tähän vaaditaan?

Useimmiten ohjausryhmän kokoaminen käy siten, että kootaan yhteen joukko ihmisiä, joiden katsotaan olevan jollain tavalla tekemisissä projektin kanssa. Ryhmää kutsutaan ohjausryhmäksi, määritellään epämääräisesti heidän tehtävänsä ja jätetään ryhmä oman onnensa nojaan miettimään mitä pitäisi tehdä.  Projektipäällikkö johtaa projektia, sekä ohjausryhmää, koska ohjausryhmän jäsenillä ei ole tietoa projektinhallinnasta. Tästä syystä useimmiten syytetäänkin projektipäällikköä projektin epäonnistumisesta – ja ohjausryhmää kiitetään projektin onnistumisesta.

Jokainen projekti on ainutlaatuinen. Oletetaan, että projektin omistaja on hyväksynyt projektin aloittamisen ja ohjausryhmä sekä projektitiimi on muodostettu. Projektipäällikön tulee perehdyttää ohjausryhmä projektin tavoitteisiin, aikatauluun ja käydä projektisuunnitelman sisältö tarkoin läpi Ohjausryhmän tulee tutustua myös projektin kannattavuuslaskemaan (Business Case). Mikäli kannattavuuslaskelmaa ei ole tehty, on projektin lopputuloksen vertaaminen lähtötilanteeseen ja projektin hyötyjen mittaaminen miltei mahdotonta.

Usein luullaan, että ohjausryhmän tehtävä on vain valvoa projektia (ja projektipäällikköä). Ohjausryhmän roolia projektin päättävänä elimenä ja esteiden poistajana projektin onnistumisen tieltä ei mielletä ohjausryhmän toiminnaksi. Ohjausryhmän vastuulla on kuitenkin varmistaa projektin onnistuminen, ei ainoastaan valvoa etenemistä. Jokaisen ohjausryhmän jäsenen tulee kysyä itseltään seuraavat neljä kysymystä:

·         ”Miksi minä olen tässä ryhmässä?” ·         ”Mitä osaamista minä tuon ohjausryhmään?” ·         ”Mikä voisi estää tämän projektin onnistumisen?” ·         ”Miten minä voin poistaa näitä esteitä?”

Ohjausryhmän tulee koostua niistä henkilöistä, jotka voittavat eniten projektin onnistuessa sekä niistä joita projektin epäonnistuminen pahiten kirpaisee. Tämä ei suinkaan tarkoita, että ryhmään kootaan kaikista sidosryhmistä edustajat ja vielä vähän muitakin. Tällaiset mammuttiryhmät eivät toimi. Sopiva ohjausryhmän koko on 5-8 henkeä ja koostuu henkilöistä, jotka

• ovat sitoutuneita projektiin ja sen onnistumiseen,
• ovat oikeutettuja tekemään päätöksiä,
• voivat varmistaa riittävät resurssit projektille,
• ovat asiantuntijoita omalla alallaan ja
• ovat varanneet aikaa hoitaakseen oman roolinsa ja vastuunsa ohjausryhmässä.

Ohjausryhmä on projektin päättävä elin, joka ottaa kantaa projektissa esiintyviin haasteisiin, esittää tarvittaessa parannuksia ja tarkennuksia suunnitelmiin. Ohjausryhmän jäsenten tulee ymmärtää projektinhallinnan peruskäsitteet. Ohjausryhmän tulee tietää mitä tehdä, miksi, milloin ja miten, projektin eri vaiheissa. IPMA:n projektin johdon pätevyys 3.0 määrittelee melkoisen määrän projektinjohtamisen teknisiä pätevyyksiä, projektipäälliköltä vaadittuja henkilökohtaisia ominaisuuksia sekä projektin yleistä toteutusympäristöä koskevia pätevyysvaatimuksia. Useat näistä ”pätevyysvaatimuksista” pätee myös ohjausryhmän jäseniin. 

Käytöspätevyyksistä muun muassa ihmisten johtamisesta ja neuvottelutaidoista on apua. Teknisistä pätevyyksistä riskien- ja laadunhallinnasta sekä ongelmanratkaisutaidoista ja ryhmätyötaidoista on apua.  Jäsenellä tulee olla taitoa ja osaamista käsitellä projektissa ilmeneviä riskejä ja poikkeamia sekä ymmärrystä milloin tulee pureutua yksityiskohtiin, jotta varmistetaan, että projekti on yhä yhteneväinen tavoitteiden kanssa. Projektin laajuuden paisuminen on melko yleinen haaste. Ohjausryhmän tulee hallita muutoksia, ymmärtää mitä vaikutuksia kullakin muutoksella on projektin kokonaisuuteen. Projektipäällikön velvollisuus on esittää uuden merkittävän vaatimuksen tai muutoksen kustannusarvio sekä vaikutukset projektiin. Ohjausryhmällä on päätösvalta hyväksyä ja hylätä uusia vaatimuksia ja muutoksia alkuperäiseen suunnitelmaan tai pyytää lisäselvitystä asiaan ennen lopullisen päätöksen tekemistä.

Onnistuneen projektin edellytykset:

1. Projektilla on strategian mukainen hyväksytty kannattavuuslaskelma. Ohjausryhmä seuraa toteutumista verraten kannattavuuslaskelmaan ja varmistaa, että projektin tavoitteet ja hyödyt saavutetaan.
2. Laajuuden ja tavoitteiden määrittämiseen on käytetty riittävästi aikaa projektin alkuvaiheessa ja kaikille on selvää mitä ollaan tekemässä. Ohjausryhmä pitää huolta, ettei projektin laajuus pääse paisumaan.
3. Ohjausryhmään on valittu oikeat henkilöt, joilla on kokemusta, osaamista ja ennen kaikkea päätösvalta tehdä tarvittavia päätöksiä.
4. Ohjausryhmän jäsenet ovat sitoutuneita projektiin ja jakavat tietoa projektin edistymisestä omalla tahoillaan.
5. Projektiorganisaatio on proaktiivinen, ja projektipäällikkö uskaltaa nostaa asioita ohjausryhmän käsiteltäväksi.
6. Ohjausryhmä hyväksyy projektin etenemisen etapilta toiselle ja hylätessään esittää vaadittavat toimenpiteet, jotka tehtyään projekti pääsee jatkamaan.
7. Ohjausryhmä kykenee tarvittaessa priorisoimaan projekteja (esimerkiksi jos projektin resurssien saatavuudessa on haasteita) projektiportfolion avulla.
8. Ohjausryhmän jäsenten energia tulee käyttää projektipäällikön tukemiseen (ei kuitenkaan mikromanageerausta) muun muassa varmistamalla, että projektilla on kussakin vaiheessa tarvittavat resurssit käytössään.  
9. Ohjausryhmä poistaa esteitä projektin onnistumisen tieltä.
10. Ohjausryhmä mittaa projektin arvontuottoa ja projektin hyötyjä.

Onnistuneen projektin edellytykset.