Terveisiä Projektipäiviltä!
Projektipäivillä oli jälleen paljon mielenkiintoisia seminaareja. Aikataulujen päällekkäisyyksien vuoksi olikin vaikea valita, mitä kulloinkin mennä kuuntelemaan. Yksi erityisen mieleenpainuva ja mukaansa tempaiseva oli Paula
Aaltosen Ohjausryhmän six-packista.
Esitys oli rakennettu mielenkiintoisesti six-packin
muotoon ja herätti paljon kysymyksiä, esimerkiksi mistä ohjausryhmä
vastaa, tai sen tulisi vastata? Tämä ei monestikaan ole selvää. Tyypillisesti
ohjausryhmä vastaa projektikolmion mukaan kustannuksissa, aikataulussa ja laajuudessa
pysymisestä. Menestyksekäs ohjausryhmän toiminta on
paljon muutakin. Projektit eivät ole tyhjiössä ja useimmat projektit
koskettavat jollain tavalla myös muita projekteja ja vaikuttavat useisiin
sidosryhmiin. Ohjausryhmän vastuulla on koordinoida näitä tahoja, jotta
esimerkiksi yhteisistä resursseista kilpailevat projektit saavat tarvittavat
resurssinsa oikeaan aikaan. Ohjausryhmä on myös vastuussa eri sidosryhmien tuen
ja yhteistyön varmistamisesta projektin onnistumiseksi sekä viestinnästä eri
sidosryhmille.
Paulan ohjausryhmän six-packissa käytiin läpi kuvan mukaiset
kuusi kohtaa, joista jokaisesta voisi rakentaa oman esityksensä. Käyn tässä lyhyesti läpi vain muutaman mielestäni tärkeimmän kohdan. Klikkaamalla kuvia saat ne suuremmaksi.
Ohjausryhmän six-pack |
Asenne ja esimerkki
”Ohjausryhmän näkyvyys –
jalkautuminen projektiin ja linjaorganisaatioon”. Miten ohjausryhmä saadaan
jalkautumaan projektiin ja linjaorganisaatioon? Eihän ohjausryhmän toiminta
yleensä näy kuin projektipäällikölle, joka raportoi projektin kuulumisia
ohjausryhmän kokouksissa. Olisiko mahdotonta ohjausryhmän osallistua projektin
kick off tilaisuuteen? Olettaen, ettei kyseessä ole miltei 20 hengen
ohjausryhmä, joihin silloin tällöin törmää. Millä muulla
tavoin ohjausryhmä saadaan näkyvämmäksi projektitiimille ja muille
sidosryhmille? Ohjausryhmän jäsenten tarkoitushan on edustaa omaa yksikköään
ohjausryhmässä, jolloin hänen roolinaan on välittää ohjausryhmässä tehtyjä
päätöksiä omalla tahollaan, sekä erityisesti tuoda edustamiensa henkilöiden tarpeita ja huolenaiheita esiin. Ohjausryhmän jäsenen rooli on paljolti vuorovaikutusta projektin
sidosryhmien kanssa. Ohjausryhmä hyväksyy tai hylkää päätettäväksi tuodut
muutokset. Päätökset tulee perustella
ymmärrettävästi ja viestiä tarvittaville tahoille.
Rooli ja vastuu
Paulan esityksessä, rooli ja vastuut sivulla, silmiin pisti
lause ”Ohjausryhmän tulee estää projekti- ja linjaorganisaatioiden väliset
kilpailuasetelmat ja taata työrauha”. Miten ohjausryhmässä käytännössä voi
taata työrauhan projektitiimille? Ohjausryhmän tulee vastata
projektipäällikön kanssa viestinnästä projektin sidosryhmiin ja näin taata
rauha projektitiimille. Monille on varmasti tuttua se, että loppukäyttäjä tai
asiakas ottaa suoraan yhteyttä johonkin tiimin jäseneen ehdottaakseen pieniä
muutoksia vaatimuksiin, tai lisättäväksi jotain uutta.
Projektipäällikkö
ohjausryhmässä
Projektipäällikkö tyypillisesti
esittelee ohjausryhmässä vakioagendan mukaiset asiat, eli projektin tilanteen
(aikataulu, kustannukset, laajuus, riskien top 3) ja päätettävät asiat,
esimerkiksi muutosehdotukset tai uudet vaatimukset. Projektipäällikkö toimii tavallisesti kokouksessa sihteerinä ilman päätöksentekovaltaa.
