Verkostoitumisen voima, osa 2

Edellisessä blogissani (Verkostoituako, vai eikö? Verkostoitumisen voima, osa I) pohdin verkostoitumisen haasteita. Miksi pitäisi verkostoitua? Mitä hyötyä siitä on? Itse näen verkostoitumisen tavoitteena olevan sellaisten ihmisten (kokemuksen, osaamisen ja tiedon) verkoston luomisen, josta saan apua ja tukea, joka täydentää omaa osaamistani, jolle minä puolestani voin antaa osaamistani ja tukea. Verkostoituminen on tarkoituksellista toimintaa rakentaa, vahvistaa ja ylläpitää sitä muiden ihmisten kanssa. 

Verkostoitumisessa luottamus on avainasemassa. Ihmiset luottavat ensisijaisesti ihmisiin, jotka he jo tuntevat entuudestaan, joko suoraan tai toisen luotetun henkilön kautta. Luottamuksen saavuttaminen uusien ihmisten kanssa on paljon helpompaa vahvan verkoston avulla. Verkostoituminen vaatii kuitenkin aikaa ja sitoutumista (voi toki pohtia myös miksi nähdä vaivaa…). Olen koonnut listaa verkostoitumisen hyödyistä (onko verkostoitumisesta jotain haittaakaan?) ja vinkkejä, joista olen itse hyötynyt. En toki ole verkostoitumisen mestari, vaan paljon on vielä opittavaa, joten vinkkejä voi laittaa jakoon!

Verkostoitumisen hyötyjä

1. Itsensä brändääminen, eli tunnetuksi tekeminen, oman osaamisen jakamista sekä itsensä kehittämistä vuorovaikutuksessa muiden kanssa.
2. Kokemusten ja opittujen asioiden jakaminen ja vastavuoroisesti toisten kokemuksista oppiminen. Olin viime vuoden puolella eräässä hyvin haasteellisessa projektissa projarina. Tiimi koostui motivoituneista, asiansa erittäin hyvin osaavista henkilöistä. Uskoisin, että oppimista tapahtui puolin sun toisin (no, ainakin minä opin :-)). Toivonkin, että projekteista toiseen siirtyvät henkilöt jakaisivat kokemuksiaan ja opittuja asioita rohkeammin. Projektitoiminta on myös yksi erinomainen keino verkostoitua ja kehittää osaamistaan.
3. Verkostoituminen on loistava mahdollisuus vaihtaa tietoa parhaista käytännöistä (best practises) ja pysyä ajantasalla oman alan kehityksessä.
4. Suhteiden solminen. Verkostosta saattaa olla apua tilanteissa, joissa omat taidot tai kokemus ei riitä. Erästä kilpailutusta tehdessäni tarvitsin Oracle-osaamista ja kontakteja, koska oma osaaminen tällä saralla ei ole kovin hyvä. Omasta verkostosta löytyi kuitenkin apu. Keski-Suomen tietojenkäsittely-yhdistyksen ajoilta (vuodelta 199x) muistin vanhan ”yhdistys-tuttavan” ja Oracle-gurun, joten yhteys häneen (LinkedIn on loistava työkalu! Kiitokset Harrille avusta ja kontakteista!) ja asiat eteni vauhdilla. Löytyi oikeat kontaktit ja sain asian eteenpäin, ja jatkossa on hyvät kontaktit tälläkin saralla.  Ennen kaikkea oli mukava kuulla vanhan yhdistystuttavan kuulumisia vuosien takaa ja lisäksi Oracle tietämykseni kasvoi.
5. Luo itsevarmuutta. Patistamalla itsesi puhumaan ihmisille, itseluottamuksesi kasvaa kerta kerran jälkeen. Aloitin itse verkostoitumista käymällä läpi olemassa olevaa verkostoani. Toki asiaa nopeutti opintojen alkaminen ja opinnäytötyön aiheen löytäminen todella nopealla aikataululla. Tämä suorastaan pakotti soittamaan läpi entisiä puolituttujakin kollegoita, jotka työskentelevät jo muissa yrityksissä, vuosienkin takaa. Sitkeän työn tuloksena opinnäytetyön aihe löytyi ja verkosto alkoi herätä henkiin.
6. Aikojen saatossa jo luotu verkosto, jota ei pidä unohtaa. Sen ylläpitämiseksi kannattaa nähdä vaivaa. Apua tarvitessasi ota rohkeasti yhteyttä verkostossasi oleviin, ennenkaikkea muista itse tarjota apua ja jakaa tietoa. Kasvokkain verkostoitumisella on monia etuja, mutta älä unohda sosiaalisia verkostoja, kuten LinkedIniä ja Googlea.
7. Ystävyys. Saattaa kuulostaa oudolta kun puhutaan verkostoitumisesta. Löytämällä henkilön, joka tekee vastaavanlaista työtä kuin sinä itse, ymmärtää sinua, jonka kanssa voit vaihtaa ajatuksia ja kokemuksia, jolta saat ideoita ja jonka kanssa jakaa ideoita, on todellista verkostoitumista. Mikä sen mukavempaa kuin saada työreissulla toisessa kaupungissa seuraa esimerkiksi lounaalle tai illanviettoon.
8. Puolueettoman mielipiteen saaminen/antaminen tarvittaessa. Omassa verkostossani on ihmisiä, jotka eivät pelkää antaa positiivista palautetta tai rakentavaa kritiikkiä mikäli sitä tarvitsen. Työelämässä tulee vastaan tilanteita, joissa yksin asiaa pohtimalla ei välttämättä pääse niin nopeasti eteenpäin, kuin keskustelemalla asiasta jonkun toisen, asiasta ulkopuolisen, kanssa.

