torstai 10. marraskuuta 2016

Projektin ohjausryhmä, pakollinen paha vai onnistumisen edellytys?

Terveisiä Projektipäiviltä!

Projektipäivillä oli jälleen paljon mielenkiintoisia seminaareja. Aikataulujen päällekkäisyyksien vuoksi olikin vaikea valita, mitä kulloinkin mennä kuuntelemaan. Yksi erityisen mieleenpainuva ja mukaansa tempaiseva oli Paula Aaltosen Ohjausryhmän six-packista.  

Esitys oli rakennettu mielenkiintoisesti six-packin muotoon ja herätti paljon kysymyksiä, esimerkiksi mistä ohjausryhmä vastaa, tai sen tulisi vastata? Tämä ei monestikaan ole selvää. Tyypillisesti ohjausryhmä vastaa projektikolmion mukaan kustannuksissa, aikataulussa ja laajuudessa pysymisestä. Menestyksekäs ohjausryhmän toiminta on paljon muutakin. Projektit eivät ole tyhjiössä ja useimmat projektit koskettavat jollain tavalla myös muita projekteja ja vaikuttavat useisiin sidosryhmiin. Ohjausryhmän vastuulla on koordinoida näitä tahoja, jotta esimerkiksi yhteisistä resursseista kilpailevat projektit saavat tarvittavat resurssinsa oikeaan aikaan. Ohjausryhmä on myös vastuussa eri sidosryhmien tuen ja yhteistyön varmistamisesta projektin onnistumiseksi sekä viestinnästä eri sidosryhmille.

Paulan ohjausryhmän six-packissa käytiin läpi kuvan mukaiset kuusi kohtaa, joista jokaisesta voisi rakentaa oman esityksensä. Käyn tässä lyhyesti läpi vain muutaman mielestäni tärkeimmän kohdan. Klikkaamalla kuvia saat ne suuremmaksi.

Ohjausryhmän six-pack

Asenne ja esimerkki 
Ohjausryhmän näkyvyys – jalkautuminen projektiin ja linjaorganisaatioon”. Miten ohjausryhmä saadaan jalkautumaan projektiin ja linjaorganisaatioon? Eihän ohjausryhmän toiminta yleensä näy kuin projektipäällikölle, joka raportoi projektin kuulumisia ohjausryhmän kokouksissa. Olisiko mahdotonta ohjausryhmän osallistua projektin kick off tilaisuuteen? Olettaen, ettei kyseessä ole miltei 20 hengen ohjausryhmä, joihin silloin tällöin törmää. Millä muulla tavoin ohjausryhmä saadaan näkyvämmäksi projektitiimille ja muille sidosryhmille? Ohjausryhmän jäsenten tarkoitushan on edustaa omaa yksikköään ohjausryhmässä, jolloin hänen roolinaan on välittää ohjausryhmässä tehtyjä päätöksiä omalla tahollaan, sekä erityisesti tuoda edustamiensa henkilöiden tarpeita ja huolenaiheita esiin. Ohjausryhmän jäsenen rooli on paljolti vuorovaikutusta projektin sidosryhmien kanssa. Ohjausryhmä hyväksyy tai hylkää päätettäväksi tuodut muutokset. Päätökset tulee perustella ymmärrettävästi ja viestiä tarvittaville tahoille.

Rooli ja vastuu
Paulan esityksessä, rooli ja vastuut sivulla, silmiin pisti lause ”Ohjausryhmän tulee estää projekti- ja linjaorganisaatioiden väliset kilpailuasetelmat ja taata työrauha”. Miten ohjausryhmässä käytännössä voi taata työrauhan projektitiimille? Ohjausryhmän tulee vastata projektipäällikön kanssa viestinnästä projektin sidosryhmiin ja näin taata rauha projektitiimille. Monille on varmasti tuttua se, että loppukäyttäjä tai asiakas ottaa suoraan yhteyttä johonkin tiimin jäseneen ehdottaakseen pieniä muutoksia vaatimuksiin, tai lisättäväksi jotain uutta.