Ajattelemisen aihetta herätti se, onko projektipäällikön oltava sihteeri
kokouksessa, jossa hän esittelee oman projektinsa asioita ohjausryhmälle
päätettäväksi ja kirjaa päätökset. Miten projektipäällikkö voi keskittyä näihin
kahteen asiaan? Voisiko sihteerin virkaa ohjausryhmässä kenties kierrättää? Tai
valita sihteeri jo ohjausryhmän ensimmäisessä kokouksessa?
Entä jos projektissa on junior tason projektipäällikkö ja
ohjausryhmän koko on suuri, niin eikö vaarana ole, että projektipäällikkö kertoo
juuri sen, mitä ohjausryhmä haluaa kuulla? Tai projektipäällikkö vääristelee
projektin tilannetta positiivisempaan suuntaan? Miten ohjausryhmä voi varmistaa
pysyvänsä projektin tilanteesta ajan tasalla? Mielestäni ohjausryhmän
kokouksessa aikaa ei saisi tuhlata projektin tilanteen yksityiskohtaiseen
läpikäymiseen. Projektipäällikön tulee pitää ohjausryhmä tilanteesta ajan
tasalla säännöllisellä raportoinnilla. Mikäli käytössä ei ole jotain
projektihallinnan työkalua, jonka dashboardin avulla ohjausryhmän jäsenet
saisivat reaaliaikaisen näkymän projektin tilanteeseen,
projektipäällikön tulee raportoida säännöllisesti projektin aloitusvaiheessa
sovittujen käytäntöjen mukaan. Projektin edetessä sovittujen toleranssien
puitteissa, ja jollei muutoksiakaan ole tiedossa, ei mielestäni ole syytä
järjestää turhaan ohjausryhmän palaveria.
Esimerkki erään projektin dashboardista (projektin
työkaluna Project-TOP)
Miten mitata ohjausryhmän työskentelyä?
Veikkaan, että ohjausryhmän toimintaa mitataan harvoin, jos lainkaan. Kenen sitä kuuluisi mitata? Kuuluuko ohjausryhmän toiminnan mittaaminen projektipäällikölle
projektin muiden mittareiden ohessa? Vai kuuluuko se PMO:lle tai
salkunomistajalle? Mielestäni luonnollisin taho olisi PMO tai salkunomistaja,
mikäli PMO:ta ei ole. Kerätäänkö ohjausryhmän työskentelystä opittuja asioita? Mutta mitä sitten mitata? Tilaisuudessa heitettiin muutamia ehdotuksia kuten esimerkiksi:
- muutospyyntöjen läpimenoaika,
- päätösten määrä,
- paljonko käytettiin puheenvuoroja,
- asiakastyytyväisyys tai
- miten tyytyväisiä projektipäällikkö ja projektitiimi ovat ohjausryhmän toimintaan.
Laadullisesti ohjausryhmän toimintaa voidaan arvioida
kysymällä palautetta sidosryhmiltä ja projektitiimiltä esimerkiksi, onko
ohjausryhmän tuki ollut riittävää, onko viestintää ollut riittävästi, sekä onko
ohjausryhmän rooli ja vastuut olleet selvillä sidosryhmille. Tyytyväisyyskyselyä tehtäessä kannattaa muistaa ohjausryhmän osuus ja merkitys projektin onnistumisen kannalta.
Yhteenvetona esityksestä jäi mieleen se, että ohjausryhmän toiminta tulee tehdä näkyvämmäksi projektin kaikille sidosryhmille muillakin tavoin kuin lähettämällä ohjausryhmän kokousten muistiot sähköpostitse, yleensä ohjausryhmän jäsenille itselleen. Tarvitaan myös enemmän vuorovaikutusta projektin sidosryhmien ja ohjausryhmän välillä, jämäkkää päätöksentekoa ja otetta ristiriitatilanteisiin sekä näkyvyyttä organisaation projektin kokonaistilanteeseen.
Linkkejä
Itsekin kävin Projektipäivillä myös kuuntelemassa ko. esityksen ja siinä oli hyvin kiteytetty ohjausryhmän roolia, tehtäviä ja vastuita. Päivin yhteenvetoon liittyen yksi pieni kommentti eli PP on yleensä lähtökohtaisesti sihteeri ohryn kokouksissa, mutta tämä on kokoustekniikkaa ja aina sovittavissa kokous kohtaisesti eli joku muukin voi suorittaa sitä roolia ja kerätä ainekset kokousmuistiota varten.
VastaaPoista