Vinkkejä verkostoitumiseen

1. Osallistu oman alasi tilaisuuksiin, yhdistystoimintaan yms. Osallistu keskusteluun, ole näkyvillä. Älä jää yksin! Tampereen seudulla on paljon erilaisia tilaisuuksia, seminaareja, aamiaiseminaarejakin, kunhan aktiivisesti seuraa oman toimialan yrityksiä (tai miksei laajentaisi osaamistaan muullekin toimialalle?) ja yhdistyksiä (esimerkiksi Pitky, PM Club, Tekna, ICT Ladies, Nuorkauppakamari, Nice Tuesday, Laatuyhdistyksen Pirkanmaan aluejaos muutaman mainitakseni). Yhdistyksillä on monenlaisia tilaisuuksia, yritysvierailuita, kursseja yms.
   
2. Mene rohkeasti jonkun luo, hymyile, kättele ja esittele itsesi. Yksinkertaista, eikö vain? 
3. Mikäli edellinen tuntuu haastavalta, voit aloittaa kysymällä kysymyksiä. Tilaisuudesta riippuen, on usein helppo aloittaa kysymällä jotain esimerkiksi tilaisuuden aiheista. 
4. Jaa käyntikorttejasi ja pyydä tapaamiltasi henkilöiltä käyntikortti. Muista, ettei verkostoitumisen tarkoitus ole kuitenkaan kerätä mahdollisimman paljon käyntikortteja pöytälaatikkoon!                                             
   
5. Keskustelun aloittamista oudon ihmisen kanssa voi helpottaa esimerkiksi tekemällä hieman kotiläksyjä ennen tilaisuutta. Mikäli mahdollista, selvitä keitä tilaisuuteen on tulossa. Etsi ihmisistä, joihin haluat tutustua, ennakkoon tietoa googlettamalla ja LinkedInistä. Valmistaudu myös kuvaamaan selkeästi ja ytimekkäästi mitä itse teet. Juttu lähtee helpommin liikkeelle jos löydät jonkun yhteisen kiinnostuksen kohteen, joka ei välttämättä liity lainkaan ammattiin.                                                                                                                               
   
6. Liity keskusteluun ja odota luonnollista taukoa esitellä itsesi. Usein ihmiset, jotka jo puhuvat, saattavat olla hyvillään keskeytyksestä, koska se antaa myös heille mahdollisuuden tavata uuden henkilön.
7. Muista, että saat ensivaikutulman luomiseen vain yhden mahdollisuuden, joten panosta siihen (ja muista hymyillä!).                                                                                                                       
   