Projektipäällikkö ohjausryhmässä
Projektipäällikkö tyypillisesti esittelee ohjausryhmässä vakioagendan mukaiset asiat, eli projektin tilanteen (aikataulu, kustannukset, laajuus, riskien top 3) ja päätettävät asiat, esimerkiksi muutosehdotukset tai uudet vaatimukset. Projektipäällikkö toimii tavallisesti kokouksessa sihteerinä ilman päätöksentekovaltaa. Ajattelemisen aihetta herätti se, onko projektipäällikön oltava sihteeri kokouksessa, jossa hän esittelee oman projektinsa asioita ohjausryhmälle päätettäväksi ja kirjaa päätökset. Miten projektipäällikkö voi keskittyä näihin kahteen asiaan? Voisiko sihteerin virkaa ohjausryhmässä kenties kierrättää? Tai valita sihteeri jo ohjausryhmän ensimmäisessä kokouksessa?


Entä jos projektissa on junior tason projektipäällikkö ja ohjausryhmän koko on suuri, niin eikö vaarana ole, että projektipäällikkö kertoo juuri sen, mitä ohjausryhmä haluaa kuulla? Tai projektipäällikkö vääristelee projektin tilannetta positiivisempaan suuntaan? Miten ohjausryhmä voi varmistaa pysyvänsä projektin tilanteesta ajan tasalla? Mielestäni ohjausryhmän kokouksessa aikaa ei saisi tuhlata projektin tilanteen yksityiskohtaiseen läpikäymiseen. Projektipäällikön tulee pitää ohjausryhmä tilanteesta ajan tasalla säännöllisellä raportoinnilla. Mikäli käytössä ei ole jotain projektihallinnan työkalua, jonka dashboardin avulla ohjausryhmän jäsenet saisivat reaaliaikaisen näkymän projektin tilanteeseen, projektipäällikön tulee raportoida säännöllisesti projektin aloitusvaiheessa sovittujen käytäntöjen mukaan. Projektin edetessä sovittujen toleranssien puitteissa, ja jollei muutoksiakaan ole tiedossa, ei mielestäni ole syytä järjestää turhaan ohjausryhmän palaveria.


Esimerkki erään projektin dashboardista (projektin työkaluna Project-TOP)

Miten mitata ohjausryhmän työskentelyä?

Veikkaan, että ohjausryhmän toimintaa mitataan harvoin, jos lainkaan. Kenen sitä kuuluisi mitata? Kuuluuko ohjausryhmän toiminnan mittaaminen projektipäällikölle projektin muiden mittareiden ohessa? Vai kuuluuko se PMO:lle tai salkunomistajalle? Mielestäni luonnollisin taho olisi PMO tai salkunomistaja, mikäli PMO:ta ei ole. Kerätäänkö ohjausryhmän työskentelystä opittuja asioita? Mutta mitä sitten mitata? Tilaisuudessa heitettiin muutamia ehdotuksia kuten esimerkiksi:
  • muutospyyntöjen läpimenoaika,
  • päätösten määrä,
  • paljonko käytettiin puheenvuoroja,
  • asiakastyytyväisyys tai
  • miten tyytyväisiä projektipäällikkö ja projektitiimi ovat ohjausryhmän toimintaan.
Laadullisesti ohjausryhmän toimintaa voidaan arvioida kysymällä palautetta sidosryhmiltä ja projektitiimiltä esimerkiksi, onko ohjausryhmän tuki ollut riittävää, onko viestintää ollut riittävästi, sekä onko ohjausryhmän rooli ja vastuut olleet selvillä sidosryhmille. Tyytyväisyyskyselyä tehtäessä kannattaa muistaa ohjausryhmän osuus ja merkitys projektin onnistumisen kannalta.

Yhteenvetona esityksestä jäi mieleen se, että ohjausryhmän toiminta tulee tehdä näkyvämmäksi projektin kaikille sidosryhmille muillakin tavoin kuin lähettämällä ohjausryhmän kokousten muistiot sähköpostitse, yleensä ohjausryhmän jäsenille itselleen. Tarvitaan myös enemmän vuorovaikutusta projektin sidosryhmien ja ohjausryhmän välillä, jämäkkää päätöksentekoa ja otetta ristiriitatilanteisiin sekä näkyvyyttä organisaation projektin kokonaistilanteeseen.


Linkkejä



1 kommentti:

  1. Itsekin kävin Projektipäivillä myös kuuntelemassa ko. esityksen ja siinä oli hyvin kiteytetty ohjausryhmän roolia, tehtäviä ja vastuita. Päivin yhteenvetoon liittyen yksi pieni kommentti eli PP on yleensä lähtökohtaisesti sihteeri ohryn kokouksissa, mutta tämä on kokoustekniikkaa ja aina sovittavissa kokous kohtaisesti eli joku muukin voi suorittaa sitä roolia ja kerätä ainekset kokousmuistiota varten.

    VastaaPoista