8. Jaa omaa verkostoasi ja ideoitasi ja anna tarvittaessa vinkki verkostossasi olevasta henkilöstä apua tarvitsevalle! Verkostosta löytyy yleensä tarvittavaa tietoa, jos itse et osaa auttaa. Näin verkosto kasvaa ja siitä hyötyvät kaikki.                                                                                          
   
9. Mikäli verkostoituminen on sinulle vaikeaa, aloita elvyttämällä LinkedInissä jo olemassa olevaa verkostoasi. Ota yhteyttä vanhoihin tuttaviin, käy lounaalla tai kahvilla ja vaihtakaa kuulumisia. Useat heistä ovat kenties vaihtaneet työpaikkaa, vaihtaneet kokonaan alaa, aloittaneet opiskelun tms. Näitä ”lepotilassa” olevia verkoston jäseniä kannattaa herätellä.
10. Verkostoituminen ei pääty ensi tapaamiseen. Pidä yhteyttä yllä. LinkedIn on hyvä keino. Toinen taas saattaa pitää sähköpostia parempana tapana. Tärkeintä on, että myös ylläpidät verkostoasi jollain tavalla.
11. Ajattele verkottuminen taitona, jonka kuka tahansa voi oppia; se vain vaatii harjoittelua.            
    
12. Joskus saattaa tulla tilanne, että haluat pois tilanteesta. Tähän olen löytänyt muutaman keinon: esittele henkilö jollekin toiselle, ota keskusteluun muita henkilöitä mukaan (ja hivuttaudu keskustelusta hiljalleen sivuun) tai keskeytät kohteliaasti ja että kiitääpä aika nopeasti ja on vielä muutama henkilö jotka haluat tavata. Ole rehellinen, älä lupaa mitään sellaista mitä et tule toteuttamaan.  Muista kiittää ja jättää positiinen vaikutelma sekä vaihtaa käyntikortteja. Suomi on pieni maa, koskaan et voi tietää, milloin törmäät keneenkin jossain toisessa tilaisuudessa.        
    

Tampereen PM (Project Management) Clubin tilaisuudessa keskiviikkona 20.1. on aiheena verkostoituminen. Ihmissuhdetaitokouluttaja Karla Nieminen kertoo, miten verkostoitua ja ylläpitää yhteyksiä. Kuinka paljon kuukaudessa pitää tavata uusia ihmisiä? Miten aloittaa keskustelu ja tutustuminen? Kuinka usein kannattaa pitää yhteyttä? Verkostoituminen ei ole epäreiluja perittyjä kontakteja tai hämärää salatiedettä vaan selkeitä käytännön askelia, näistä kuulet Karlan esityksessä. Tervetuloa mukaan!

Verkostoituako, vai eikö? Verkostoitumisen voima, osa I

PM (Project Management) Clubin toimintaan osallistuneena, ja toki muutoinkin, olen huomannut, että ihmisillä on vaikeuksia verkostoitua. Outoon ihmiseen tutustuminen, mikäli ei ole jotain erityistä tarkoitusta (pakkoa), koetaan usein vaikeaksi, mikäli sitä ei ohjata ulkopuolelta. Tai sitten verkostoitumisen hyötyjä ei nähdä tarpeellisiksi? Vai olemmeko vain niin ujoja?

Verkoston luomisen tuska vai autuus?

Olen nelisen vuotta sitten joutunut luomaan oman verkoston uudelleen miltei tyhjästä. Sain verkoston kasvattamiseen erinomaisen ponnahduslaudan aloittamalla opiskelun. Harrastukset ovat hyvä väylä verkoston laajentamiseen, joten muun muassa PM Clubin ja vaihto-oppilas (AFS) toimintaan osallistumisella, verkostoni alkoi entisestään laajentua. Kolmanneksi kävin läpi LinkedInistä edellisestä työpaikastani jo aiemmin muualle siirtyneitä kontakteja. Tätä kautta sain muun muassa opinnäytetyöpaikan, ja lopulta myös työpaikan. 

Uuden työn myötä verkosto kasvoikin jo ihan uusissa atmosfääreissä. Eniten verkostoitumista on tapahtunut tekemällä projektitöitä asiakkaiden kanssa. Jokainen projekti on tuonut mukanaan uusia kontakteja. Puuttuvaa osaamistani olen paikannut käyttämällä avuksi arvokasta verkostoani samalla laajentaen omaa osaamistani, ja vuorostaan jakamalla omaa osaamistani verkostossani. Näitä arvokkaita kontakteja voin käyttää jatkossakin apuna. Osa kasvaneesta verkostostani on tullut työn kautta, osa opintojen kautta vuosienkin takaa ja osa uudelleen elvyttämällä vanhoja kontakteja.

Tunnustan ettei verkostoituminen joka päiväisessä elämässä ole näin helppoa. Verkoston luominen ja ylläpitäminen vaatii työtä. Se ei kasva itsestään, eikä se ole yhtä kuin LinkedInissä olevien kontaktien määrä. Tilaisuuksissa on helppoa istua jonkun tutun viereen, tai yksin jättäen turvaväli outoon henkilöön. Mikäli joudut istumaan oudon henkilön viereen, esitteletkö itsesi? Tuskin. Harvoin esittelen minäkään, ne kerrat on laskettavissa yhden käden sormilla. Suomalainenhan ei tunnetusti puhu, jollei kysytä. Verkostoitumisessa tarvitaan rohkeutta. Ihmisiä on introverttejä, ja ekstrovertteja. Toisilla verkostoituminen vaatii enemmän työtä ja rohkeutta kuin toisilla, mutta mahdotonta se ei ole,

Hyviä tilaisuuksia verkostoitumiselle on erilaiset tilaisuudet, esimerkiksi Onnistunut projekti –tilaisuus tai joka vuotiset Projektipäivät, jossa on alan ammattilaisia paikalla kuuntelemassa mielenkiintoisia esityksiä. Ajattelepa tilannetta, jossa tauolla et menisikään tuttavan luo, vaan katsoisit jonkun entuudestaan oudon henkilön, menisit hänen luo ja kysyisit voisinko liittyä seuraan ja esittelisit itsesi? Kuulostaako vaikealta? Ei minun mielestä, ainakaan näin paperilla. Mitä jos seuraavan kerran helmikuussa Tampereella, Tampere-talossa, pidettävillä Onnistunnut projekti –päivillä, kokeilisit esittäytyä jollekin oudolle?

Törmäsin LinkedInissä yläpuolella olevaan kuvaan. Kuva on loistava! Kuva muistuttaa kasvokkain tapahtuvan vuorovaikutuksen tärkeydestä (ja samalla myös Facebookin turhan suuresta roolista sosiaalisessa vuorovaikutuksessa). Sama pätee myös LinkedIniin. Päätinkin jatkaa verkostoitumistani oman työpaikan ruokalassa. Vasta kolmannella kerralla uskaltauduin menemään oudon luo ja kysyä voinko liittyä seuraan. Tämä vaati todella paljon rohkeutta minultakin. Hassua tässä tilanteessa tosin on se, että henkilö tunnisti minut henkilökortista ja tiesi minut PM Clubin vetäjäksi, koska on PM Clubin sähköpostijakelulistalla. Minulle oli taas heidän yritys jonkin verran tuttu, joten jutustelu sujui luonnollisesti. Tämähän kävi helposti!

Työmatkojen vuoksi kokeiluni jäi toistaiseksi tähän yhteen. Huvittavaa on, että projektinhallinnan koulutuksia (projektiviestintä ja sidosryhmienhallinta) annan neuvon: ”Älä koskaan syö lounasta yksin". On siis syytä aloittaa itsestäni. Työnantajani reaktiosta en tiedä, mikäli jatkan verkostoitumistani ruokalassaamme. Korkeintaan saattaa neuvoa pysyttelemään enemmän kotitoimistolla etätöissä J

En toki rohkaise ketään kaupungilla liikkuessaan jututtamaan outoja. Bussissa tätä kenties voisi kokeilla (olettaen, että vierustoveri vaikuttaa sellaiselta, jonka kanssa uskaltaa aloittaa keskustelun)? Vieruskaveri ei pääse edes karkuun jos sattuu ikkunapenkillä istumaan. Verkostoitumisessa tarvitaan pelisilmää. Aivan kenen tahansa kanssa ei kannata ruveta tekemään tuttavuutta.

Blogin toisessa osassa pohdin muun muassa verkostoitumisen hyötyjä, omia kokemuksia verkostoitumisesta (ja sen haasteista) ja pyrin kokoamaan hyväksi todettuja vinkkejä verkostoitumiseen. PM Clubin ensi vuoden ensimmäisessä tilaisuudessa, 20.1., on teemana verkostoituminen. Tilaisuuden esiintyjänä on Karla Nieminen Jäänmurtajista kertomassa verkostoitumisen saloista. Muistathan ilmoittautua!

https://sites.google.com/a/pasaati.com/pm-club-tampere/-tulevat-tapahtumat/miten-rakentaa-toimiva-verkosto

Projektin riskienhallintaa; tehdäkö vai eikö tehdä?

Olen käynyt muutaman viime vuoden aikana läpi melkoisen määrän riskienhallintaan liittyvää materiaalia syventäen osaamistani. Miksikö? Siksi, että riskienhallinta on loputun suo, joka kuitenkin jää projekteissa hyvin vähälle huomiolle. Aihe on erittäin mielenkiintoinen ja haastava ja aina oppii uutta. Materiaaliakin asiaan löytyy pilvin pimein. Miksi siitä huolimatta riskienhallintaan panostetaan niin vähän sen hyötyihin nähden? Miksi niihin reagoidaan vasta kun riski toteutuu? Miten monilta ongelmilta projekteissa vältyttäisiin edes pienellä panostuksella riskienhallintaan? Onko kukaan laskenut, paljonko on aiheutunut kustannuksia siitä, kun jokin ennalta tunnistamaton riski on toteutunut, ja on jouduttu tekemään korjaavia toimenpiteitä? Riski, joka olisi voitu tunnistaa ajoissa, miettiä lieventäviä keinoja sen mahdollisesti toteutuessa, tai jopa poistaa riski kokonaan? Onko joku tehnyt projektin alkuvaiheessa listan riskeistä, ja haudannut sen mappi ööhön ja toivonut ettei siihen tarvitse enää palata? Ei mitenkään harvinaista - valitettavasti.

Aloitin lukemaan Axeloksen M_o_R (Management of Risk: Guidance for Practioners) kirjaa. Se ei ole niin mukaansa tempaiseva kuin toinen taannoin lukemani projektikirja, Veikö Moolok vallan, mutta se antaa hyviä apuja riskienhallintaan. Ennen kaikkea kirja antaa vinkkejä mm. miten rikkoa riskienhallinnan esteenä olevat muurit. Tosin kirjan lista ei ole täydellinen. Ihminen on loistava keksimään syitä välttyäkseen ”ylimääräiseltä” vaivalta. Aloitin tekemään listaa näistä esteistä. Lopetin listan teon 14. esteen jälkeen, sillä tajusin, että lista on loputon.

1. Tietoisuuden puute riskienhallinnan tärkeydestä
2. Työkalujen ja menetelmien puute
3. Ennaltaehkäisevä toiminta koetaan viivästyttävän projektia ja lisäävän kustannuksia
4. Aikataulupaineet (johdon ja sidosryhmien osalta)
5. Resurssien puute (roolit ja vastuut, RACI-mallin puuttuminen)
6. Siilot organisaation sisällä (mitä isompi organisaatio, sitä enemmän siiloutumista esiintyy)
7. Pelko projektin epäonnistumisesta
8. Organisaatiokulttuuri/projektimalli ei tue riskienhallintaa 
9. Kannustimen puute riskianalyysin tekemiseen
10. Ylimmän johdon tuen puute
11. Viestinnän puute
12. Riskiarvioihin ei luoteta
13. Prosessien, käytäntöjen ja suunnitelmien puute
14. Koulutuksen puute

Jos tunnistit enemmän kuin kolme kohtaa, olisi mitä todennäköisemmin syytä panostaa riskienhallintaan.

Riskianalyysin tekemiseen löytyy paljon perusteita, mutta miksi siihen ei siitä huolimatta panosteta? Analyysin tekemiseen ei tarvita kallista kaupallista työkalua. Excelillä pääsee jo pitkälle, mikäli vain halua on. Erilaisia työkaluja löytyy myös webistä. Projektipäällikön ei tarvitse tehdä analyysiä yksin. Toki päävastuu sen tekemisestä on usein projektipäälliköllä, mutta listan työstämiseen tarvitaan koko projektitiimi, asiakas ja muut kriittiset sidosryhmät. Ainakaan itse en ole vielä törmännyt projektipäällikköön, joka ymmärtää projektinsa kaikki potentiaaliset riskit sekä keinot niiden ennaltaehkäisemiseksi kaikkien sidosryhmien näkökulmasta. Riskianalyysia voidaan täydentää esimerkiksi projektin kick off–tilaisuudessa, kun tarvittavat osapuolet ovat paikalla.

Teemme Pasaatissa myös projektin kuntotestejä, joissa yhtenä osiona on riskienhallinta. Testitulosten mukaan riskienhallinnassa on yleisesti ottaen paljon kehitettävää. Muutama palaute on jäänyt erityisesti mieleen, sillä vastaavanlaiset palautteet tuntuvat toistuvan:

”Riskit määritellään, mutta vielä liian kevyesti, jolloin ne eivät olennaisesti vaikuta projektin suunnitteluun. Kyseessä usein riskien tilanneraportointi, ei niiden hallinta.”

”Varmaan suunnitelma tehdään ja varmaan seurataan. Jotakin. Pelkkää teatteria.”

”Riskienlaatijat elävät liian kaukana todellisuudesta. Eivät näe kenttätason ongelmia tai eivät ota todesta. Vähätellään ongelmia.”

Vastaavanlaiset kommentit ovat valitettavan yleisiä. Mitä asialle voitaisiin tehdä? 

Projektin riskienhallinta tulee ottaa osaksi projektisuunnitelmaa. Se tulee tehdä yhdessä asiakkaan ja kriittisimpien sidosryhmien kanssa. Jokaisella sidosryhmällä on omat näkemyksensä riskeistä. Jollekin jokin riski voi olla merkityksetön, kun toiselle se voi olla hyvinkin kriittinen. Konsensus pitää löytyä, ja jokaiselle riskille vastuuhenkilö. Ei riitä, että potentiaaliset riskit listataan ja kenties analysoidaan. Se ei ole riskienhallinnan tarkoitus ja tavoite. Tavoite on, että löydetään keinot, joilla riskejä kyetään vähentämään, lieventämään tai jopa eliminoimaan. Ainakin tulisi löytää keinot, miten toimia, mikäli jokin riski toteutuu. Jonkinlainen plan B pitää olla ainakin jokaisen kriittisen riskin osalta.

Riskienlaatijat ovat niitä, jotka ovat projektissa mukana. Kukaan ulkopuolinen ei kykene määrittämään sinulle projektisi riskejä. Jokainen projekti on ainutlaatuinen, jolloin riskejä ei myöskään voida kopioida suoraan jostain toisesta projektista. Riskejä tulee seurata ja pyrkiä vähentämään niiden vaikutuksia. Riskit tulee ottaa osaksi projektikokouksia, ja projektipäällikön tulee nostaa riskejä tarvittaessa ohjausryhmän kokouksissa esille. Ongelmia ei tule vähätellä, vaan ne tulee nostaa rohkeasti pöydälle, ja etsiä ratkaisu ongelmaan.

Riskienhallinnan tehtävä on vähentää projektin epäonnistumisen todennäköisyyttä. Olemalla proaktiivinen (ennakoimalla riskit) on aina parempi kuin olla reaktiivinen (maksaa virheistä jälkeenpäin). Tavoitteenahan kaikilla on vähentää projektin epävarmuutta ja saavuttaa projektin tavoite ilman ylimääräisiä, toteutuneista riskeistä tai yllättävistä ongelmista, aiheutuvia kustannuksia. Eikö vain? Lupaathan ainakin miettiä asiaa syvällisemmin seuraavassa projektissasi?